PAGE建筑公司技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案管理，確保技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目在技術(shù)活動中形成的各類技術(shù)文件、資料、圖紙等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則技術(shù)檔案應(yīng)如實反映公司技術(shù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則涵蓋公司技術(shù)活動各個環(huán)節(jié)形成的文件資料，確保檔案的全面性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、技術(shù)檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司技術(shù)檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司技術(shù)檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用技術(shù)檔案。3.對各部門技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。4.定期對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實施銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件資料的形成、積累和整理，并按規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門技術(shù)檔案管理工作，確保檔案的及時收集、整理和歸檔。3.在項目實施過程中，配合檔案管理部門做好技術(shù)檔案的收集、整理和歸檔工作。（三）項目負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)項目技術(shù)檔案的總體管理，確保項目技術(shù)文件資料的完整、準(zhǔn)確和及時歸檔。2.組織項目技術(shù)人員按照檔案管理要求，做好項目文件資料的分類、整理和編目工作。3.對項目技術(shù)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)，審核項目技術(shù)文件資料的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。三、技術(shù)檔案的歸檔范圍（一）工程前期文件1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等。3.工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）施工技術(shù)文件1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等。2.工程測量、地質(zhì)勘察報告、圖紙會審記錄等。3.材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件、檢驗報告等。4.隱蔽工程驗收記錄、分項分部工程質(zhì)量驗收記錄等。5.施工日志、工程質(zhì)量事故處理記錄等。（三）工程竣工文件1.工程竣工驗收報告、竣工圖等。2.工程質(zhì)量保修書、使用說明書等。3.工程結(jié)算文件、審計報告等。（四）技術(shù)創(chuàng)新與科研文件1.公司自主研發(fā)的新技術(shù)、新工藝、新材料的研究報告、試驗記錄等。2.科研項目立項申請書、研究計劃、成果鑒定文件等。3.專利申請文件、技術(shù)秘密保護(hù)文件等。（五）其他技術(shù)文件1.與工程相關(guān)的設(shè)計變更通知、技術(shù)聯(lián)系單等。2.工程照片、錄像、錄音等聲像資料。3.外來技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等。四、技術(shù)檔案的形成與收集（一）形成要求1.技術(shù)文件資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。2.圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，線條清晰，標(biāo)注準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)采用通用格式，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整收集。2.在項目實施過程中，項目技術(shù)人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時將形成的技術(shù)文件資料整理歸檔，不得積壓。3.對于外來技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，應(yīng)及時登記、簽收，并進(jìn)行分類整理歸檔。五、技術(shù)檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件資料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件資料的系統(tǒng)性。2.便于保管和利用，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。（二）分類方法1.按照工程項目分類以每個工程項目為單位，將該項目形成的技術(shù)文件資料分為工程前期文件、施工技術(shù)文件、工程竣工文件等類別。2.按照文件資料的性質(zhì)分類將技術(shù)文件資料分為文件、圖紙、圖表、聲像資料等類別。3.按照時間順序分類對于同一類別的文件資料，按照形成時間的先后順序進(jìn)行排列。（三）編號規(guī)則1.工程項目編號采用項目名稱的漢語拼音首字母縮寫加四位數(shù)字的方式進(jìn)行編號，如“JKXXXX”，其中“JK”為項目名稱漢語拼音首字母縮寫，“XXXX”為四位數(shù)字順序號。2.文件資料編號在工程項目編號的基礎(chǔ)上，按照文件資料的類別和順序進(jìn)行編號，如“JKXXXX001”，其中“001”為該項目下該類文件資料的順序號。（四）編目要求1.編制檔案目錄對整理好的技術(shù)檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等內(nèi)容。2.建立電子目錄同時建立電子目錄，方便檔案的查詢和利用。六、技術(shù)檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）保管期限1.工程前期文件、施工技術(shù)文件、工程竣工文件等檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.技術(shù)創(chuàng)新與科研文件、其他技術(shù)文件等檔案的保管期限根據(jù)公司實際情況確定。七、技術(shù)檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、技術(shù)創(chuàng)新等工作需要，可查閱、借閱技術(shù)檔案。2.因工程建設(shè)、質(zhì)量監(jiān)督、審計等外部單位需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)技術(shù)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱技術(shù)檔案，應(yīng)出具單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改亂畫、抽取、撤換檔案材料。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對技術(shù)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括查閱借閱日期、查閱借閱人、檔案名稱、查閱借閱用途等。2.定期對技術(shù)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司技術(shù)管理決策提供依據(jù)。八、技術(shù)檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得對外泄露。2.檔案管理部門應(yīng)與查閱、借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密技術(shù)措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時消除安全隱患。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作的安全。九、技術(shù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立技術(shù)檔案鑒定小組，由檔案管理部門、技術(shù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定