PAGE農(nóng)村確權(quán)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村確權(quán)檔案管理，確保農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)、宅基地使用權(quán)等各類確權(quán)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的農(nóng)村確權(quán)檔案管理工作，包括農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案、農(nóng)村宅基地和集體建設(shè)用地使用權(quán)確權(quán)登記發(fā)證檔案等各類確權(quán)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)村確權(quán)檔案由本公司/組織統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映農(nóng)村確權(quán)工作的實際情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全管理，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露和損毀。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本制度，制定檔案管理工作規(guī)劃和年度計劃。2.負(fù)責(zé)農(nóng)村確權(quán)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理制度和工作流程，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案實體安全。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門農(nóng)村確權(quán)檔案的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的收集、整理、鑒定等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。3.配合檔案管理部門開展檔案信息化建設(shè)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時更新。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的借閱、利用登記工作，及時催還借閱檔案，確保檔案的安全和完整。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證過程中形成的各類文件材料，包括申請書、調(diào)查表、公示材料、審核審批表、登記簿、證書存根等。2.農(nóng)村宅基地和集體建設(shè)用地使用權(quán)確權(quán)登記發(fā)證過程中形成的文件材料，如申請表、審批表、地籍調(diào)查表、宗地圖、房屋平面圖、權(quán)屬證書等。3.確權(quán)工作中形成的會議記錄、工作報告、統(tǒng)計報表、技術(shù)總結(jié)、驗收報告等文件材料。4.其他與農(nóng)村確權(quán)工作相關(guān)的重要文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在確權(quán)工作結(jié)束后，及時將形成的檔案材料進(jìn)行整理，并按照檔案管理部門的要求移交。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全完整、真實有效，字跡清晰、圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）整理方法1.分類按照農(nóng)村確權(quán)檔案的類別和形成時間，將檔案分為土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)檔案、宅基地使用權(quán)確權(quán)檔案、集體建設(shè)用地使用權(quán)確權(quán)檔案等類別，并進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別和順序號，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，目錄應(yīng)打印成冊，并建立電子目錄。4.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容相對獨立的檔案材料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱和保管。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點，確保檔案存放安全。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施，配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房溫濕度適宜。3.庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照類別、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限1.農(nóng)村確權(quán)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證檔案中涉及農(nóng)村土地基本信息、承包合同、登記簿等重要文件材料應(yīng)永久保存；其他一般性文件材料可根據(jù)實際情況確定保管期限，一般不少于10年。3.農(nóng)村宅基地和集體建設(shè)用地使用權(quán)確權(quán)登記發(fā)證檔案中涉及宅基地和集體建設(shè)用地審批文件、地籍調(diào)查表、宗地圖、權(quán)屬證書等重要文件材料應(yīng)永久保存；其他相關(guān)文件材料保管期限一般不少于10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.檢查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制；發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行處理，并向上級主管部門報告。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱農(nóng)村確權(quán)檔案。2.農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織成員因涉及自身權(quán)益問題查閱相關(guān)確權(quán)檔案。3.國家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會組織等因工作需要查閱農(nóng)村確權(quán)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.農(nóng)村集體經(jīng)濟(jì)組織成員查閱檔案，應(yīng)持有效身份證件，向檔案管理部門提出申請，經(jīng)審核同意后，方可查閱。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信和查閱人的有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱地點。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的農(nóng)村確權(quán)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表和相關(guān)專家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立農(nóng)村確權(quán)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理效率和服務(wù)水平目標(biāo)。2.確保檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時錄入新形成的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)