PAGE學籍檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織學籍檔案的管理，確保學籍檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及學籍檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.真實性原則：學籍檔案應如實反映個人在學習期間的真實情況。2.完整性原則：確保學籍檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴格保護學籍檔案的隱私，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的流程和標準進行學籍檔案的管理。二、學籍檔案的內(nèi)容與分類（一）學生基本信息包括姓名、性別、出生日期、身份證號、民族、政治面貌、籍貫、家庭住址、聯(lián)系電話等。（二）學習經(jīng)歷1.入學信息：學校名稱、專業(yè)、入學時間、學制等。2.課程成績：各學期所學課程的成績、學分、績點等。3.考試記錄：考試時間、科目、成績、補考情況等。4.畢業(yè)信息：畢業(yè)時間、學歷、學位等。（三）獎懲情況1.校內(nèi)獎勵：獎學金、榮譽稱號、優(yōu)秀學生干部等。2.校內(nèi)處分：警告、嚴重警告、記過、留校察看、開除學籍等。3.校外獎勵與處分：相關(guān)機構(gòu)頒發(fā)的獎勵和受到的處分。（四）學籍變動記錄1.轉(zhuǎn)學：轉(zhuǎn)學原因、轉(zhuǎn)入學校、轉(zhuǎn)出時間等。2.休學：休學原因、休學時間、復學時間等。3.復學：復學審批情況、復學后學習安排等。4.退學：退學原因、退學時間等。（五）其他材料1.體檢報告：入學體檢、定期體檢等報告。2.社會實踐材料：實習報告、社會調(diào)查等。3.個人申請：入黨申請、轉(zhuǎn)專業(yè)申請等。4.其他相關(guān)證明材料。三、學籍檔案的收集與整理（一）收集渠道1.學生提交：學生按照要求提交個人學籍檔案相關(guān)材料。2.教學部門提供：教務處等教學部門提供學生的課程成績、考試記錄等信息。3.其他部門協(xié)助：如學生工作部門提供獎懲情況，后勤部門提供體檢報告等。（二）收集要求1.明確各類材料的提交時間和要求，確保及時、準確收集。2.對提交的材料進行初步審核，檢查材料的完整性和真實性。3.對于不符合要求的材料，及時通知相關(guān)人員補充或更正。（三）整理方法1.分類整理：按照學籍檔案的內(nèi)容分類，將各類材料分別裝訂成冊。2.編號標識：為每份檔案材料編號，建立索引目錄，便于查找和管理。3.電子檔案建立：同時建立電子學籍檔案，確保紙質(zhì)檔案和電子檔案內(nèi)容一致。四、學籍檔案的保管（一）保管場所1.設立專門的學籍檔案保管室，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風。2.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。（二）保管期限1.學生在校期間的學籍檔案永久保管。2.學生畢業(yè)后，學籍檔案按照相關(guān)規(guī)定保管一定期限，一般為[X]年。（三）檔案安全管理1.建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。2.定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，防止檔案損壞和丟失。4.對電子檔案進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。五、學籍檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.學生本人有權(quán)查閱自己的學籍檔案。2.學校/組織內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要，經(jīng)審批后可以查閱學籍檔案。3.外部單位因特殊原因需要查閱學籍檔案的，必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。4.查閱人只能在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱學籍檔案，如有特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)檔案管理部門負責人批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，必須辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，辦理借閱手續(xù)，收取借閱押金（如有需要）。4.借閱人在借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門檢查檔案是否完整無損，如有損壞或丟失，按照規(guī)定追究借閱人的責任。六、學籍檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.學生畢業(yè)離校，將學籍檔案轉(zhuǎn)遞至就業(yè)單位或人才交流中心等。2.學生轉(zhuǎn)學、休學、退學等學籍變動，需要轉(zhuǎn)遞學籍檔案。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.采用機要通信或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞睫D(zhuǎn)遞學籍檔案，確保檔案的安全和及時送達。2.嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞流程1.檔案管理部門根據(jù)學生的轉(zhuǎn)遞申請，整理好學籍檔案，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞清單。2.將檔案密封包裝，加蓋密封章，并在檔案轉(zhuǎn)遞清單上簽字確認。3.按照規(guī)定的轉(zhuǎn)遞方式將檔案寄出或送交接收單位，并保留轉(zhuǎn)遞憑證。4.及時通知接收單位查收檔案，并跟蹤檔案的接收情況。七、學籍檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設1.建立學籍檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應具備完善的權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責學籍檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保數(shù)據(jù)的準確、及時。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的完整性和一致性。（三）信息安全管理1.設置系統(tǒng)安全防護措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。八、學籍檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立學籍檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.接受學校/組織內(nèi)部審計部門和上級主管部門的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。3.檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。2.對違反學籍檔案管理規(guī)章制度的行為，按照規(guī)定進行嚴肅處理。九、附則（一）