PAGE公安檔案規(guī)章管理制度一、總則（一）目的公安檔案是公安機(jī)關(guān)在履行職責(zé)過程中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是公安機(jī)關(guān)工作的重要組成部分。為加強(qiáng)公安檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公安工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公安工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于各級公安機(jī)關(guān)及其所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則公安檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、方便利用的原則。堅(jiān)持依法治檔，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置各級公安機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。檔案管理部門應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不得隨意撤并。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本單位在工作中形成的各類檔案。3.指導(dǎo)、監(jiān)督本單位各部門的檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.參與本單位重大活動和重要項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔工作。5.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全與完整。6.積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、上架、保管等日常工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，做好檔案借閱登記和歸還工作，保證檔案的安全。4.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公安工作提供服務(wù)。5.參與檔案信息化建設(shè)，錄入、維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映公安機(jī)關(guān)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的文件、材料，包括案件偵查、治安管理、交通管理、出入境管理、消防管理等方面的文件。2.本單位在行政管理活動中形成的文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.干部人事檔案，包括干部任免、考核、獎懲、工資、培訓(xùn)等方面的材料。4.財(cái)務(wù)檔案，包括會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.基建檔案，包括工程項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.設(shè)備檔案，包括設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、使用、維修等方面的文件。7.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等反映公安工作活動的資料。8.電子檔案，包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料齊全、完整。2.對于重要活動、重大案件等形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，實(shí)行跟蹤管理。3.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理。3.文書檔案采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）分類法進(jìn)行整理；其他門類檔案按照相應(yīng)的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。4.歸檔文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁、編號、編目等工作，確保歸檔文件整齊、規(guī)范。四、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等條件。庫房應(yīng)安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等。（二）檔案裝具檔案應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。（三）檔案保管要求1.對不同門類、不同載體的檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰。2.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)溫濕度，確保檔案保管環(huán)境適宜。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)，從公安工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。檔案的保管期限分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字。3.銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公安檔案主要為公安機(jī)關(guān)內(nèi)部各項(xiàng)工作服務(wù)，同時(shí)依法為司法機(jī)關(guān)、有關(guān)單位和個(gè)人提供利用。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件或允許借閱檔案原件，并辦理借閱手續(xù)。3.出具證明：根據(jù)利用者要求，為其出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.公安機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱、借閱的目的和內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。4.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立涵蓋公安各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，形成電子檔案。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公安檔案管理的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)機(jī)制，采取加密、訪問控制等安全措施，保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.及時(shí)更新檔案信息數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。3.加強(qiáng)對檔案信息化設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備安全可靠。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)各級公安機(jī)關(guān)應(yīng)建立檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案管理部門負(fù)責(zé)日常的自查自糾工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案管理工作的組織實(shí)施情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案安全管理情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分單位或檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的突出問題或重要事項(xiàng)進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（四）檢查結(jié)果處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，責(zé)令相關(guān)單位限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對