PAGE檔案安全保管管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案的安全保管，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的安全管理。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、保管和利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全保管管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作，確保檔案的規(guī)范性和完整性。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中保管，建立檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施設(shè)備。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全問題。5.開展檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。6.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和安全意識(shí)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照公司檔案管理規(guī)定，定期向檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。3.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。4.在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，及時(shí)歸還檔案，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化。3.對(duì)檔案的安全狀況進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。4.積極為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等材料，包括但不限于合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料等。2.上級(jí)主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、通知、指示等。3.公司對(duì)外交往中收到的重要文件、信函、證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，確保檔案的及時(shí)形成和積累。不得積壓、拖延歸檔。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的完整性，不得遺漏重要內(nèi)容。對(duì)于同一事項(xiàng)的相關(guān)文件，應(yīng)一并收集歸檔。3.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、條理清晰。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）的分類方法進(jìn)行整理，編制卷內(nèi)文件目錄，填寫備考表，裝訂成冊(cè)，并在卷皮上填寫相關(guān)信息。2.科技檔案：按照項(xiàng)目分類，每個(gè)項(xiàng)目?jī)?nèi)再按文件形成時(shí)間順序排列，編制項(xiàng)目檔案目錄，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類別分別整理，裝訂成冊(cè)，填寫封面和目錄。4.人事檔案：按照檔案材料的類別進(jìn)行分類整理，建立檔案目錄，確保人事檔案的規(guī)范管理。四、檔案保管（一）庫(kù)房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。配備必要的消防器材、防盜報(bào)警裝置、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等。3.檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架（柜）應(yīng)標(biāo)注清晰的檔案類別、年度、保管期限等標(biāo)識(shí)。（二）檔案入庫(kù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.核對(duì)無(wú)誤后，將檔案按照分類存放的原則，有序地存放在檔案架（柜）上，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的登記。3.建立檔案入庫(kù)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、類別、數(shù)量、保管期限等信息。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)報(bào)告，重要合同協(xié)議等關(guān)系公司長(zhǎng)遠(yuǎn)利益和歷史發(fā)展的檔案。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和實(shí)際利用價(jià)值確定保管期限。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況、安全設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如檔案有損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)修復(fù)或更換；安全設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)維修或更換。（五）檔案清點(diǎn)核對(duì)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案管理系統(tǒng)記錄一致。2.清點(diǎn)核對(duì)工作應(yīng)全面細(xì)致，逐卷（冊(cè)）進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)查找原因并進(jìn)行處理。3.建立檔案清點(diǎn)核對(duì)記錄，記錄每次清點(diǎn)核對(duì)的時(shí)間、結(jié)果、問題及處理情況等。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.在確保檔案安全的前提下，充分滿足公司各部門及員工對(duì)檔案的合理利用需求。3.檔案利用應(yīng)遵循規(guī)定的程序和手續(xù)，辦理借閱、查閱等相關(guān)業(yè)務(wù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，予以批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員代為復(fù)印。（三）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)查閱，查閱過程中不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。（四）檔案利用后的歸還與處理1.借閱或查閱檔案完畢后，借閱人或查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。2.對(duì)于在利用過程中形成的檔案復(fù)印件、摘錄等資料，借閱人或查閱人應(yīng)一并交回檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的要求，對(duì)這些資料進(jìn)行整理歸檔或妥善處理。六、檔案保密（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保守檔案機(jī)密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，限制知悉范圍。3.在檔案利用過程中，如因工作需要接觸檔案機(jī)密信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.對(duì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)定不同的用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制對(duì)檔案信息的訪問。檔案管理人員應(yīng)定期更換系統(tǒng)密碼，確保密碼安全。3.在檔案整理、掃描、數(shù)字化處理等過程中，涉及檔案機(jī)密信息的操作應(yīng)在專門的場(chǎng)所進(jìn)行，操作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，防止信息泄露。4.對(duì)廢棄的檔案及相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，確保檔案信息徹底消除。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、數(shù)量等信息。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，及時(shí)將檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作。及時(shí)刪除已過期或不再使用的檔案數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的有效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，安裝防火墻、防病毒軟件等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。2.制定系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員的職責(zé)和權(quán)限，規(guī)范系統(tǒng)操作流程。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全問題。3.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)，能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面鑒定。2.對(duì)于已超過保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)于仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為永久保管的處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由