PAGE制定檔案管理基本制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責(zé)檔案管理工作的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的歷史過程和實際情況，確保檔案的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則：根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對檔案管理情況進行檢查和考核。4.負責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、編研和利用等工作。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。（二）各部門1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責(zé)檔案管理工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門集中管理。3.配合公司綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊規(guī)范。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變。4.負責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，按照規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。5.積極參與檔案的編研工作，開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供參考依據(jù)。6.協(xié)助做好檔案信息化建設(shè)工作，負責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)檔案。5.公司的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時收集本部門形成的檔案，并按照規(guī)定進行整理。2.檔案收集應(yīng)做到及時、完整、準確，不得遺漏重要文件和資料。3.對收集到的檔案應(yīng)進行初步審核，確保檔案內(nèi)容真實、格式規(guī)范。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、標準化整理。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目分類，每個項目下再按照文件材料的形成階段、專業(yè)性質(zhì)等進行細分，編制項目檔案目錄。3.人事檔案：按照干部檔案管理規(guī)定進行整理，建立個人檔案卷，編制檔案索引。4.財務(wù)檔案：按照會計檔案管理辦法進行整理，分類存放，編制會計檔案目錄。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點和管理要求進行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案卷宗，編制業(yè)務(wù)檔案索引。五、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、各相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定是否銷毀。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同進行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認。六、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲（鼠）、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲（鼠）藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案整齊排列存放在檔案密集架或檔案柜中，并建立檔案存放位置索引。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保電子檔案的安全。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失和損壞。七、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案。外部單位查閱公司檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱人員名單等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。（三）查閱方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞或遺失檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）借閱手續(xù)及期限1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。（五）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的查閱、借閱情況。4.檔案的保管狀況。（二）統(tǒng)計方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，并上報公司綜合管理部門。統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準確、完整，不得虛報、瞞報。（三）移交規(guī)定1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門集中管理。移交時間為每年的[X]月底前。2.移交檔案時，應(yīng)編制檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，并由移交部門和接收部門雙方簽字確認。3.對移交的檔案，接收部門應(yīng)進行認真核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通解決。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，掃描圖像應(yīng)清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏、拼接等處理，確保圖像質(zhì)量。?數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄信息和圖像數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將電子檔案與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案進行掛接，并存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。（三）信息系統(tǒng)管理1.建立檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強系統(tǒng)的安全防護，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失和被篡改。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行操作。十、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強檔案保密教育，提高檔案管理人員和利用人員的保密意識。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，對涉及公司機密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍和審批程序，并采取保密措施。3.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在非工作場所談?wù)摍n案內(nèi)容。4.對檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置安全訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問檔案信息。（二）安全措施1.檔案庫