PAGE電子檔案管理軟件制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，提高公司檔案管理水平和工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在電子檔案管理活動(dòng)中涉及的電子檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史面貌，確保電子檔案內(nèi)容與原始業(yè)務(wù)信息一致。2.完整性原則：電子檔案應(yīng)涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料等，保證電子檔案的全面性和系統(tǒng)性。3.安全性原則：采取有效措施確保電子檔案的存儲(chǔ)安全，防止電子檔案信息被篡改、丟失、泄露等，保障電子檔案的保密性和可用性。4.規(guī)范性原則：電子檔案的管理應(yīng)遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案管理工作規(guī)范有序。5.便利性原則：電子檔案管理軟件應(yīng)具備良好的用戶界面和操作流程，方便使用人員進(jìn)行電子檔案的日常管理和查詢利用，提高工作效率。二、電子檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司電子檔案管理軟件制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門電子檔案管理工作，確保電子檔案管理工作符合制度要求。3.負(fù)責(zé)電子檔案管理軟件的選型、采購、配置及維護(hù)管理，保障軟件系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.負(fù)責(zé)電子檔案的集中存儲(chǔ)、保管及定期備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。5.組織開展電子檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)Φ狡诨驘o保存價(jià)值的電子檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)提供電子檔案的查詢、借閱等利用服務(wù)，滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員的工作需求。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門電子檔案的形成、收集、整理工作，確保電子檔案的真實(shí)、完整，并及時(shí)移交至檔案管理部門。2.按照公司電子檔案管理軟件制度及操作規(guī)程，負(fù)責(zé)本部門電子檔案的日常管理和維護(hù)，保證電子檔案信息的安全。3.配合檔案管理部門開展電子檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和信息。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出電子檔案查詢、借閱等利用申請，并在規(guī)定范圍內(nèi)合理使用電子檔案。（三）使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司電子檔案管理軟件制度及操作規(guī)程，正確使用電子檔案管理軟件系統(tǒng)。2.負(fù)責(zé)個(gè)人工作中形成的電子檔案的整理、分類和存儲(chǔ)，確保電子檔案的規(guī)范性和完整性。3.在電子檔案管理軟件系統(tǒng)中進(jìn)行操作時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對輸入信息的準(zhǔn)確性，避免因操作失誤導(dǎo)致電子檔案信息錯(cuò)誤或丟失。4.妥善保管個(gè)人賬號和密碼，不得隨意轉(zhuǎn)借他人使用，如發(fā)現(xiàn)賬號異常應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。5.按照規(guī)定權(quán)限使用電子檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或泄露電子檔案內(nèi)容。三、電子檔案的形成與收集（一）電子檔案的來源1.公司在日常辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中生成的各類文件、報(bào)表、合同、報(bào)告等電子文檔。2.公司各部門通過電子設(shè)備記錄的業(yè)務(wù)活動(dòng)數(shù)據(jù)、影像資料、音頻資料等。3.外部單位發(fā)送給公司的電子文件，如電子郵件、電子傳真、電子合同等。4.公司通過掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)換等方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化而成的電子檔案。（二）電子檔案形成要求1.電子檔案應(yīng)采用通用格式或公司規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和兼容性。2.電子檔案的內(nèi)容應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得出現(xiàn)亂碼、缺頁等情況。3.電子檔案應(yīng)注明形成日期、來源、作者、密級等必要信息，以便于識別和管理。4.對于重要的電子檔案，應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)版本或其他備份介質(zhì)，以防止電子數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案收集流程1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將形成的電子檔案進(jìn)行整理和分類，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)電子檔案的收集工作，定期將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對電子檔案的數(shù)量、內(nèi)容、格式等信息，確保電子檔案符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通并要求其進(jìn)行整改。4.檔案管理部門對接收的電子檔案進(jìn)行登記，記錄電子檔案的名稱、來源、移交日期、保管期限等信息，并建立電子檔案目錄。四、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循電子檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持電子檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于管理和利用。2.按照電子檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，確保分類科學(xué)合理、層次清晰。3.對電子檔案進(jìn)行編號、編目等標(biāo)識管理，便于快速查找和定位。（二）分類方法1.年度分類法：按照電子檔案形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的電子檔案集中存放。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將電子檔案按部門進(jìn)行分類，便于各部門電子檔案管理和查詢。3.問題分類法：按照電子檔案所反映的問題或業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行分類，如行政管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等。（三）整理步驟1.數(shù)據(jù)清理：對收集到的電子檔案進(jìn)行檢查，刪除重復(fù)、無效或不符合要求的數(shù)據(jù)，確保電子檔案的質(zhì)量。2.文件命名：根據(jù)分類方法和電子檔案的內(nèi)容，為電子檔案賦予規(guī)范的文件名，文件名應(yīng)簡潔明了，能夠準(zhǔn)確反映電子檔案的主題和內(nèi)容。3.目錄建立：按照分類方案建立電子檔案目錄結(jié)構(gòu)，目錄層次應(yīng)清晰，便于管理和查詢。4.元數(shù)據(jù)錄入：在電子檔案管理軟件系統(tǒng)中錄入電子檔案的元數(shù)據(jù)，包括文件編號、名稱、日期、來源、密級等信息，以便于對電子檔案進(jìn)行檢索和統(tǒng)計(jì)分析。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.服務(wù)器存儲(chǔ)：公司設(shè)立專門的電子檔案服務(wù)器，用于集中存儲(chǔ)電子檔案。服務(wù)器應(yīng)具備高性能、大容量、高可靠性等特點(diǎn)，采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。2.備份存儲(chǔ)：定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)可采用磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.云存儲(chǔ)：根據(jù)公司實(shí)際情況，可選擇安全可靠的云存儲(chǔ)服務(wù)提供商，將部分重要電子檔案存儲(chǔ)于云端，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多地點(diǎn)存儲(chǔ)和容災(zāi)備份。