PAGE天津檔案管理8項制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護公司歷史真實面貌，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則全面收集公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案管理工作應(yīng)遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，按照規(guī)定的程序和方法進行操作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司總經(jīng)理為組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和決策公司檔案管理工作中的重大事項，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的問題。（二）綜合管理部門綜合管理部門是公司檔案管理的職能部門，具體負責(zé)檔案管理工作的組織實施，履行以下職責(zé)：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.定期對公司檔案進行清查、核對，確保檔案的完整、準確和安全。5.組織開展檔案鑒定工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.負責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各項工作提供檔案支持。7.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理整體水平。（三）各部門各部門負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，指定專人負責(zé)檔案管理，并接受綜合管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。具體職責(zé)如下：1.負責(zé)收集、整理本部門在工作活動中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.按照公司檔案分類方案和編號規(guī)則，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。3.妥善保管本部門檔案，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.定期將本部門整理好的檔案移交綜合管理部門集中保管。5.積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍公司檔案收集范圍包括以下幾類：1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等；公司行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印信管理、保密工作等文件材料。2.黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料。3.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、市場營銷、客戶管理、合同管理、財務(wù)管理、人力資源管理、物資采購、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。4.基本建設(shè)類：公司基本建設(shè)項目的可行性研究報告、項目立項批復(fù)、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。5.科研項目類：公司科研項目的立項申請、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、成果鑒定、專利申請等文件材料。6.設(shè)備儀器類：設(shè)備儀器的購置、驗收、安裝調(diào)試、使用維護、報廢等過程中形成的文件材料。7.會計檔案類：公司財務(wù)會計憑證、賬簿、報表、審計報告等會計核算專業(yè)材料。8.聲像檔案類：公司在各項活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。9.電子檔案類：公司在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門工作活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)實行“雙套制”管理，即同時保存紙質(zhì)文件和電子文件，并確保兩者內(nèi)容一致。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照公司檔案分類方案，將收集到的檔案分為行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理、基本建設(shè)、科研項目、設(shè)備儀器、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等九大類，每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容和特點進行細分。2.編號檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則。采用“全宗號目錄號案卷號件號”的編號方法，對每一份檔案進行編號，確保檔案編號的科學(xué)性和規(guī)范性。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號、題名、年度、保管期限、密級等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案整齊牢固。四、檔案的保管（一）保管場所公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。4.加強檔案庫房的管理，嚴格限制無關(guān)人員進入，做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作。（三）電子檔案保管1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類存儲、備份和檢索利用。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制等措施，防止電子檔案被篡改、丟失或泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定其保存價值。2.分析檔案的利用價值根據(jù)檔案在公司各項工作中的利用情況，評估其對公司歷史研究、工作查考、經(jīng)驗借鑒等方面的作用，判斷其保存價值。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，并對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件；公司年度財務(wù)決算報告；公司重大決策、重要會議記錄、重要合同協(xié)議等。2.長期保管的檔案凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限為15年至50年。主要包括公司一般性會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告；公司一般業(yè)務(wù)合同協(xié)議；公司設(shè)備儀器購置、驗收文件等。3.短期保管的檔案凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年至15年。主要包括公司臨時性工作文件、一般性通知、簡報等。（五）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對已失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、年度、保管期限、密級等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，由綜合管理部門負責(zé)組織實施銷毀工作。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱原則檔案查閱應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，嚴格履行查閱手續(xù)，確保檔案的安全和保密。（二）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作職責(zé)相關(guān)的檔案。涉及公司機密或重要事項的檔案，查閱范圍應(yīng)嚴格限定，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息。2.《檔案查閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，安排檔案管理人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（四）借閱原則檔案借閱應(yīng)遵循嚴格審批、限期歸還、確保安全的原則，防止檔案丟失、損壞或泄密。（五）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報綜合管理部門審批。借閱重要檔案或機密檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.綜合管理部門根據(jù)審批意見，向借閱人發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印。5.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級主管部門。（二）移交工作1.各部門應(yīng)定期將本部門整理好的檔案移交