PAGE學(xué)校材料檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校材料檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各單位在工作中形成的具有保存價(jià)值的各類材料檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校材料檔案由學(xué)校檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的材料應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：應(yīng)保證歸檔材料的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.準(zhǔn)確性原則：歸檔材料的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠。5.規(guī)范性原則：歸檔材料應(yīng)符合國家和學(xué)校有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，做到格式統(tǒng)一、字跡清晰、裝訂整齊。二、歸檔材料的范圍（一）黨群工作類1.學(xué)校黨組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議等文件材料。2.黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、思想?yún)R報(bào)等黨員檔案材料。3.學(xué)校組織開展的各類黨群活動(dòng)的文件、照片、視頻等資料。（二）行政管理類1.學(xué)校行政工作的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文件材料。2.學(xué)校機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。3.學(xué)校各類行政會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決議等文件材料。4.學(xué)校與上級(jí)主管部門、其他單位的往來文件、函件等。（三）教學(xué)工作類1.專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表等教學(xué)文件材料。2.教材編寫、選用、評(píng)估等文件材料。3.教學(xué)實(shí)踐、實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等教學(xué)活動(dòng)的文件材料。4.學(xué)生學(xué)籍管理、成績管理、畢業(yè)審核等文件材料。5.教師教學(xué)工作考核、教學(xué)成果評(píng)定等文件材料。（四）科學(xué)研究類1.科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)通知書、合同書等文件材料。2.科研成果鑒定書、獲獎(jiǎng)證書、專利證書等文件材料。3.科研論文、著作、研究報(bào)告等學(xué)術(shù)成果材料。4.科研活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。（五）基本建設(shè)類1.學(xué)校基本建設(shè)規(guī)劃、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件等文件材料。2.基本建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等文件材料。3.基本建設(shè)項(xiàng)目的施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。（六）儀器設(shè)備類1.儀器設(shè)備購置計(jì)劃、申請(qǐng)表、合同協(xié)議等文件材料。2.儀器設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說明書、維修記錄等文件材料。3.儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)、審批文件等文件材料。（七）外事工作類1.學(xué)校外事活動(dòng)的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。2.外事訪問、合作交流、留學(xué)等項(xiàng)目的申請(qǐng)、審批文件材料。3.外事協(xié)議、合同、備忘錄等文件材料。（八）財(cái)會(huì)工作類1.學(xué)校財(cái)務(wù)管理制度、預(yù)算計(jì)劃、決算報(bào)告等文件材料。2.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案材料。3.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、專項(xiàng)檢查報(bào)告等文件材料。（九）學(xué)生工作類1.學(xué)生思想政治教育、日常管理工作的文件材料。2.學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐等文件材料。3.學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分等文件材料。（十）其他類1.學(xué)校重大活動(dòng)、突發(fā)事件的文件材料。2.學(xué)校捐贈(zèng)、贊助等文件材料。3.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、歸檔材料的形成與收集（一）形成要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)材料檔案的形成工作，確保材料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.形成的材料應(yīng)符合國家和學(xué)校有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使用統(tǒng)一的紙張、格式和字體。3.材料應(yīng)使用鋼筆、碳素筆或打印機(jī)打印，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)定期對(duì)本部門形成的材料進(jìn)行收集、整理，確保材料的齊全、完整。2.對(duì)重要的、緊急的文件材料應(yīng)及時(shí)收集，不得延誤。3.收集的材料應(yīng)進(jìn)行初步的分類、整理，便于后續(xù)的歸檔工作。四、歸檔材料的整理（一）分類1.按照本制度規(guī)定的歸檔材料范圍，對(duì)收集的材料進(jìn)行分類。2.同一類材料應(yīng)按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。（二）編號(hào)1.對(duì)每一份歸檔材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的編號(hào)方式。（三）編目1.編制歸檔材料目錄，目錄應(yīng)包括材料的編號(hào)、名稱、日期、來源等信息。2.目錄應(yīng)打印或手寫在統(tǒng)一的紙張上，一式兩份，一份隨檔案保存，一份作為檢索工具。（四）裝訂1.對(duì)歸檔材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和保存。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除材料中的金屬物、訂書釘?shù)?，?duì)破損的材料應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。（五）裝盒1.將裝訂好的歸檔材料裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)按照一定的順序排列，便于存放和查找。五、歸檔材料的保管（一）保管期限1.歸檔材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映學(xué)校歷史面貌、重大事件、重要決策等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案主要是反映學(xué)校一定時(shí)期工作情況、具有重要參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案主要是反映學(xué)校一般性工作情況、在一定時(shí)期內(nèi)具有查考價(jià)值并不需要長期保存的檔案，保管期限一般為5年至15年。（二）保管條件1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜、檔案盒等。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全。2.對(duì)破損、褪色、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新。六、歸檔材料的利用（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、各單位因工作需要可查閱、借閱本部門形成的檔案。2.學(xué)校外部單位因工作需要查閱、借閱學(xué)校檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案材料。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)查閱、借閱檔案的人員、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記應(yīng)使用統(tǒng)一的登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查考。七、歸檔材料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.學(xué)校應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案管理部門牽頭，組織有關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面、細(xì)致的審查，提出存毀意見。（二）銷毀1.對(duì)經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)填寫銷毀申請(qǐng)表，經(jīng)學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)