PAGE人事檔案法律制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司人事檔案的管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，為公司的人力資源管理提供有力支持，保障公司各項(xiàng)工作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)人事檔案管理的法律法規(guī)和政策要求，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.保密安全原則：加強(qiáng)人事檔案的保密措施，確保檔案信息不泄露，保障檔案的安全與完整。4.集中統(tǒng)一原則：公司人事檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由人力資源部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱等工作。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人履歷：包括員工的教育背景、工作經(jīng)歷等，按照時(shí)間順序詳細(xì)記錄。2.身份證明：如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.入職資料：入職申請(qǐng)表、勞動(dòng)合同、入職體檢報(bào)告等。（二）工作經(jīng)歷與業(yè)績(jī)1.工作經(jīng)歷記錄：詳細(xì)記錄員工在公司內(nèi)及公司外的工作經(jīng)歷，包括職位變動(dòng)、工作職責(zé)、工作成果等。2.績(jī)效考核資料：年度、季度績(jī)效考核結(jié)果，考核評(píng)語及改進(jìn)建議等。3.培訓(xùn)與發(fā)展記錄：參加公司內(nèi)外培訓(xùn)課程的記錄，培訓(xùn)證書，個(gè)人發(fā)展計(jì)劃等。（三）薪酬福利信息1.薪資調(diào)整記錄：每次薪資調(diào)整的原因、時(shí)間、調(diào)整幅度等。2.福利享受情況：如社保、公積金繳納記錄，帶薪年假、病假等休假記錄，其他福利領(lǐng)取記錄等。（四）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：公司內(nèi)部及外部獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)勵(lì)名稱、頒發(fā)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)原因等。2.處罰記錄：違反公司規(guī)章制度或法律法規(guī)受到的處罰，處罰類型、處罰時(shí)間、處罰依據(jù)等。（五）勞動(dòng)合同相關(guān)1.勞動(dòng)合同文本：?jiǎn)T工與公司簽訂的所有勞動(dòng)合同。2.合同變更、解除、終止記錄：記錄勞動(dòng)合同的變更、解除、終止情況及相關(guān)手續(xù)辦理資料。（六）其他重要信息1.職業(yè)資格證書：?jiǎn)T工取得的各類職業(yè)資格證書及相關(guān)培訓(xùn)記錄。2.獲獎(jiǎng)榮譽(yù)：除公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)外，在社會(huì)上獲得的其他榮譽(yù)稱號(hào)及相關(guān)證明材料。3.健康狀況：定期體檢報(bào)告、重大疾病診斷證明等與員工健康相關(guān)的資料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時(shí)：人力資源部門負(fù)責(zé)通知新員工按照要求提交個(gè)人基本信息及相關(guān)證明材料，在入職一個(gè)月內(nèi)完成檔案資料的收集工作。2.日常工作中：各部門應(yīng)及時(shí)將涉及員工工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況的資料報(bào)送至人力資源部門，確保檔案信息的及時(shí)更新。3.定期收集：人力資源部門定期對(duì)員工檔案進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)資料缺失或需要補(bǔ)充的，及時(shí)通知相關(guān)部門或員工進(jìn)行收集。（二）整理1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息類、工作經(jīng)歷類、薪酬福利類等，確保同一類別的資料集中存放。2.編號(hào)：為每份檔案建立唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)便于識(shí)別和查詢。編號(hào)規(guī)則可采用入職年份+部門代碼+員工序號(hào)的形式。3.排序：對(duì)每一類別的資料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序，確保檔案資料的邏輯性和連貫性。4.裝訂：將整理好的資料進(jìn)行裝訂，對(duì)于紙張較多的資料可采用活頁夾或檔案盒進(jìn)行裝訂，同時(shí)在每份資料上加蓋騎縫章，防止資料丟失或替換。四、人事檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.專用檔案室：公司設(shè)立專門的人事檔案檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.檔案柜：檔案室配備足夠數(shù)量的檔案柜，檔案柜應(yīng)分類存放不同類別的檔案，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別和范圍。（二）保管期限1.長(zhǎng)期保管：?jiǎn)T工的基本信息、工作經(jīng)歷、勞動(dòng)合同等重要檔案資料應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至員工離職后按照國家規(guī)定的期限進(jìn)行保存。2.定期銷毀：對(duì)于已過保管期限或不再具有保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行定期銷毀。銷毀前應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并保留銷毀記錄。（三）檔案維護(hù)1.定期檢查：人力資源部門定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行處理，確保檔案質(zhì)量。2.環(huán)境維護(hù)：保持檔案室的清潔衛(wèi)生，控制檔案室的溫度、濕度等環(huán)境條件，防止檔案因環(huán)境因素受損。3.數(shù)字化管理：逐步推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入系統(tǒng)，建立電子檔案庫，方便檔案的查閱和管理。同時(shí)，加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置權(quán)限訪問，防止電子檔案信息泄露。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工人事檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)定，不得隨意泄露檔案內(nèi)容。2.公司領(lǐng)導(dǎo)：公司領(lǐng)導(dǎo)因決策、管理等工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.其他部門：其他部門因工作需要查閱員工檔案的，應(yīng)向人力資源部門提出申請(qǐng)，說明查閱目的和范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人填寫人事檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表提交至相應(yīng)審批人進(jìn)行審批，審批通過后，查閱人持申請(qǐng)表到人力資源部門辦理查閱手續(xù)。3.查閱：人力資源部門工作人員陪同查閱人在檔案室進(jìn)行查閱，查閱人只能查閱申請(qǐng)表中注明的檔案內(nèi)容，不得擅自翻閱其他無關(guān)檔案。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案資料。4.登記：查閱完畢后，查閱人應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)查閱情況，人力資源部門工作人員對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（三）借閱權(quán)限1.嚴(yán)格限制：原則上不允許借閱人事檔案，確因特殊情況需要借閱的，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序。2.借閱審批：借閱人填寫人事檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核，公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。3.借閱要求：借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或損壞。借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，人力資源部門工作人員對(duì)歸還檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。六、人事檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：與接觸人事檔案的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.環(huán)境管理：檔案室設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案室內(nèi)配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案查閱、借閱等操作進(jìn)行全程監(jiān)控。3.信息管理：對(duì)電子檔案設(shè)置不同級(jí)別的訪問權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的傳播范圍。對(duì)涉及員工隱私的信息，如薪酬福利、健康狀況等，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向任何第三方透露。（二）安全防范1.防火防盜：檔案室配備防火、防盜設(shè)備，如滅火器、煙霧報(bào)警器、防盜門、防盜窗等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，如在檔案柜內(nèi)放置干燥劑、防蟲藥等，防止檔案因受潮、蟲害而損壞。3.數(shù)據(jù)備份：對(duì)于電子檔案，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的位置，防止因意外事件導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)出1.員工離職時(shí)：?jiǎn)T工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后，及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)出。2.轉(zhuǎn)遞程序：填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋騎縫章。通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在轉(zhuǎn)遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（二）轉(zhuǎn)入1.新員工入職時(shí)：新員工入職需將人事檔案轉(zhuǎn)入公司的，人力資源部門應(yīng)要求其提供原檔案所在單位開具的檔案轉(zhuǎn)遞通知單及密封檔案。2.審核接收：對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、真實(shí)性和有效性。審核無