PAGE小區(qū)物業(yè)檔案查詢制度一、總則（一）目的為規(guī)范小區(qū)物業(yè)檔案的查詢管理，保障業(yè)主及相關(guān)人員合法權(quán)益，維護小區(qū)物業(yè)管理工作的正常秩序，提高物業(yè)服務(wù)質(zhì)量和效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本小區(qū)物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)檔案的查詢活動，包括但不限于業(yè)主、業(yè)主委員會、物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部工作人員以及其他依法有權(quán)查詢的單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及物業(yè)管理相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案查詢活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在保障檔案查詢需求的同時，確保物業(yè)檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。對涉及業(yè)主個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息嚴格保密。3.便捷高效原則：優(yōu)化查詢流程，提高查詢效率，為查詢?nèi)藛T提供便捷的服務(wù)，及時滿足合理的查詢需求。4.真實準確原則：檔案信息應(yīng)真實、準確、完整，查詢過程中應(yīng)確保所提供信息與檔案原件一致。二、物業(yè)檔案的分類與內(nèi)容（一）業(yè)主檔案1.基本信息：包括業(yè)主姓名、性別、身份證號碼、聯(lián)系電話、房屋地址、建筑面積、戶型等。2.購房合同：記錄業(yè)主購買房屋的相關(guān)合同條款、價格、付款方式等信息。3.入住資料：如入住登記表、裝修申請表、驗收記錄等。4.維修基金及費用繳納記錄：詳細記載業(yè)主維修基金的繳存情況以及各項物業(yè)服務(wù)費用的繳納記錄。（二）房屋檔案1.房屋基本信息：涵蓋房屋的建筑結(jié)構(gòu)、層數(shù)、面積、用途等詳細信息。2.房屋維修記錄：包括房屋歷次維修的時間、部位、維修內(nèi)容、維修費用等記錄。3.房屋改造記錄：如有房屋改造情況，記錄改造的時間、范圍、審批文件等。（三）物業(yè)服務(wù)檔案1.工作計劃與總結(jié)：物業(yè)服務(wù)企業(yè)制定的年度、月度工作計劃以及相應(yīng)的工作總結(jié)。2.服務(wù)記錄：包括日常巡查記錄、客戶投訴處理記錄、維修服務(wù)記錄、保潔服務(wù)記錄、綠化養(yǎng)護記錄、安全保衛(wèi)記錄等。3.應(yīng)急預(yù)案：如火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案、地震應(yīng)急預(yù)案、突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案等，以及演練記錄。4.合同協(xié)議：物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的各類服務(wù)合同、租賃合同等。（四）設(shè)施設(shè)備檔案1.設(shè)備清單：小區(qū)內(nèi)各類設(shè)施設(shè)備的詳細清單，包括名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、購置時間等。2.設(shè)備運行記錄：記錄設(shè)施設(shè)備的運行狀態(tài)、維護保養(yǎng)情況、故障維修記錄等。3.設(shè)備維修保養(yǎng)計劃：針對不同設(shè)備制定的定期維修保養(yǎng)計劃及執(zhí)行情況記錄。（五）其他檔案1.小區(qū)規(guī)劃資料：如小區(qū)規(guī)劃圖紙、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等相關(guān)資料。2.公共區(qū)域資料：包括小區(qū)公共區(qū)域的產(chǎn)權(quán)證明、使用情況記錄等。3.各類通知與公告：小區(qū)內(nèi)發(fā)布的各類通知、公告等文件資料。三、查詢流程（一）業(yè)主查詢1.業(yè)主本人查詢業(yè)主需攜帶本人有效身份證件前往物業(yè)服務(wù)中心提出查詢申請。物業(yè)服務(wù)中心工作人員核實業(yè)主身份后，根據(jù)業(yè)主需求提供相應(yīng)的檔案信息查詢服務(wù)。如業(yè)主需要復(fù)印相關(guān)檔案資料，工作人員應(yīng)按照規(guī)定進行復(fù)印，并收取適當(dāng)?shù)膹?fù)印成本費用。2.委托他人查詢業(yè)主若不能親自查詢，可出具授權(quán)委托書，委托他人代為查詢。授權(quán)委托書應(yīng)明確委托人、受托人姓名、身份證號碼、委托事項、委托期限等內(nèi)容，并由業(yè)主本人簽字確認。受托人需攜帶業(yè)主有效身份證件原件、授權(quán)委托書及本人有效身份證件前往物業(yè)服務(wù)中心辦理查詢手續(xù)。工作人員核實身份及委托手續(xù)無誤后，為受托人提供檔案查詢服務(wù)。（二）業(yè)主委員會查詢1.業(yè)主委員會代表需攜帶業(yè)主委員會證明文件、本人有效身份證件前往物業(yè)服務(wù)中心提出查詢申請。2.物業(yè)服務(wù)中心工作人員審核相關(guān)證明文件及身份信息后，根據(jù)業(yè)主委員會的查詢需求，提供物業(yè)檔案中涉及小區(qū)公共事務(wù)管理、費用收支等相關(guān)檔案資料的查詢服務(wù)。對于涉及業(yè)主個人隱私等不宜公開的信息，應(yīng)按照規(guī)定進行保密處理，不得提供查詢。（三）物業(yè)服務(wù)企業(yè)內(nèi)部工作人員查詢1.因工作需要查詢物業(yè)檔案的內(nèi)部工作人員，應(yīng)填寫《物業(yè)檔案查詢申請表》，注明查詢目的、查詢內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準。2.申請表提交至物業(yè)服務(wù)中心檔案管理部門，檔案管理人員審核申請內(nèi)容及審批手續(xù)后，為查詢?nèi)藛T提供相應(yīng)的檔案查詢服務(wù)。