PAGE檔案管理制度法律一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)全公司/組織的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善本公司/組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀公司/組織各類檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識(shí)和檔案管理技能。6.參與公司/組織重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務(wù)支持。（二）各部門檔案管理人員各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、移交等工作，并配合檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息和資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，行政管理規(guī)章制度，工作計(jì)劃、總結(jié)，人事檔案，行政公文，證照印章管理文件等。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案：包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案、客戶關(guān)系管理檔案等。4.基本建設(shè)類檔案：包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。5.科研項(xiàng)目類檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報(bào)告等。6.聲像電子類檔案：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用層次編碼法，具體規(guī)則如下：1.一級代碼：用大寫字母表示檔案類別，如“A”表示行政管理類檔案，“B”表示財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案，“C”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案，“D”表示基本建設(shè)類檔案，“E”表示科研項(xiàng)目類檔案，“F”表示聲像電子類檔案。2.二級代碼：用兩位數(shù)字表示該類檔案下的一級類目，如“A01”表示公司設(shè)立文件，“A02”表示股東會(huì)會(huì)議文件等。3.三級代碼：用三位數(shù)字表示該一級類目下的二級類目，如“A01001”表示公司設(shè)立申請書，“A01002”表示公司設(shè)立登記證書等。4.四級代碼：用四位數(shù)字表示該二級類目下的具體檔案順序號，如“A010010001”表示公司設(shè)立申請書的第一份檔案。檔案編號應(yīng)在檔案整理過程中同步完成，并在檔案目錄、檔案盒等顯著位置標(biāo)注。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照本制度規(guī)定的檔案分類，全面收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.行政管理類：各類會(huì)議記錄、決議、決定、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函件等；人事任免、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等文件；行政管理規(guī)章制度的制定、修訂、廢止文件；工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算文件等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場營銷活動(dòng)策劃方案、市場調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶信息資料、產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)計(jì)劃與調(diào)度文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、物資采購合同與清單等。4.基本建設(shè)類：工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、工程變更通知、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件、工程結(jié)算文件等。5.科研項(xiàng)目類：科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告、專利申請文件、技術(shù)合同等。6.聲像電子類：公司/組織重大活動(dòng)照片、錄像，重要會(huì)議錄音，電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集相關(guān)文件材料，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性：收集的文件材料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿及相關(guān)的簽批手續(xù)等。3.準(zhǔn)確性：文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。具體整理原則如下：1.遵循文件材料的形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，使檔案具有系統(tǒng)性和邏輯性。2.保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系：將同一問題、同一項(xiàng)目、同一事件的文件材料集中在一起整理，便于反映事物的全貌和發(fā)展過程。3.區(qū)分不同價(jià)值：根據(jù)文件材料的重要程度、保存期限等進(jìn)行分類，將重要文件和長期保存的文件重點(diǎn)整理保管。4.便于保管和利用：采用科學(xué)合理的整理方法，如分類、編號、編目等，便于檔案的查找、借閱和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，每類文件再按年度、保管期限進(jìn)行排列，編制檔案目錄。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等類別進(jìn)行整理，會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按月裝訂成冊，會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按年度整理歸檔，財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)按年度裝訂成冊，并編制相應(yīng)的檔案目錄。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案分類，分別按照市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資采購、銷售合同、客戶關(guān)系管理等類別進(jìn)行整理，每類檔案再按項(xiàng)目、時(shí)間順序排列，編制檔案目錄。4.基本建設(shè)類檔案：按照工程項(xiàng)目的建設(shè)階段，分別對立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等進(jìn)行整理，每類文件再按時(shí)間順序排列，編制檔案目錄。5.科研項(xiàng)目類檔案：按照科研項(xiàng)目的研究階段，分別對立項(xiàng)申請書、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究成果報(bào)告等進(jìn)行整理，每類文件再按時(shí)間順序排列，編制檔案目錄。6.聲像電子類檔案：對照片、錄像、錄音等聲像資料，應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息，并進(jìn)行分類整理；對電子文檔，應(yīng)按照文件類型、主題、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并編制相應(yīng)的檔案目錄。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)采用檔案柜或貨架存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。對重要檔案應(yīng)采取專柜存放、專人保管等措施，確保檔案的安全。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案管理制度化，定期對電子檔案進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.聲像檔案：照片、錄像、錄音等聲像資料應(yīng)分類整理后存放在專門的音像檔案盒或光盤盒中，并注明相關(guān)信息。音像檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查，防止音像資料損壞或丟失。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，重大決策、重要合同協(xié)議，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等檔案。2.長期保管：凡是反映公司/組織一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管。保管期限一般為15年至50年。如行政管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)，業(yè)務(wù)經(jīng)營類的一般性文件材料，基本建設(shè)類的一般性項(xiàng)目文件等檔案。3.短期保管：凡是反映公司/組織短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管。保管期限一般為5年至15年。如臨時(shí)性的會(huì)議文件、一般性的通知、簡報(bào)等檔案。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。清點(diǎn)和檢查的內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量的核對：核對檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄登記的數(shù)量是否一致，檢查是否有檔案丟失或遺漏。2.檔案質(zhì)量的檢查：檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，查看檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性檢查。3.保管環(huán)境的檢查：檢查檔案庫房的溫濕度、通風(fēng)、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，確保檔案保管環(huán)境符合要求。檔案清點(diǎn)和檢查應(yīng)做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的價(jià)值進(jìn)行全面評估。鑒定時(shí)應(yīng)考慮以下因素：1.檔案的內(nèi)容：檔案所反映的公司/組織工作活動(dòng)的重要性、歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。2.檔案的來源：檔案的形成部門、形成時(shí)間、形成背景等。3.檔案的保存狀況：檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，以及是否有破損、褪色、霉變等情況。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，編制檔案鑒定清單，注明檔案的名稱、編號、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.將檔案鑒定清單提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。檔案鑒定工作小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估，提出銷毀、繼續(xù)保存或延長保管期限的意見。3.檔案鑒定工作小組對鑒定意見進(jìn)行集體討論，形成檔案鑒定報(bào)告。檔案鑒定報(bào)告應(yīng)包括鑒定工作的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果及處理意見等內(nèi)容。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織保密部門審核同意，并簽訂保密協(xié)議。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)按照檔案管理部門的安排，在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照、摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自擴(kuò)大范圍。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（三）利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整的檔案信息。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化檔案采集1