PAGE人事檔案保管規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案的管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司全體員工的人事檔案保管工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映員工的個(gè)人情況和工作經(jīng)歷。2.完整性原則：人事檔案應(yīng)包含員工從入職到離職期間的各類(lèi)相關(guān)材料，確保檔案的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案內(nèi)容的保密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：人事檔案的整理、保管和查閱應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）入職材料1.入職申請(qǐng)表。2.勞動(dòng)合同。3.入職體檢報(bào)告。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)記錄，包括參加的內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)課程等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃材料。（四）考核與評(píng)價(jià)材料1.績(jī)效考核記錄。2.年度工作總結(jié)與評(píng)價(jià)。3.獎(jiǎng)懲記錄，包括獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定書(shū)等。（五）薪資福利材料1.薪資調(diào)整記錄。2.福利變更記錄。（六）崗位變動(dòng)材料1.崗位調(diào)動(dòng)申請(qǐng)表。2.晉升或降職相關(guān)文件。（七）離職材料1.離職申請(qǐng)表。2.離職交接清單。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)定期收集員工的各類(lèi)人事檔案材料，確保材料的及時(shí)更新。2.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及員工的相關(guān)材料提交給人力資源部門(mén)，如獎(jiǎng)懲通知、崗位變動(dòng)文件等。（二）整理1.人力資源部門(mén)按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，確保檔案材料的有序排列。2.將每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便查閱。3.對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)裝訂，確保材料的牢固和整齊。四、人事檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的人事檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、辦公桌等設(shè)備，用于存放和整理人事檔案。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類(lèi)別和編號(hào)順序存放在檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.建立人事檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的存入、取出、查閱等情況。（三）安全管理1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入保管室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)并登記。2.定期對(duì)保管室進(jìn)行安全檢查，確保防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施的正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密保護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)內(nèi)部人員因工作需要可查閱人事檔案，但需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.公司其他部門(mén)人員因工作需要查閱人事檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱人事檔案的，需出具正式的查閱函，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案材料，不得涂改、損壞、抽取或丟失檔案材料。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管室，并在查閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱人事檔案，確因工作需要借閱的，需填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)在保管人員的陪同下辦理檔案借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還保管室，并在借閱申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密不得向無(wú)關(guān)人員泄露。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。3.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，防止信息擴(kuò)散。（二）安全保障1.加強(qiáng)保管場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因可能影響檔案安全情況制定應(yīng)急預(yù)案。七、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索和管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備完善的權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問(wèn)其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)將紙質(zhì)檔案中的信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)與實(shí)際情況一致。（三）數(shù)據(jù)安全1.采取數(shù)據(jù)加密、備份等措施，保障人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。2.建立數(shù)據(jù)安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)操作進(jìn)行監(jiān)控和記錄，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。八、人事檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.員工離職后，其人事檔案在保存一定期限后（一般為[X]年），經(jīng)審核確認(rèn)無(wú)留存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因檔案材料損壞、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)保存的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.由人力資源部門(mén)提出檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的清單。2.申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由人力資源部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員共同對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性。4.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。6.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門(mén)定期對(duì)人事檔案保管工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)人事檔案保管情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作符合規(guī)定。（二）外部檢查1.積極配合上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理部門(mén)等相關(guān)