（二）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.電子檔案服務(wù)器應(yīng)放置在專門的機(jī)房內(nèi)，機(jī)房應(yīng)具備良好的溫濕度控制、防火、防盜、防雷、防靜電等設(shè)施，確保服務(wù)器的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。2.存儲(chǔ)電子檔案的介質(zhì)應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、溫度適宜的環(huán)境中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止介質(zhì)老化、損壞等情況發(fā)生。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。2.對于重要的歷史檔案、涉及公司核心業(yè)務(wù)的檔案等，應(yīng)列為永久保管；對于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可列為長期保管；對于一般性的業(yè)務(wù)檔案，保管期限可適當(dāng)縮短，列為短期保管。3.電子檔案的保管期限自電子檔案形成之日起計(jì)算，在保管期限屆滿后，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）保管措施1.建立電子檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄電子檔案的存儲(chǔ)位置、保管期限、備份情況等信息，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的動(dòng)態(tài)管理。2.定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查內(nèi)容包括電子檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)是否完好、數(shù)據(jù)是否可讀取、元數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對電子檔案的訪問進(jìn)行嚴(yán)格控制，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的電子檔案。同時(shí)，建立電子檔案訪問記錄，對訪問時(shí)間、訪問人員、操作內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。4.加強(qiáng)對電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的管理，定期進(jìn)行設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。同時(shí)，對存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期盤點(diǎn)，核對電子檔案的存儲(chǔ)情況，防止電子檔案丟失或損壞。六、電子檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在日常工作中因業(yè)務(wù)需要查詢、借閱電子檔案，以支持工作決策、業(yè)務(wù)辦理、項(xiàng)目研究等活動(dòng)。2.公司外部相關(guān)單位因工作需要，按照規(guī)定程序經(jīng)公司批準(zhǔn)后查詢、借閱公司電子檔案。3.公司內(nèi)部員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、研究等合理需求，在符合規(guī)定的情況下查詢、借閱電子檔案。（二）利用申請1.公司內(nèi)部各部門如需查詢、借閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、保管期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.公司外部單位如需查詢、借閱公司電子檔案，應(yīng)提交正式的申請函，說明利用目的、檔案范圍、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.公司內(nèi)部員工如需查詢、借閱電子檔案，應(yīng)填寫《電子檔案利用申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。（三）利用審批1.檔案管理部門收到電子檔案利用申請后，應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批。對于涉及公司機(jī)密、重要信息的電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格審查利用申請的必要性和安全性，確保電子檔案信息不被泄露。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用申請的內(nèi)容，及時(shí)提供相應(yīng)的電子檔案，并記錄利用情況，包括利用時(shí)間、利用人員、利用目的等信息。（四）利用方式1.查詢：檔案管理部門應(yīng)提供便捷的電子檔案查詢服務(wù)，使用人員可通過電子檔案管理軟件系統(tǒng)按照規(guī)定的檢索條件進(jìn)行查詢。查詢結(jié)果應(yīng)根據(jù)利用人員的權(quán)限進(jìn)行顯示，確保電子檔案信息的安全性。2.借閱：對于確需借閱電子檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)辦理借閱手續(xù)，將電子檔案復(fù)制到移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)或提供在線閱讀權(quán)限給借閱人員，并限定借閱期限。借閱人員應(yīng)妥善保管電子檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。3.復(fù)制：根據(jù)利用人員的需求，檔案管理部門可提供電子檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制電子檔案應(yīng)使用公司規(guī)定的設(shè)備和軟件，確保復(fù)制內(nèi)容與原始電子檔案一致。復(fù)制后的電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行登記和管理。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)對電子檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保利用人員按照規(guī)定的目的、范圍和期限使用電子檔案，防止電子檔案信息被濫用或泄露。2.如發(fā)現(xiàn)利用人員違反電子檔案利用規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并采取相應(yīng)措施，如收回電子檔案、取消利用權(quán)限等。同時(shí)，對違規(guī)行為進(jìn)行記錄，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，對電子檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)全面、客觀地評估電子檔案的價(jià)值，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。3.遵循保密原則，在鑒定過程中嚴(yán)格保護(hù)電子檔案的機(jī)密信息，防止信息泄露。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括公司各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定電子檔案鑒定方案，組織開展電子檔案的鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案內(nèi)容鑒定：審查電子檔案的內(nèi)容是否具有查考利用價(jià)值，是否反映公司的重要業(yè)務(wù)活動(dòng)和歷史發(fā)展情況。2.檔案保管期限鑒定：根據(jù)電子檔案的形成時(shí)間、來源、性質(zhì)等因素，結(jié)合公司檔案保管期限規(guī)定，確定電子檔案的保管期限是否合理。3.檔案密級鑒定：對電子檔案的密級進(jìn)行重新審核，確保密級劃分準(zhǔn)確無誤，防止電子檔案信息因密級不當(dāng)而泄露。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對達(dá)到保管期限的電子檔案進(jìn)行清理，整理出需要鑒定的電子檔案清單，并提交給鑒定小組。2.鑒定小組按照鑒定方案對電子檔案進(jìn)行逐一審查，通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案價(jià)值等方式，確定電子檔案的存毀意見。3.鑒定小組對存毀意見進(jìn)行集體討論，形成鑒定報(bào)告。鑒定報(bào)告應(yīng)詳細(xì)說明電子檔案的基本情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果等內(nèi)容。4.鑒定報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為電子檔案鑒定的最終結(jié)果。（五）銷毀程序1.對于經(jīng)鑒定確定為無保存價(jià)值的電子檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《電子檔案銷