PAGE保安檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司保安檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查閱和使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體保安人員的檔案資料管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：保安檔案資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保檔案資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類整理，便于查閱和使用。3.保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案資料的安全性和保密性。二、檔案資料內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.身份證復(fù)印件2.學(xué)歷證書復(fù)印件3.資格證書復(fù)印件4.照片5.聯(lián)系方式（二）入職資料1.入職申請(qǐng)表2.勞動(dòng)合同3.入職體檢報(bào)告4.培訓(xùn)記錄5.試用期考核表（三）工作記錄1.值班記錄2.巡邏記錄3.事件處理記錄4.獎(jiǎng)懲記錄5.培訓(xùn)記錄（四）考勤記錄1.考勤表2.請(qǐng)假條3.加班申請(qǐng)單（五）考核資料1.月度考核表2.年度考核表3.績(jī)效評(píng)估報(bào)告（六）離職資料1.離職申請(qǐng)表2.離職交接清單3.離職證明三、檔案資料收集（一）收集責(zé)任1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集保安人員的個(gè)人基本信息、入職資料、考勤記錄等。2.保安部門負(fù)責(zé)收集保安人員的工作記錄、考核資料等。3.其他相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供與保安人員有關(guān)的資料。（二）收集時(shí)間1.個(gè)人基本信息、入職資料等應(yīng)在入職時(shí)及時(shí)收集。2.工作記錄、考勤記錄等應(yīng)定期收集，確保資料的及時(shí)性和完整性。3.考核資料、離職資料等應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集。（三）收集要求1.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和整理。3.收集的資料應(yīng)及時(shí)歸檔，不得積壓。四、檔案資料整理（一）整理原則1.按照檔案資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理。2.同一類別的檔案資料應(yīng)放在一起，便于查閱和使用。3.檔案資料應(yīng)保持整潔、整齊，不得隨意涂改和損壞。（二）整理方法1.分類：根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為個(gè)人基本信息、入職資料、工作記錄、考勤記錄、考核資料、離職資料等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行編號(hào)，以便于查閱和管理。3.裝訂：將整理好的檔案資料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保資料的牢固和整齊。4.編目：編制檔案資料目錄，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查閱和使用。五、檔案資料歸檔（一）歸檔責(zé)任由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案資料的歸檔工作。（二）歸檔時(shí)間檔案資料應(yīng)在整理完畢后及時(shí)歸檔，確保資料的安全性和保密性。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查閱和使用。2.檔案資料應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保資料的安全和完整。3.檔案資料應(yīng)建立電子檔案，便于查閱和管理。六、檔案資料查閱（一）查閱權(quán)限1.保安人員本人可以查閱自己的檔案資料。2.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要可以查閱保安人員的檔案資料，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.外部單位因特殊原因需要查閱保安人員的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案資料名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息。2.《檔案資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人方可查閱檔案資料。3.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案資料，不得將檔案資料帶出檔案管理部門。4.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案資料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。七、檔案資料借閱（一）借閱權(quán)限1.保安人員本人因特殊原因需要借閱自己的檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。2.公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要可以借閱保安人員的檔案資料，但應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。3.外部單位因特殊原因需要借閱保安人員的檔案資料，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案資料名稱、借閱原因、借閱時(shí)間等信息。2.《檔案資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人方可借閱檔案資料。3.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)借閱檔案資料，不得將檔案資料帶出檔案管理部門。4.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞、丟失檔案資料。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案資料，并辦理歸還手續(xù)。八、檔案資料保管（一）保管責(zé)任由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案資料的保管工作。（二）保管期限1.個(gè)人基本信息、入職資料、考勤記錄等檔案資料的保管期限為永久。2.工作記錄、考核資料、離職資料等檔案資料的保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案資料應(yīng)存放在專門的檔案柜或檔案室中，確保資料的安全和完整。2.檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行檢查和清理，確保資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.檔案資料應(yīng)建立電子檔案，便于查閱和管理。4.檔案資料的保管應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。九、檔案資料銷毀（一）銷毀責(zé)任由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)檔案資料的銷毀工作。（二）銷毀程序1.檔案資料保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對(duì)檔案資料進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案資料銷毀清單》，注明銷毀的檔案資料名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。4.《檔案資料銷毀清單》應(yīng)經(jīng)銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)后存檔。（三）銷毀要求1.銷毀檔案資料應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?/p>