PAGE高校檔案管理銷毀制度一、總則（一）目的為加強高校檔案管理，確保檔案信息的真實性、完整性和安全性，規(guī)范檔案銷毀工作，防止重要檔案資料的不當流失，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各學院、部門及附屬單位在檔案管理過程中涉及的檔案銷毀工作。（三）基本原則1.合法性原則：檔案銷毀工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.真實性原則：所銷毀的檔案應(yīng)真實反映學校各項工作活動，不得擅自篡改或偽造銷毀檔案內(nèi)容。3.保密性原則：在檔案銷毀過程中，要嚴格保護檔案信息的保密性，防止信息泄露。4.審慎性原則：對擬銷毀檔案進行全面審查和鑒定，確保銷毀檔案確無保存價值。二、檔案鑒定（一）鑒定組織學校成立檔案鑒定工作領(lǐng)導小組，由分管檔案工作的校領(lǐng)導擔任組長，成員包括檔案館館長、各學院及相關(guān)部門負責人等。領(lǐng)導小組負責對檔案銷毀工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。（二）鑒定標準1.依據(jù)國家法律法規(guī)和學校相關(guān)規(guī)定：對于涉及國家機密、重要歷史資料、法律糾紛等檔案，應(yīng)按照國家保密法、檔案法等相關(guān)法律法規(guī)要求確定保管期限。2.考慮檔案的現(xiàn)實利用價值：根據(jù)學校教學、科研、管理等工作實際需求，判斷檔案是否仍具有查考、憑證等利用價值。對于近期仍需頻繁查閱的檔案，應(yīng)適當延長保管期限。3.結(jié)合檔案的歷史價值：對于反映學校重大歷史事件、重要發(fā)展階段的檔案，應(yīng)從歷史研究和文化傳承角度評估其價值，確定是否需要永久保存或長期保存。（三）鑒定流程1.定期鑒定：每年定期開展檔案鑒定工作。由檔案館負責組織，各學院及部門檔案管理人員對本單位保管期滿的檔案進行初步整理和篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.集中審核：檔案館將各單位提交的擬銷毀檔案清單匯總后，提交檔案鑒定工作領(lǐng)導小組進行集中審核。領(lǐng)導小組成員根據(jù)鑒定標準，對每一份檔案進行詳細審查，提出審核意見。3.形成鑒定報告：檔案鑒定工作領(lǐng)導小組根據(jù)審核情況，形成檔案鑒定報告，明確同意銷毀、繼續(xù)保存或需進一步審查的檔案清單及理由。三、銷毀審批（一）審批流程1.申請：經(jīng)檔案鑒定工作領(lǐng)導小組審核同意銷毀的檔案，由檔案館填寫《高校檔案銷毀申請表》，詳細注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息，并附上檔案鑒定報告。2.初審：申請表提交至學校辦公室，由辦公室對申請內(nèi)容進行初審，重點審核申請程序是否合規(guī)、銷毀檔案是否經(jīng)過鑒定等。3.終審：初審通過后，申請表提交至分管檔案工作的校領(lǐng)導進行終審。校領(lǐng)導根據(jù)學校檔案管理總體情況和審批權(quán)限，簽署審批意見。對于涉及重要檔案或較大數(shù)量檔案銷毀的申請，需經(jīng)校長辦公會審議通過。（二）審批權(quán)限1.一般檔案銷毀：保管期限已滿且經(jīng)鑒定確無保存價值的一般性檔案，由分管檔案工作的校領(lǐng)導審批。2.重要檔案銷毀：涉及學校重要歷史事件、關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、重大科研成果等重要檔案的銷毀，需經(jīng)校長辦公會審議通過后，由校長審批。四、銷毀實施（一）銷毀方式1.物理銷毀：對于紙質(zhì)檔案，采用焚燒、粉碎等方式進行物理銷毀。確保檔案紙張完全損壞，無法恢復原有信息。2.數(shù)據(jù)清除：對于電子檔案，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件對存儲介質(zhì)進行擦除處理，確保數(shù)據(jù)無法被恢復。同時，對存儲介質(zhì)進行格式化或銷毀，防止數(shù)據(jù)泄露。（二）銷毀場所檔案銷毀工作應(yīng)在符合安全保密要求的專門場所進行。場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保銷毀過程安全可靠。（三）銷毀人員檔案銷毀工作由學校檔案館組織實施，安排專人負責。銷毀人員應(yīng)經(jīng)過嚴格的背景審查和培訓，熟悉檔案銷毀流程和安全保密規(guī)定，確保銷毀工作準確、規(guī)范、安全。（四）銷毀記錄1.建立銷毀臺賬：在檔案銷毀過程中，要詳細記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員等信息，形成銷毀臺賬。2.留存影像資料：對檔案銷毀現(xiàn)場進行拍照或錄像，留存影像資料，作為檔案銷毀工作的佐證材料。影像資料應(yīng)妥善保存，保存期限與檔案保管期限一致。五、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館自查：檔案館定期對檔案銷毀工作進行自查，檢查銷毀流程是否合規(guī)、銷毀記錄是否完整、銷毀場所是否安全等。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級主管部門報告。2.學校審計部門監(jiān)督：學校審計部門定期對檔案銷毀工作進行審計監(jiān)督，檢查銷毀工作是否符合學校財務(wù)制度和檔案管理規(guī)定，防止出現(xiàn)違規(guī)操作和浪費現(xiàn)象。（二）外部監(jiān)督接受上級檔案行政管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合其對學校檔案銷毀工作進行指導和監(jiān)督，及時整改存在的問題，確保檔案銷毀工作合法合規(guī)。六、責任追究（一）責任界定1.因工作失誤導致檔案銷毀不當：對于在檔案鑒定、審批、銷毀過程中，因工作人員疏忽、失職等原因，導致不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀或重要檔案信息泄露的，追究相關(guān)人員責任。2.違反法律法規(guī)和制度規(guī)定：對于違反國家法律法規(guī)和學校檔案管理銷毀制度，擅自銷毀檔案或故意隱瞞檔案銷毀情況的，依法依規(guī)追究相關(guān)人員責任。（二）責任追究方式1.批評教育：對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予相關(guān)人員批評教育，責令其作出書面檢討，并限期整改。2.紀律處分：對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，按照學校人事管理規(guī)定，給予相關(guān)人員警告、記過、記大過、降級、撤職等紀律處分。3.法律責任：對于構(gòu)成違法犯罪的行為，依法移交司法機關(guān)追究刑事