PAGE面試檔案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司面試檔案管理工作，確保面試檔案的完整性、準確性和保密性，為公司人才選拔、人力資源決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有招聘面試活動中產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于面試申請表、面試評估表、面試記錄、候選人簡歷等相關(guān)材料。（三）基本原則1.真實性原則：面試檔案應(yīng)如實記錄面試過程和候選人信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集面試相關(guān)資料，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護面試檔案中涉及的候選人隱私信息，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準和流程進行面試檔案的整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作規(guī)范有序。二、面試檔案的內(nèi)容與收集（一）面試申請表1.候選人應(yīng)如實填寫個人基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、求職意向等。2.申請表應(yīng)設(shè)置明確的必填項和選填項，確保關(guān)鍵信息完整。（二）面試評估表1.面試評估表由面試官根據(jù)面試過程中對候選人的表現(xiàn)進行填寫，包括專業(yè)知識、工作經(jīng)驗、溝通能力、團隊協(xié)作能力、應(yīng)變能力、職業(yè)素養(yǎng)等方面的評價。2.評估結(jié)果應(yīng)采用量化或定性的方式進行記錄，并給出明確的結(jié)論，如“通過”、“待進一步考察”、“不通過”等。（三）面試記錄1.面試官應(yīng)詳細記錄面試過程中的關(guān)鍵對話、問題回答情況、候選人的態(tài)度和反應(yīng)等。2.記錄內(nèi)容應(yīng)客觀、準確，能夠反映面試的真實情況。（四）候選人簡歷1.候選人提交的個人簡歷應(yīng)作為面試檔案的重要組成部分，簡歷內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，包括教育背景、工作經(jīng)歷、項目經(jīng)驗、技能證書等。2.對于簡歷中存在疑問或需要進一步核實的信息，應(yīng)在面試過程中進行詢問和確認，并記錄在案。（五）其他相關(guān)資料1.如候選人提供的證書、作品、推薦信等相關(guān)資料，應(yīng)一并收集整理，作為面試檔案的補充材料。2.對于面試過程中涉及的特殊情況或重要信息，如候選人的特殊技能、工作成果展示等，可通過照片、視頻、文字說明等形式進行記錄，并納入面試檔案。三、面試檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.面試檔案資料應(yīng)按照類別進行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.對每份資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除資料中的無關(guān)信息，如重復(fù)的頁碼、空白頁等，確保資料簡潔明了。（二）歸檔流程1.面試結(jié)束后，面試官應(yīng)及時將面試申請表、評估表、記錄等資料整理好，交至人力資源部門。2.人力資源部門負責(zé)對收集到的面試檔案資料進行審核，檢查資料的完整性和準確性。3.審核通過后，人力資源部門按照檔案編號順序?qū)①Y料進行裝訂，并裝入檔案袋或檔案盒中。4.在檔案袋或檔案盒上標(biāo)明檔案編號、候選人姓名、面試崗位、面試日期等信息，以便于識別和查找。5.將整理好的面試檔案按照年度、崗位類別等進行分類存放，建立檔案目錄索引，方便快速檢索。四、面試檔案的保管與借閱（一）保管要求1.設(shè)立專門的面試檔案保管室或檔案柜，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、干燥，防止檔案損壞、丟失或受潮。2.對檔案保管室或檔案柜進行定期檢查和維護，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。3.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫時間、存放位置、保管期限等信息，便于對檔案進行跟蹤管理。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱面試檔案時，應(yīng)填寫《面試檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱檔案編號、借閱期限等信息。2.《面試檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，交至人力資源部門審批。3.人力資源部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，如確屬工作需要且符合借閱規(guī)定，予以批準，并在檔案保管臺賬上登記借閱信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，并在歸還時進行簽字確認。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向人力資源部門申請并說明原因。5.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向人力資源部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。6.嚴禁非公司內(nèi)部人員借閱面試檔案，如因特殊原因需要查閱，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準，并由人力資源部門指定專人陪同查閱。五、面試檔案的保密與安全（一）保密措施1.對涉及候選人隱私的信息，如身份證號碼、家庭住址、聯(lián)系方式等，應(yīng)嚴格保密，不得隨意泄露。2.在面試檔案管理過程中，接觸檔案的工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對檔案保管場所進行安全防護，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.定期對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識和防范能力。（二）安全管理1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時的應(yīng)急處理措施。2.定期對檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進行。六、面試檔案的期限與銷毀（一）保管期限1.面試檔案的保管期限根據(jù)公司實際情況和相關(guān)法律法規(guī)確定，一般為[X]年。2.對于重要崗位或特殊人才的面試檔案，保管期限可適當(dāng)延長。（二）銷毀規(guī)定1.面試檔案保管期滿后，由人力資源部門提出銷毀申請，填寫《面試檔案銷毀申請表》，注明檔案編號、候選人姓名、面試崗位、保管期限等信息。2.《面試檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行銷毀。3.銷毀面試檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)銷人等信息，并將記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立面試檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括相關(guān)部門的代表和審計人員。2.監(jiān)督小組定期對面試檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作符合本制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案資料的完整性和準確性，包括面試申請表、評估表、記錄、簡歷等資料是否齊全、真實。2.檔案整理與歸檔的規(guī)范性，是否按照規(guī)定的流程和標(biāo)準進行整理、編號、裝訂和存放。3.檔案保管與借閱的執(zhí)行情況，是否嚴格遵守保管要求和借閱規(guī)定。4.檔案保密與安全措施的落實情況，是否存在信息泄露或安全隱患。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時提出整改意見，并要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)認真落實整改措施，對整改情況進行跟蹤反饋，確保問題得到徹底解決。3.對違反本制度規(guī)定的行