PAGE退休人員檔案查詢(xún)制度一、總則（一）目的為規(guī)范退休人員檔案查詢(xún)工作，保障退休人員合法權(quán)益，維護(hù)檔案信息安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)退休人員檔案的查詢(xún)管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案查詢(xún)工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實(shí)保護(hù)退休人員檔案信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.便民高效原則：為退休人員提供便捷、高效的檔案查詢(xún)服務(wù)，滿(mǎn)足其合理需求。4.嚴(yán)格審批原則：對(duì)檔案查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保查詢(xún)用途正當(dāng)、合理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)退休人員檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.制定檔案查詢(xún)流程和相關(guān)規(guī)定，建立健全檔案查詢(xún)登記制度。3.對(duì)檔案查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)申請(qǐng)人身份和查詢(xún)事由。4.按照規(guī)定提供檔案查詢(xún)服務(wù)，做好查詢(xún)記錄和檔案借閱歸還工作。5.定期對(duì)檔案查詢(xún)情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)工作。（二）人力資源部門(mén)職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好退休人員檔案管理工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.根據(jù)工作需要，審核檔案查詢(xún)申請(qǐng)，對(duì)涉及人力資源相關(guān)信息的查詢(xún)進(jìn)行把關(guān)。3.協(xié)調(diào)解決檔案查詢(xún)過(guò)程中出現(xiàn)的涉及人力資源政策方面的問(wèn)題。（三）其他相關(guān)部門(mén)職責(zé)在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門(mén)做好退休人員檔案查詢(xún)相關(guān)工作，如提供必要的證明材料、協(xié)助核實(shí)信息等。三、檔案查詢(xún)申請(qǐng)與受理（一）申請(qǐng)主體退休人員本人或其授權(quán)代理人可提出檔案查詢(xún)申請(qǐng)。授權(quán)代理人需提供退休人員本人簽署的授權(quán)委托書(shū)及有效身份證件。（二）申請(qǐng)材料1.退休人員本人申請(qǐng)查詢(xún)的，需提供有效身份證件。2.授權(quán)代理人申請(qǐng)查詢(xún)的，除提供授權(quán)委托書(shū)外，還需提供本人及退休人員的有效身份證件。3.因工作需要等特殊原因申請(qǐng)查詢(xún)的，需提交相關(guān)證明材料，如單位介紹信、司法機(jī)關(guān)調(diào)查函等，并明確查詢(xún)內(nèi)容和用途。（三）申請(qǐng)方式1.現(xiàn)場(chǎng)申請(qǐng)：退休人員或其授權(quán)代理人可到公司/組織檔案管理部門(mén)辦公地點(diǎn)，填寫(xiě)《退休人員檔案查詢(xún)申請(qǐng)表》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“申請(qǐng)表”），提交申請(qǐng)材料。2.網(wǎng)上申請(qǐng)：公司/組織應(yīng)建立檔案查詢(xún)網(wǎng)上服務(wù)平臺(tái)，退休人員或其授權(quán)代理人可通過(guò)平臺(tái)在線填寫(xiě)申請(qǐng)表，上傳申請(qǐng)材料。（四）受理流程1.檔案管理部門(mén)收到查詢(xún)申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括申請(qǐng)人身份信息是否真實(shí)有效、申請(qǐng)事由是否合理、申請(qǐng)材料是否齊全等。2.對(duì)初審合格的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)予以受理，并向申請(qǐng)人出具《檔案查詢(xún)受理回執(zhí)》，明確告知查詢(xún)結(jié)果反饋時(shí)間和方式。3.對(duì)初審不合格的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正材料，或說(shuō)明不予受理的理由。四、檔案查詢(xún)審批（一）審批流程1.對(duì)于退休人員本人查詢(xún)其基本檔案信息的申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)初審合格后，可直接予以批準(zhǔn)。2.對(duì)于涉及退休人員其他特殊檔案信息查詢(xún)或授權(quán)代理人查詢(xún)的申請(qǐng)，初審合格后，需提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)事由和檔案管理規(guī)定，作出批準(zhǔn)或不予批準(zhǔn)的決定。3.對(duì)于因工作需要等特殊原因申請(qǐng)查詢(xún)的，初審合格后，除提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批外，還需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮工作實(shí)際情況和檔案管理要求，作出最終審批決定。（二）審批期限檔案管理部門(mén)應(yīng)在收到查詢(xún)申請(qǐng)之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作。