PAGE工程項目檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司工程項目檔案管理，確保工程項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和有效利用，為公司工程項目的建設、運營、維護及管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目從項目立項、規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收至交付使用全過程中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：工程項目檔案應如實反映工程項目建設的全過程和實際情況，確保檔案內容真實可靠。2.完整性原則：全面收集工程項目各階段形成的各種載體的文件材料，保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件。3.系統(tǒng)性原則：按照工程項目的內在聯(lián)系和形成規(guī)律，對檔案進行科學分類、組卷和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、積累、整理和歸檔應符合國家及行業(yè)相關標準、規(guī)范和公司的規(guī)定，確保檔案質量。二、管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善工程項目檔案歸檔制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.指導、監(jiān)督和檢查工程項目各參建單位的檔案收集、整理和歸檔工作。3.負責接收、審核、整理和保管工程項目檔案，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.組織開展工程項目檔案的鑒定、銷毀等工作。5.參與工程項目竣工驗收，對檔案資料的完整性、準確性進行審查。（二）工程項目建設部門職責1.負責本部門在工程項目建設過程中形成文件材料的收集、整理和歸檔工作，并按規(guī)定向檔案管理部門移交。2.督促、指導工程項目各參建單位做好檔案管理工作，確保各參建單位及時、準確地完成檔案歸檔任務。3.協(xié)調解決工程項目檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，配合檔案管理部門做好檔案驗收等工作。（三）工程項目各參建單位職責1.建立健全本單位工程項目檔案管理制度，明確檔案管理責任人，負責本單位在工程項目建設過程中形成文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照合同要求和檔案管理部門的規(guī)定，按時、足額向公司檔案管理部門移交工程項目檔案。3.接受公司檔案管理部門的指導、監(jiān)督和檢查，對檔案管理工作中存在的問題及時進行整改。三、歸檔范圍與要求（一）立項文件1.項目建議書及批復2.可行性研究報告及批復3.環(huán)境影響評價報告及批復4.項目立項的其他相關文件（二）規(guī)劃文件1.建設用地規(guī)劃許可證及附件2.建設工程規(guī)劃許可證及附件3.規(guī)劃設計方案及審批文件（三）設計文件1.初步設計文件2.施工圖設計文件3.設計變更通知及相關審批文件（四）施工文件1.施工組織設計2.施工技術交底3.工程測量記錄4.材料、構配件、設備質量證明文件及檢驗報告5.隱蔽工程驗收記錄6.分項、分部工程質量驗收記錄7.工程質量事故處理記錄8.施工日志9.工程進度計劃及實際進度記錄10.施工過程中的其他相關文件（五）監(jiān)理文件1.監(jiān)理規(guī)劃2.監(jiān)理實施細則3.監(jiān)理月報、季報、年報4.監(jiān)理通知及回復5.工程質量評估報告6.監(jiān)理工作總結（六）竣工驗收文件1.工程竣工驗收報告2.工程竣工決算報告3.工程質量保修書4.工程竣工圖5.竣工驗收備案表及相關資料（七）其他文件1.工程招投標文件2.工程合同文件3.工程審計報告4.與工程項目有關的其他重要文件（八）歸檔要求1.文件材料應齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.歸檔的文件材料應采用耐久性強的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍黑墨水、光盤、紙質檔案等。3.電子文件應按照相關標準進行整理和存儲，確保其可讀性和可利用性。4.歸檔文件應分類準確、組卷合理、編號清晰，便于查找和管理。四、歸檔流程（一）文件收集1.工程項目各參建單位應明確專人負責文件材料的收集工作，按照歸檔范圍及時收集本單位在工程項目建設過程中形成的各類文件材料。2.收集的文件材料應保持其原始狀態(tài)，不得擅自修改、涂抹或銷毀文件內容。（二）文件整理1.各參建單位對收集的文件材料進行分類整理，按照檔案管理的要求進行組卷、編目和裝訂。2.整理后的文件材料應編制目錄，目錄內容應包括文件題名、日期、編號、責任者等信息，確保目錄清晰、準確。（三）文件移交1.工程項目各參建單位在工程竣工后[X]個月內，將整理好的工程項目檔案移交至公司檔案管理部門。2.移交檔案時應填寫檔案移交清單，清單內容包括檔案名稱、卷數(shù)、冊數(shù)、移交日期等信息，并由雙方簽字確認。（四）檔案審核1.檔案管理部門收到移交的工程項目檔案后，應及時進行審核。審核內容包括檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性等方面。2.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應及時通知相關參建單位進行整改，整改合格后重新移交檔案。（五）檔案歸檔1.經審核合格的工程項目檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定進行歸檔，建立檔案保管賬目，并將檔案存放于專門的檔案庫房。2.檔案管理部門應定期對歸檔的工程項目檔案進行清查和核對，確保檔案的安全和完整。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。（二）檔案利用1.公司內部人員因工作需要查閱工程項目檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照規(guī)定為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.如需借閱工程項目檔案，借閱人應填寫檔案借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或銷毀檔案內容。歸還檔案時，檔案管理部門應認真檢查檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失情況，應及時查明原因并追究借閱人的責任。5.公司外部單位或個人因特殊原因需要查閱或利用工程項目檔案時，應按照國家有關規(guī)定辦理相關手續(xù)，并經公司主管領導批準后方可查閱或利用。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對工程項目檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門牽頭，組織相關部門和人員組成鑒定小組進行。鑒定小組應根據(jù)工程項目檔案的重要性、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保管期限。3.檔案鑒定小組應形成鑒定意見，填寫檔案鑒定意見書，經公司主管領導批準后生效。（二）檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的工程項目檔案，檔案管理部門應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應編制檔案銷毀清單，清單內容包括檔案名稱、卷數(shù)、冊數(shù)、保管期限等信息，并經公司主管領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行