PAGE單位檔案收集工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位檔案收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案在單位各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免檔案分散保存導(dǎo)致的管理混亂和信息丟失。2.真實(shí)性原則收集的檔案必須是真實(shí)反映單位工作活動實(shí)際情況的原始材料，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.全面性原則涵蓋單位工作的各個方面，包括行政管理、業(yè)務(wù)工作、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事任免等，確保檔案信息全面反映單位發(fā)展歷程。4.及時(shí)歸檔原則各部門及員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將工作中形成的檔案及時(shí)收集整理，移交至檔案管理部門，防止檔案積壓或遺漏。二、檔案收集范圍（一）行政管理類1.單位制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議紀(jì)要等文件材料。2.上級主管部門下發(fā)的與本單位相關(guān)的文件、指示、通知等。3.單位內(nèi)部的請示、報(bào)告、批復(fù)、函件等往來公文。4.單位組織的各類會議、活動的籌備方案、議程安排、會議記錄、活動總結(jié)等材料。5.單位的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等人事管理文件。6.單位的印章使用記錄、介紹信存根等。7.單位的安全保衛(wèi)、消防、衛(wèi)生等方面的文件材料。（二）業(yè)務(wù)工作類1.本單位承擔(dān)的各類業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)申請、可行性研究報(bào)告、合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、實(shí)施方案、進(jìn)度報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告等文件材料。2.業(yè)務(wù)工作中的調(diào)查研究報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料、圖紙、圖表等。3.業(yè)務(wù)工作中形成的各類證書、資質(zhì)證明、榮譽(yù)證書等。4.與業(yè)務(wù)合作伙伴的往來信函、合作協(xié)議、業(yè)務(wù)洽談記錄等。（三）財(cái)務(wù)審計(jì)類1.單位的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿等財(cái)務(wù)資料。2.單位的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)決定書、審計(jì)整改報(bào)告等審計(jì)文件。3.單位的稅務(wù)申報(bào)資料、納稅記錄等。（四）人事檔案類1.員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、崗位變動記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)材料等。2.員工的學(xué)歷證書、學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.員工的獎懲記錄、工資變動記錄、社保繳納記錄等。（五）其他類1.單位的固定資產(chǎn)清單、設(shè)備購置合同、設(shè)備維護(hù)記錄等。2.單位的知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件，如專利申請文件、商標(biāo)注冊文件、著作權(quán)登記文件等。3.單位參與的重大活動、重要事件的相關(guān)照片、錄像、錄音等視聽資料。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。三、檔案收集職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善單位檔案收集工作制度，指導(dǎo)各部門的檔案收集工作。2.定期組織檔案收集工作培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和收集能力。3.負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，對檔案進(jìn)行整理、分類、編號、裝訂等初步加工。4.對收集到的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。5.建立檔案收集工作臺賬，記錄檔案的收集時(shí)間、來源、數(shù)量等信息。6.負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管和利用工作，確保檔案的安全和有效利用。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工開展檔案收集工作。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)具體的檔案收集、整理和移交工作。3.按照檔案收集范圍的要求，及時(shí)收集本部門工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.對收集到的檔案進(jìn)行初步整理，分類存放，便于移交。5.在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。（三）員工職責(zé)1.員工應(yīng)積極配合本部門的檔案收集工作，及時(shí)將工作中形成的檔案材料交至兼職檔案員處。2.確保所提供的檔案材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隱瞞或銷毀重要檔案。3.按照檔案管理部門和本部門的要求，對檔案材料進(jìn)行規(guī)范整理，便于歸檔。四、檔案收集流程（一）檔案形成1.各部門及員工在工作活動中應(yīng)及時(shí)形成各類檔案材料，確保檔案的原始性和真實(shí)性。2.檔案材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書寫，紙質(zhì)檔案應(yīng)采用A4規(guī)格紙張，電子檔案應(yīng)采用通用格式保存。（二）檔案整理1.兼職檔案員對收集到的檔案材料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除檔案材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.編寫檔案材料目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。（三）檔案移交1.兼職檔案員在完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、數(shù)量等信息。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并移交至檔案管理部門，檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對驗(yàn)收。3.如發(fā)現(xiàn)檔案材料不齊全、不準(zhǔn)確或不符合整理要求，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改，直至符合要求為止。4.檔案管理部門與移交部門辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。五、檔案收集時(shí)間要求（一）定期收集1.各部門應(yīng)每月定期將本月形成的檔案材料移交至兼職檔案員處，兼職檔案員應(yīng)在次月上旬完成初步整理，并移交至檔案管理部門。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在每年年終結(jié)算后三個月內(nèi)，將全年的財(cái)務(wù)檔案整理移交至檔案管理部門。3.人事部門應(yīng)在員工離職后一個月內(nèi)，將員工的人事檔案整理移交至檔案管理部門。（二）即時(shí)收集1.對于單位重要會議、重大活動、突發(fā)事件等形成的檔案材料，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后及時(shí)收集整理，并在一周內(nèi)移交至檔案管理部門。2.對于業(yè)務(wù)項(xiàng)目中形成的重要文件材料，如合同協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等，應(yīng)在文件簽署或項(xiàng)目完成后即時(shí)收集整理，并移交至檔案管理部門。六、檔案收集質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映單位工作活動的實(shí)際情況。2.檔案材料應(yīng)齊全，無遺漏重要文件。3.檔案整理應(yīng)規(guī)范，分類合理，編號清晰，目錄準(zhǔn)確。4.檔案載體應(yīng)符合要求，紙質(zhì)檔案應(yīng)字跡清晰、裝訂牢固，電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲安全。（二）檢查與整改1.檔案管理部門定期對各部門移交的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行整改，整改期限一般為兩周。3.移交部門應(yīng)按照要求進(jìn)行整改，并將整改后的檔案重新移交至檔案管理部門進(jìn)行復(fù)查，直至檔案質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)為止。七、檔案收集的信息化管理（一）建立檔案管理信息系統(tǒng)（AMIS）1.單位應(yīng)建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.AMIS應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、編號、存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，提高檔案管理工作效率和準(zhǔn)確性。（二）電子檔案收集1.各部門在工作中形成的電子檔案應(yīng)及時(shí)收集，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和存儲。2.電子檔案應(yīng)采用通用格式保存，如PDF、DOC、XLS等，確保檔案的可讀性和兼容性。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（三）檔案信息共享1.通過AMIS實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，各部門經(jīng)授權(quán)可查閱和利用相關(guān)檔案信息。2.建立檔案信息發(fā)布平臺，定期發(fā)布檔案管理工作動態(tài)、檔案利用案例等信息，提高員工的檔案意識和利用水平。八、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全存儲。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，確保檔案實(shí)體安全。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進(jìn)行保密管理。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.對檔案的查閱、借閱、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記和審批，確保檔案信息不被泄露。九、檔案收集工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.單位內(nèi)部審計(jì)部門定期對檔案收集工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集制度的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案移交及時(shí)性等。2.檔案管理部門對各部門的檔案收集工作進(jìn)行日常監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）考核評價(jià)1.建立檔案收集工作考核評價(jià)機(jī)制，將檔案收集工作納入各部門年度績效考核體系。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括檔案收集制度執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、檔案移交及時(shí)性