PAGE河北消防微站檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)河北消防微站檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在消防工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合河北消防微站實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于河北消防微站內(nèi)所有涉及消防工作的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由專門的檔案管理部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映消防工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善河北消防微站檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全站各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保檔案存放環(huán)境符合要求，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.明確一名檔案兼職管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，在工作中形成的各類文件、資料等應(yīng)及時(shí)歸檔，不得擅自留存或銷毀。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的日常管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.維護(hù)檔案檢索系統(tǒng)，及時(shí)更新檔案信息，為檔案利用提供準(zhǔn)確的檢索服務(wù)。4.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容，確保檔案安全。5.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與消防工作相關(guān)的文件、通知、指示等。2.河北消防微站在消防監(jiān)督檢查、火災(zāi)撲救、應(yīng)急救援、宣傳培訓(xùn)等工作中形成的各類文件、記錄、報(bào)表、照片、視頻等。3.站內(nèi)工作人員撰寫的工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)資料等。4.與其他單位或部門簽訂的消防工作相關(guān)合同、協(xié)議等。5.其他具有保存價(jià)值的消防工作資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作完成后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為綜合管理類、消防監(jiān)督類、火災(zāi)撲救類、應(yīng)急救援類、宣傳培訓(xùn)類等。2.編號(hào)：對每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映河北消防微站主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對消防工作有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對消防工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對消防工作有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（二）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案安全。2.根據(jù)檔案的保管要求，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，檔案應(yīng)分類存放，排列有序。3.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案賬實(shí)相符。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，對清查情況進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。五、檔案的利用（一）利用范圍1.河北消防微站內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他相關(guān)單位或部門因工作需要查閱檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部工作人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級機(jī)關(guān)、其他相關(guān)單位或部門查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.司法機(jī)關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后查閱。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，及時(shí)提供檔案原件供查閱人員查閱，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、拍照檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點(diǎn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.定期鑒定：檔案管理部門每年定期對檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，提出鑒定意見。2.隨時(shí)鑒定：對已到保管期限或因其他原因需要提前鑒定的檔案，及時(shí)進(jìn)行鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并對銷毀過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀人員等。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.電子檔案的收集應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，確保電子文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和更新。（二）電子檔案的保管1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)和清理，刪除無用的電子文件，確保電子檔案存儲(chǔ)空間合理利用。3.對電子檔案的訪問應(yīng)進(jìn)行權(quán)限控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止電子檔案被非法訪問和篡改。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)通過專門的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，查閱人