PAGE屬于檔案業(yè)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀、利用等工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定和修訂檔案業(yè)務(wù)管理制度，明確檔案管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織公司各部門(mén)收集、整理各類(lèi)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行安全保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全完整。4.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到期或失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。5.檔案利用服務(wù)為公司各部門(mén)和員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)實(shí)際需求，合理提供檔案利用權(quán)限，確保檔案利用的合規(guī)性和安全性。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)公司檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。7.監(jiān)督與指導(dǎo)對(duì)公司各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期檢查各部門(mén)檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改，確保公司檔案管理工作整體水平的提升。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事檔案，印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、采購(gòu)管理、物流管理等各業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件資料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、客戶(hù)資料等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)相關(guān)檔案。4.基本建設(shè)類(lèi)涉及公司基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收等全過(guò)程形成的文件，如項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工決算等。5.科技研發(fā)類(lèi)包括公司科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過(guò)程、成果鑒定等方面的文件，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、專(zhuān)利證書(shū)等。6.聲像電子類(lèi)記錄公司重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等內(nèi)容的照片、錄音、錄像資料，以及電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“大類(lèi)代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.行政管理類(lèi)：代碼為“XZ”，流水號(hào)從0001開(kāi)始依次編排。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域細(xì)分代碼，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)代碼為“SYSC”，生產(chǎn)管理類(lèi)代碼為“SYSC”等，流水號(hào)分別從各自的0001開(kāi)始編排。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：代碼為“CW”，流水號(hào)從0001起編。4.基本建設(shè)類(lèi)：代碼為“JS”，流水號(hào)從0001開(kāi)始。5.科技研發(fā)類(lèi)：代碼為“KJ”，流水號(hào)從0001依次編號(hào)。6.聲像電子類(lèi)：代碼為“SX”，流水號(hào)從0001開(kāi)始編排。例如，行政管理類(lèi)第5份檔案編號(hào)為“XZ0005”；市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)業(yè)務(wù)管理類(lèi)第10份檔案編號(hào)為“SYSC0010”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門(mén)職責(zé)公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集工作，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，全面收集各類(lèi)文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：行政管理類(lèi)：各類(lèi)行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事任免文件、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄等。業(yè)務(wù)管理類(lèi)：業(yè)務(wù)合同、訂單、報(bào)價(jià)單、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、采購(gòu)訂單、物流單據(jù)等。財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、財(cái)務(wù)審批文件等。基本建設(shè)類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等?？萍佳邪l(fā)類(lèi)：科研項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、實(shí)驗(yàn)記錄、研究論文、專(zhuān)利申請(qǐng)文件、技術(shù)鑒定報(bào)告等。聲像電子類(lèi)：公司重大活動(dòng)照片、視頻，會(huì)議錄音，電子文檔等。3.收集時(shí)間要求各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重要緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理步驟分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。編號(hào)：為每份檔案編制唯一的編號(hào)，確保編號(hào)的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于查找和統(tǒng)計(jì)。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類(lèi)別、編號(hào)范圍等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火（安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)和滅火設(shè)備）、防潮（配備除濕設(shè)備）、防蟲(chóng)（放置防蟲(chóng)藥品）、防盜（安裝門(mén)禁系統(tǒng)和監(jiān)控設(shè)備）、防光（采用遮光窗簾或燈具）、防有害氣體（安裝空氣凈化設(shè)備）等功能。2.庫(kù)房布局庫(kù)房應(yīng)合理劃分不同檔案類(lèi)別的存放區(qū)域，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檢索區(qū)、整理區(qū)、閱檔區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序開(kāi)展。（二）保管設(shè)備1.檔案裝具配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，確保檔案存放整齊、有序，便于查找和管理。2.溫濕度控制設(shè)備安裝溫濕度傳感器和調(diào)控設(shè)備，將庫(kù)房溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。3.消防設(shè)備配備足夠數(shù)量的滅火器、消火栓等消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)備完好有效。4.防蟲(chóng)防鼠設(shè)備放置防蟲(chóng)藥品、鼠夾、鼠藥等防蟲(chóng)防鼠設(shè)備，防止檔案受到蟲(chóng)害和鼠害。5.安全監(jiān)控設(shè)備安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門(mén)禁系統(tǒng)等安全監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案庫(kù)房安全。（三）檔案保管要求1.上架存放檔案應(yīng)按照編號(hào)順序上架存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.數(shù)字化備份對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)測(cè)試，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.保密管理嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，限制查閱權(quán)限，防止檔案信息泄露。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大合同協(xié)議、重要會(huì)議記錄等。長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、一般合同協(xié)議等。短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，如臨時(shí)性文件、一般性通知等。2.銷(xiāo)毀范圍確定對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，確定為銷(xiāo)毀范圍。同時(shí)，對(duì)于重復(fù)、無(wú)效或已被新文件替代的檔案，也應(yīng)進(jìn)行清理銷(xiāo)毀。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理人員對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行清查核對(duì)，列出需鑒定的檔案清單，并提交給鑒定工作小組。2.小組鑒定鑒定工作小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限和是否需要銷(xiāo)毀。3.結(jié)果公示鑒定結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。如各部門(mén)對(duì)鑒定結(jié)果有異議，可在公示期內(nèi)向檔案管理部門(mén)提出申訴，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織復(fù)查。4.審批備案經(jīng)公示無(wú)異議后，鑒定結(jié)果報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)將鑒定結(jié)果備案，并按照規(guī)定組織檔案銷(xiāo)毀工作。（四）銷(xiāo)毀程序1.制定銷(xiāo)毀清單檔案管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的銷(xiāo)毀范圍，制定檔案銷(xiāo)毀清單，詳細(xì)列出銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.組織銷(xiāo)毀檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)，采用焚燒、粉碎等方式對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.銷(xiāo)毀記錄對(duì)檔案銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存。七、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度規(guī)定，確保檔案的安全和合理利用。（二）利用申請(qǐng)1.填寫(xiě)申請(qǐng)表查閱、借閱檔案的部門(mén)或員工應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、查閱期限等信息。2.審批流程申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的利用申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱與借閱1.查閱經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員可在檔案管理部門(mén)指定的閱檔區(qū)查閱檔案。查閱時(shí)應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的情況，借閱人員應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)。借閱人員應(yīng)對(duì)借出的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）利用監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期統(tǒng)計(jì)檔案利用數(shù)據(jù)，分析利用需求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用檔案的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司決策提供有力支持。（二）系統(tǒng)功能模塊1.檔案錄入模塊負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，包括檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、掃描圖像等，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案存儲(chǔ)模塊提供安全可靠的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，支持多種存儲(chǔ)方式，如磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，并具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能。3.檔案檢索模塊建立高效的檢索引擎，支持按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等多種方式進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息。4.檔案利用模塊實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱申請(qǐng)、審批、歸還等功能，方便公司內(nèi)部各部門(mén)及員工利用檔案資源。同時(shí)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)管理模塊負(fù)責(zé)系統(tǒng)的用戶(hù)管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、日志記錄等功能，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如異地存儲(chǔ)等，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化頻率確定，一般為每天或每周備份一次。2.數(shù)據(jù)加密對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)中的敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。加密算法應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.用戶(hù)認(rèn)證與授權(quán)建立嚴(yán)格的用戶(hù)認(rèn)證機(jī)制，采用用戶(hù)名、