PAGE小微企業(yè)三項制度檔案一、總則（一）目的為加強小微企業(yè)管理，規(guī)范三項制度（即企業(yè)人力資源管理制度、財務(wù)管理制度、行政管理制度）的檔案管理工作，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為企業(yè)決策提供可靠依據(jù)，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本小微企業(yè)全體員工及與三項制度相關(guān)的各類文件、資料、記錄等檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：三項制度檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企業(yè)實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。3.安全保密原則：嚴格保護檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露，確保企業(yè)機密信息安全。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善三項制度檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、分類、編號、裝訂、保管三項制度相關(guān)檔案資料。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，便于快速查詢和利用檔案。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。5.按照規(guī)定程序辦理檔案的借閱、歸還、銷毀等手續(xù)。6.對檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門三項制度相關(guān)文件、資料、記錄的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作。3.嚴格遵守檔案借閱、使用規(guī)定，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理流程。2.認真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，保守檔案機密，不得違規(guī)操作。4.定期參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號（一）人力資源管理制度檔案1.招聘與錄用檔案：包括招聘計劃、招聘信息、應(yīng)聘人員簡歷、面試記錄、錄用通知等。2.培訓(xùn)與開發(fā)檔案：培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、員工培訓(xùn)檔案等。3.績效考核檔案：績效考核方案、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、績效面談記錄等。4.薪酬福利檔案：薪酬體系文件、工資表、福利發(fā)放記錄等。5.員工關(guān)系檔案：勞動合同、員工離職手續(xù)、勞動糾紛處理記錄等。編號規(guī)則：按照年度+類別+流水號進行編號，如2023RL001表示2023年人力資源管理制度檔案中的招聘與錄用檔案第1份。（二）財務(wù)管理制度檔案1.財務(wù)預(yù)算檔案：年度預(yù)算報表、預(yù)算編制說明等。2.會計憑證檔案：記賬憑證、原始憑證等。3.財務(wù)報表檔案：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.稅務(wù)管理檔案：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計報告等。5.資金管理檔案：資金收支記錄、銀行對賬單等。編號規(guī)則：按照年度+類別+流水號進行編號，如2023CW001表示2023年財務(wù)管理制度檔案中的財務(wù)預(yù)算檔案第1份。（三）行政管理制度檔案1.公文管理檔案：發(fā)文記錄、收文登記、文件傳閱記錄等。2.會議管理檔案：會議通知、會議紀(jì)要、會議記錄等。3.辦公用品管理檔案：辦公用品采購計劃、領(lǐng)用記錄等。4.車輛管理檔案：車輛檔案、維修記錄、油耗記錄等。5.安全保衛(wèi)檔案：安全制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。編號規(guī)則：按照年度+類別+流水號進行編號，如2023XZ001表示2023年行政管理制度檔案中的公文管理檔案第1份。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)收集本部門三項制度相關(guān)文件、資料、記錄，確保及時、完整。2.收集的檔案應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，不得有涂改、偽造等情況。3.電子文件應(yīng)確保格式正確、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（二）整理要求1.檔案管理人員對收集的檔案進行分類整理，按照編號規(guī)則進行編號。2.對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱。3.對電子檔案進行分類存儲，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。4.編制檔案目錄，詳細記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，方便查詢。五、檔案保管（一）保管期限1.人力資源管理制度檔案：招聘與錄用檔案、培訓(xùn)與開發(fā)檔案、績效考核檔案、薪酬福利檔案保管期限為5年；員工關(guān)系檔案長期保管。2.財務(wù)管理制度檔案：財務(wù)預(yù)算檔案保管期限為3年；會計憑證檔案、財務(wù)報表檔案、稅務(wù)管理檔案、資金管理檔案長期保管。3.行政管理制度檔案：公文管理檔案、會議管理檔案保管期限為3年；辦公用品管理檔案、車輛管理檔案保管期限為2年；安全保衛(wèi)檔案長期保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。（三）檔案清查與盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、保管期限、存放位置等，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并報告處理。3.定期對檔案進行盤點，與檔案目錄進行核對，如有差異應(yīng)查明原因并進行調(diào)整。六、檔案借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等。2.一般員工借閱檔案需經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)；部門負責(zé)人借閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；重要檔案借閱需經(jīng)企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般檔案借閱期限不得超過15個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。2.重要檔案借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過30個工作日。（三）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。2.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還，如需延期應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（四）檔案使用1.借閱人員只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出指定場所。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。3.檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督借閱人員的查閱和使用情況，確保檔案安全。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案管理場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。3.對涉及企業(yè)機密的檔案，應(yīng)進行加密存儲，并嚴格控制查閱權(quán)限。（二）保密責(zé)任1.所有接觸檔案的人員都有保密義務(wù)，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.如因工作需要必須使用檔案中的機密信息，應(yīng)經(jīng)過審批，并采取相應(yīng)的保密措施。3.對違反保密制度的行為，將依法追究責(zé)任。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且已無留存價值的。2.檔案內(nèi)容涉及企業(yè)機密，且已不再需要保密的，但需按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等。2.經(jīng)部門負責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)