PAGE離職檔案管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司離職員工檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體離職員工檔案的管理。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工在職期間的工作表現(xiàn)和相關(guān)信息。3.保密原則：對(duì)離職員工檔案中的個(gè)人隱私信息予以嚴(yán)格保密。4.規(guī)范有序原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、婚姻狀況等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。（二）入職信息1.入職時(shí)間、入職部門、職位、試用期期限及考核結(jié)果。2.勞動(dòng)合同簽訂情況，包括合同期限、工作內(nèi)容、工作地點(diǎn)、勞動(dòng)報(bào)酬等條款。（三）工作經(jīng)歷1.在公司各部門的任職經(jīng)歷，包括職位變動(dòng)情況、任職時(shí)間、工作職責(zé)等。2.工作業(yè)績(jī)表現(xiàn)，如完成的項(xiàng)目、取得的成果、獲得的獎(jiǎng)勵(lì)等。（四）培訓(xùn)記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)和外部培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)效果評(píng)估等。2.獲得的專業(yè)技能證書、資格證書等相關(guān)培訓(xùn)證明材料。（五）考勤記錄1.日?？记谇闆r，包括出勤、遲到、早退、曠工等記錄。2.請(qǐng)假情況，包括請(qǐng)假類型（病假、事假、年假等）、請(qǐng)假時(shí)間、審批記錄等。（六）薪酬福利記錄1.工資發(fā)放記錄，包括基本工資、績(jī)效工資、獎(jiǎng)金、加班工資等明細(xì)。2.社保、公積金繳納情況，包括繳納時(shí)間、繳納基數(shù)等信息。3.福利待遇享受情況，如節(jié)日福利、生日福利、帶薪年假等。（七）績(jī)效考核記錄1.各考核周期的績(jī)效考核結(jié)果，包括考核得分、考核等級(jí)、考核評(píng)語(yǔ)等。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃及執(zhí)行情況記錄。（八）獎(jiǎng)懲記錄1.在公司獲得的獎(jiǎng)勵(lì)情況，如優(yōu)秀員工獎(jiǎng)、創(chuàng)新獎(jiǎng)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作獎(jiǎng)等，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.受到的處罰情況，如警告、記過、降職、辭退等，包括處罰原因、處罰時(shí)間、處罰決定等。（九）離職手續(xù)辦理記錄1.離職申請(qǐng)審批表，包括申請(qǐng)離職時(shí)間、離職原因、預(yù)計(jì)離職時(shí)間等。2.工作交接清單，記錄交接的工作內(nèi)容、交接時(shí)間、交接人及接收人等信息。3.離職結(jié)算清單，包括工資結(jié)算、獎(jiǎng)金結(jié)算、借款結(jié)算、社保公積金停繳等情況。（十）其他相關(guān)材料1.員工個(gè)人提交的述職報(bào)告、工作總結(jié)等材料。2.涉及員工的重要文件、通知、信函等。3.其他與員工工作相關(guān)且有保存價(jià)值的材料。三、檔案收集與整理（一）收集職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)在員工離職手續(xù)辦理過程中，收集相關(guān)檔案材料。2.各部門應(yīng)協(xié)助人力資源部門做好離職員工檔案材料的收集工作，及時(shí)將本部門涉及的員工檔案材料移交至人力資源部門。（二）收集時(shí)間1.員工提出離職申請(qǐng)后，人力資源部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理期間，按照檔案內(nèi)容要求，及時(shí)收集相關(guān)材料。2.離職手續(xù)辦理完畢后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案材料的整理歸檔工作。（三）整理要求1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理，按照檔案內(nèi)容的類別順序排列，確保材料齊全、完整。2.每份材料應(yīng)注明日期、來(lái)源，并進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.對(duì)破損、褪色的材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。4.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)范的電子文件命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)。四、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的離職員工檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案的安全和可查閱性。（二）保管期限1.一般員工離職檔案保管期限為[X]年，重要崗位員工離職檔案保管期限為[X]年。2.保管期限自員工離職手續(xù)辦理完畢之日起計(jì)算。（三）檔案查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱離職員工檔案的，需填寫《離職員工檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后方可查閱。涉及員工個(gè)人隱私信息的檔案材料，未經(jīng)員工本人書面同意，不得查閱。2.查閱流程查閱人填寫《離職員工檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等。申請(qǐng)表經(jīng)審批后，由檔案管理人員陪同查閱人到檔案保管室進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.借閱權(quán)限因特殊情況需要借閱離職員工檔案的，需填寫《離職員工檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱流程借閱人填寫《離職員工檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后，檔案管理人員將檔案借出，并與借閱人辦理交接手續(xù)，填寫《離職員工檔案借閱交接清單》。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后，在《離職員工檔案借閱交接清單》上簽字確認(rèn)。（四）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)離職員工檔案中的個(gè)人隱私信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人、借閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且檔案內(nèi)容已無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、遺失，無(wú)法繼續(xù)保存的，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.提出申請(qǐng)：檔案管理人員根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《離職員工檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：《離職員工檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀實(shí)施：由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員，按照審批意見，對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。4.監(jiān)銷：銷毀過程應(yīng)由專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，確保銷毀工作的合規(guī)性。六、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立離職員工電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，方便檔案管理人員和相關(guān)部門人員使用。（二）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防止電子檔案信息被非法獲取或篡改。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)對(duì)離職員工檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門有權(quán)對(duì)離職員工檔案管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定流程和要求。2.檔案內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和保密性是否得到有效保障。3.電子檔案系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全管理情況。（三）問題整改1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，人力資源部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改完成后，相關(guān)