PAGE工會檔案工作制度一、總則（一）目的為加強工會檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，更好地為工會工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，結(jié)合本工會實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本工會機關(guān)及所屬各部門、各基層工會組織的檔案工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。工會檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導，由工會辦公室負責集中管理，并對所屬各部門、各基層工會組織的檔案工作進行監(jiān)督和指導。2.維護檔案的完整與安全原則。確保檔案的真實、完整，防止檔案損壞、丟失和泄密。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以工會主席為組長，副主席為副組長，各部門負責人為成員的檔案管理領(lǐng)導小組。其主要職責是：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本工會檔案工作的規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃。2.對工會檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)指導,研究解決檔案工作中的重大問題。3.監(jiān)督檢查檔案工作的執(zhí)行情況，對在檔案工作中做出突出貢獻的部門和個人進行表彰和獎勵。（二）工會辦公室工會辦公室作為檔案管理的具體執(zhí)行部門，負責檔案工作的日常管理，其職責如下：1.貫徹執(zhí)行檔案管理領(lǐng)導小組的決策和部署，落實各項檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計工會各類檔案，確保檔案的完整和安全。3.編制檔案檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源，為工會工作提供檔案信息服務(wù)。4.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定做好檔案的移交和接收工作。5.對所屬各部門、各基層工會組織的檔案工作進行業(yè)務(wù)指導和培訓，提高檔案管理水平。（三）各部門、各基層工會組織職責1.各部門、各基層工會組織應(yīng)明確一名檔案工作兼職人員，負責本部門、本基層工會組織檔案的收集、整理和移交工作。2.兼職檔案人員應(yīng)按照檔案管理要求，及時將工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全、整理規(guī)范，并定期移交工會辦公室。3.配合工會辦公室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案的合理使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級工會及有關(guān)部門下發(fā)的與工會工作相關(guān)的文件、通知、通報等。2.工會組織召開的各類會議文件、記錄、紀要等。3.工會工作計劃、總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表等。4.工會會員代表大會、職工代表大會文件材料，包括會議通知、議程、報告、決議、選舉結(jié)果等。5.工會組織建設(shè)、會員管理、勞動競賽、技能比武、文體活動等方面形成的文件材料。6.工會維護職工合法權(quán)益工作中產(chǎn)生的文件材料，如勞動爭議調(diào)解記錄、職工信訪處理材料等。7.工會財務(wù)工作形成的會計憑證、賬簿、報表等。8.工會固定資產(chǎn)管理文件材料，包括購置、登記、清查等記錄。9.工會開展對外交流與合作活動形成的文件材料。10.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各基層工會組織應(yīng)在工作結(jié)束后及時將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全，整理分類，移交工會辦公室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。電子文件應(yīng)采用通用格式，存儲介質(zhì)應(yīng)確保數(shù)據(jù)安全，并定期進行備份。（三）整理方法1.按照檔案形成的時間順序、來源、內(nèi)容等進行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、勞動和經(jīng)濟工作類、權(quán)益保障工作類、宣傳教育工作類、財務(wù)工作類、資產(chǎn)管理類等類別。2.每一類別的檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如黨群工作類可分為組織建設(shè)、宣傳工作、紀檢工作等二級類目。3.對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄、備考表等，裝訂成冊，編制檔號。檔號應(yīng)按照全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、件號的順序編制，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。2.檔案裝具應(yīng)標注清晰的類別、年度、保管期限等標識，便于檔案的分類存放和管理。（三）檔案保管期限1.工會檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括：工會組織發(fā)展歷程中的重要文件、會議記錄、統(tǒng)計報表等。涉及職工重大權(quán)益問題的文件材料。工會財務(wù)決算報表等重要財務(wù)文件。其他具有長遠歷史價值和重要憑證作用的檔案。3.定期保管的檔案：保管期限為30年的檔案主要包括：工會工作計劃、總結(jié)、重要活動方案等一般性文件材料。保管期限為10年的檔案主要包括：一般性的會議記錄、通知、簡報等文件材料。（四）檔案整理與保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的完整和安全。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況時，應(yīng)及時采取措施進行修復或處理。2.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，借閱檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，按時歸還。歸還時，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、涂改等情況，應(yīng)及時報告并追究責任。五、檔案的利用（一）利用范圍1.工會內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.基層工會組織查閱與本組織相關(guān)的檔案資料。3.工會會員因個人合法權(quán)益需要查閱相關(guān)檔案。4.因工作需要，外單位經(jīng)工會辦公室批準后查閱檔案。（二）利用方式1.查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，供利用者在檔案查閱室查閱。查閱時，利用者應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.借閱。因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責人或基層工會主席簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對檔案的安全負責，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由工會辦公室負責人、檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見。（二）鑒定標準1.依據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)從內(nèi)容、時間、利用價值等方面進行綜合評估，確保鑒定結(jié)果準確無誤。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案鑒定工作小組編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)詳細列出檔案的名稱、年度、保管期限、檔號等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)工會主席審批后，方可進行銷毀。3按照國家有關(guān)規(guī)定，檔案銷毀應(yīng)采用適當方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認。（四）銷毀記錄檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將檔案銷毀清冊及銷毀記錄長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立工會檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化加工1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲和利用要求，一般不低于300dpi。2.在數(shù)字化加工過程中，應(yīng)確保檔案圖像清晰、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。對掃描后的圖像進行去污、糾偏、裁剪等處理，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的全文檢索，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.具備權(quán)限管理功能，不同用戶根據(jù)其工作職責和權(quán)限，只能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息。（四）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、防火墻、防病毒等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。對系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題及時進行處理，保障檔案信息的安全和完整。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.工會辦公室定期對所屬各部門、各基層工會組織的檔案工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案工作制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理領(lǐng)導小組不定期對檔案工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案工作設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，檔案庫房的安全管理情況。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括數(shù)字化加工質(zhì)量、系統(tǒng)運行維護等。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責任心。（三）結(jié)果運用1.將檔案工作監(jiān)督檢查結(jié)果納入部