查詢?nèi)藛T應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或借閱檔案，應(yīng)按照檔案借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。（四）其他單位或個人查詢1.其他依法有權(quán)查詢的單位或個人（如政府相關(guān)部門、司法機關(guān)等）前來查詢物業(yè)檔案時，應(yīng)出具相關(guān)單位的介紹信、工作證或查詢通知書等有效證明文件。2.物業(yè)服務(wù)中心檔案管理部門在核實證明文件真實性及查詢合法性后，按照相關(guān)法律法規(guī)及本制度規(guī)定，為查詢單位或個人提供必要的檔案信息。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案信息，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行處理，不得隨意提供。四、查詢方式（一）現(xiàn)場查詢1.查詢?nèi)藛T可前往物業(yè)服務(wù)中心檔案管理室，在檔案管理人員的協(xié)助下進行現(xiàn)場查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境，確保查詢?nèi)藛T能夠方便、快捷地獲取所需信息。2.現(xiàn)場查詢時，查詢?nèi)藛T應(yīng)遵守檔案管理室的相關(guān)規(guī)定，保持安靜、整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）電子查詢1.對于部分已實現(xiàn)電子化管理的物業(yè)檔案，物業(yè)服務(wù)企業(yè)可根據(jù)實際情況，在確保信息安全的前提下，為查詢?nèi)藛T提供電子檔案查詢服務(wù)。查詢?nèi)藛T可通過物業(yè)服務(wù)企業(yè)指定的電子查詢系統(tǒng)，按照授權(quán)范圍查詢相關(guān)檔案信息。2.電子查詢系統(tǒng)應(yīng)具備完善的身份認證、權(quán)限管理及日志記錄功能，確保查詢操作的合法性、準確性和可追溯性。查詢?nèi)藛T應(yīng)對查詢賬號及密碼妥善保管，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號異?；蛐畔⑿孤肚闆r，應(yīng)及時通知物業(yè)服務(wù)中心檔案管理部門。五、檔案信息的保密與安全（一）保密措施1.物業(yè)服務(wù)中心檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，對涉及業(yè)主個人隱私、商業(yè)秘密、小區(qū)規(guī)劃及設(shè)施設(shè)備運行等敏感信息嚴格保密。2.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，具備保密意識和技能，熟悉檔案保密規(guī)定。在檔案查詢過程中，對于不宜公開的檔案信息，不得向無關(guān)人員透露。3.對檔案查閱場所進行必要的安全防護，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入檔案管理區(qū)域。對電子檔案存儲設(shè)備應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強對物業(yè)檔案實體的安全管理，檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。定期對檔案進行檢查、盤點和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。2.對于電子檔案，應(yīng)定期進行備份，并分別存儲在不同的物理位置。同時，做好電子檔案系統(tǒng)的維護和更新工作，防止因系統(tǒng)故障、病毒感染等原因?qū)е聶n案信息丟失或損壞。3.在檔案查詢過程中，嚴格控制檔案的使用范圍和期限。查詢?nèi)藛T如需復(fù)印或借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案完整無損。六、檔案查詢的收費標準（一）收費原則物業(yè)檔案查詢收費應(yīng)遵循合理、公開、透明的原則，收費標準應(yīng)符合國家法律法規(guī)及物價部門的相關(guān)規(guī)定。收費項目及標準應(yīng)向業(yè)主及相關(guān)人員進行公示，確保查詢?nèi)藛T清楚了解收費情況。（二）收費項目及標準1.復(fù)印費：按照復(fù)印紙張的數(shù)量及規(guī)格，收取適當(dāng)?shù)膹?fù)印成本費用。具體收費標準為：A4紙單面復(fù)印每張[X]元，雙面復(fù)印每張[X]元；A3紙單面復(fù)印每張[X]元，雙面復(fù)印每張[X]元。2.檔案借閱費：根據(jù)檔案借閱期限及檔案類型，收取一定的借閱費用。短期借閱（不超過[X]天），每份檔案收取借閱費[X]元；長期借閱（超過[X]天），按照每天每份檔案[X]元的標準收取借閱費。（三）收費管理1.物業(yè)服務(wù)中心應(yīng)設(shè)立專門的收費賬戶，對檔案查詢收費進行統(tǒng)一管理。收費人員應(yīng)嚴格按照收費標準進行收費，并開具合法有效的票據(jù)。2.定期對檔案查詢收費情況進行統(tǒng)計和公示，接受業(yè)主及相關(guān)部門的監(jiān)督。對于收費過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改和處理，確保收費工作規(guī)范、公正。七、檔案查詢的監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)建立檔案查詢監(jiān)督機制，定期對檔案查詢工作進行檢查和評估。檔案管理部門應(yīng)定期向企業(yè)管理層匯報檔案查詢工作情況，包括查詢數(shù)量、查詢內(nèi)容、收費情況、信息安全等方面的內(nèi)容。2.加強對檔案管理人員的監(jiān)督管理，對違反檔案查詢制度、泄露檔案信息或存在其他違規(guī)行為的人員，應(yīng)按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相應(yīng)責(zé)任。（二）外部監(jiān)督及考核1.接受業(yè)主委員會及業(yè)主的監(jiān)督，定期向業(yè)主公開檔案查詢制度的執(zhí)行情況、查詢結(jié)果及收費情況等信息，聽取業(yè)