如遇特殊情況需要延長(zhǎng)審批期限的，應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人，并說(shuō)明理由。五、檔案查詢(xún)服務(wù)（一）查詢(xún)方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，退休人員或其授權(quán)代理人可到檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)，在檔案管理人員的監(jiān)督下查閱檔案。查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保查閱工作規(guī)范、有序。2.復(fù)制檔案：根據(jù)退休人員或其授權(quán)代理人的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)可提供檔案部分內(nèi)容的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)制檔案的費(fèi)用由申請(qǐng)人承擔(dān)。3.出具檔案證明：對(duì)于退休人員需要檔案證明的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)檔案記載內(nèi)容，如實(shí)出具相關(guān)證明材料。證明材料應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明用途和有效期限。（二）查詢(xún)范圍1.退休人員基本信息，包括姓名、性別、出生日期、參加工作時(shí)間、退休時(shí)間、退休類(lèi)別等。2.檔案中與退休相關(guān)的材料，如退休審批表、工資調(diào)整記錄、獎(jiǎng)懲情況等。3.根據(jù)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，允許查詢(xún)的其他檔案信息。（三）查詢(xún)限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得查詢(xún)。2.檔案中存在涂改、偽造等問(wèn)題的部分，不得提供查詢(xún)。3.退休人員檔案原則上僅供本人或其授權(quán)代理人查詢(xún)，其他單位或個(gè)人因工作需要查詢(xún)的，需按照本制度規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案查詢(xún)記錄與保密（一）查詢(xún)記錄檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全檔案查詢(xún)登記制度，對(duì)每一次查詢(xún)申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。記錄內(nèi)容包括申請(qǐng)人姓名、身份證號(hào)碼、申請(qǐng)時(shí)間、查詢(xún)事由、審批結(jié)果、查詢(xún)方式、查詢(xún)內(nèi)容、查詢(xún)?nèi)撕灻?。查?xún)記錄應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度規(guī)定，對(duì)在查詢(xún)過(guò)程中知悉的退休人員檔案信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案查詢(xún)場(chǎng)所的管理，確保查詢(xún)過(guò)程中的信息安全。查詢(xún)場(chǎng)所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等。3.對(duì)于涉及退休人員隱私的檔案信息，檔案管理部門(mén)應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管等措施，防止信息泄露。七、檔案借閱與歸還（一）借閱申請(qǐng)退休人員或其授權(quán)代理人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《退休人員檔案借閱申請(qǐng)表》，明確借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。借閱申請(qǐng)經(jīng)審批同意后，檔案管理部門(mén)方可辦理借閱手續(xù)。（二）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（三）歸還要求借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確保檔案完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司/組織應(yīng)建立健全檔案查詢(xún)工作內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢(xún)工作進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括查詢(xún)流程執(zhí)行情況、檔案管理規(guī)定遵守情況、查詢(xún)記錄完整性等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改，確保檔案查詢(xún)工作規(guī)范、有序。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項(xiàng)監(jiān)督檢查工作。對(duì)監(jiān)督檢查中提出的問(wèn)題，應(yīng)認(rèn)真整改落實(shí)，并及時(shí)反饋整改情況。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查詢(xún)退休人員檔案的。2.超越查詢(xún)范圍查詢(xún)檔案信息的。3.泄露退休人員檔案信息的。4.偽造、篡改檔案查詢(xún)記錄的。5.其他違反檔案查詢(xún)制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于違反檔案查詢(xún)制度規(guī)定的單位或個(gè)人，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予批評(píng)教育、警告、罰款等處