PAGE機(jī)關(guān)檔案借閱制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位工作人員借閱檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.檔案借閱應(yīng)遵循必要、合理、安全的原則，不得隨意擴(kuò)大借閱范圍和用途。3.借閱檔案必須履行審批手續(xù)，確保借閱過程可追溯、可監(jiān)督。二、檔案借閱審批流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱人需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，明確借閱目的及對(duì)檔案安全的承諾。（二）審批環(huán)節(jié)1.一般檔案借閱申請(qǐng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批時(shí)需審核申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理，借閱用途是否符合規(guī)定。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或大量檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮檔案的敏感性、借閱必要性及可能產(chǎn)生的影響等因素進(jìn)行審批。（三）審批結(jié)果通知1.檔案管理部門在收到審批通過的申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)通知借閱人辦理借閱手續(xù)。2.如申請(qǐng)未獲批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)向借閱人說明原因。三、檔案借閱期限與歸還（一）借閱期限規(guī)定1.一般檔案借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)按上述規(guī)定重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、污損、抽取或拆散。3.檔案管理部門在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。四、檔案借閱登記與記錄（一）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借閱登記簿》，對(duì)每一次檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、所在部門、檔案名稱及數(shù)量、審批意見、歸還日期等信息。（二）記錄保存1.《檔案借閱登記簿》應(yīng)妥善保存，保存期限不少于[X]年。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)借閱記錄進(jìn)行整理和分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)檔案管理工作。五、檔案借閱的保密要求（一）借閱人保密責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，借閱人不得擅自復(fù)制、拍照、抄錄檔案內(nèi)容。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止檔案信息泄露。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所存放，并限制接觸人員。（三）違規(guī)處理如發(fā)現(xiàn)借閱人違反保密規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)立即停止其借閱權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成檔案信息泄露等嚴(yán)重后果，將依法追究其法律責(zé)任。六、檔案借閱的使用限制（一）使用范圍限定借閱檔案只能用于申請(qǐng)時(shí)注明的用途，不得挪作他用。（二）禁止行為1.借閱人不得將檔案用于商業(yè)目的或?yàn)榈谌街\取利益。2.嚴(yán)禁在檔案上進(jìn)行任何可能損害檔案價(jià)值的標(biāo)記、批注或其他操作。（三）監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)不定期對(duì)借閱檔案的使用情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用行為，應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。七、特殊情況下的檔案借閱（一）外單位借閱1.外單位因工作需要借閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)提前與本機(jī)關(guān)檔案管理部門聯(lián)系，并提交正式的借閱申請(qǐng)函。2.申請(qǐng)函應(yīng)注明借閱單位名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、借閱檔案的名稱及數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。3.外單位借閱申請(qǐng)需經(jīng)本機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)向外單位借閱人明確告知本機(jī)關(guān)檔案借閱制度的相關(guān)規(guī)定，并要求其遵守。（二）司法機(jī)關(guān)查詢與調(diào)閱檔案1.司法機(jī)關(guān)因辦案需要查詢或調(diào)閱本機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)出具相關(guān)的法律文書，如協(xié)助查詢通知書、協(xié)助調(diào)閱檔案通知書等。2.檔案管理部門在收到司法機(jī)關(guān)的法律文書后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，并按照規(guī)定辦理檔案查詢或調(diào)閱手續(xù)。3.在協(xié)助司法機(jī)關(guān)查詢或調(diào)閱檔案過程中，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格遵守法律程序，確保檔案提供的準(zhǔn)確性和合法性。八、檔案借閱過程中的安全保障（一）借閱場(chǎng)所安全1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案借閱場(chǎng)所，確保場(chǎng)所安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.借閱場(chǎng)所應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，方便借閱人查閱檔案。（二）借閱過程監(jiān)督1.檔案管理部門工作人員應(yīng)在借閱場(chǎng)所對(duì)借閱人進(jìn)行監(jiān)督，確保借閱人按照規(guī)定使用檔案，不得在借閱場(chǎng)所內(nèi)從事與檔案借閱無關(guān)的活動(dòng)。2.如發(fā)現(xiàn)借閱人有異常行為或可能危及檔案安全的情況，檔案管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)制止并采取相應(yīng)措施。（三）應(yīng)急處理預(yù)案1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案借閱過程中的應(yīng)急處理預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件。2.應(yīng)急處理預(yù)案應(yīng)明確應(yīng)急處理流程和各部門、人員的職責(zé)分工，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)事件發(fā)生時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行處置，最大限度地減少損失。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案借閱制度，并組織實(shí)施。2.審核檔案借閱申請(qǐng)，審批一般檔案借閱事項(xiàng)，對(duì)重要檔案、機(jī)密檔案借閱申請(qǐng)?zhí)岢鰧徍艘庖姟?.定期檢查檔案借閱登記情況，監(jiān)督檔案借閱制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)受理檔案借閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行初審，確保申請(qǐng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.根據(jù)審批意見，為借閱人辦理檔案借閱手續(xù)，提供必要的檔案查閱服務(wù)。3.負(fù)責(zé)檔案借閱登記工作，及時(shí)更新《檔案借閱登記簿》信息。4.監(jiān)督借閱人在借閱過程中的行為，確保檔案安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案歸還的驗(yàn)收工作，對(duì)歸還檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)