PAGE政府采購檔案查詢制度一、總則（一）目的為規(guī)范政府采購檔案的查詢管理，確保檔案信息的安全與合理利用，保障政府采購活動(dòng)的合法、公正、透明，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與政府采購活動(dòng)的采購人、采購代理機(jī)構(gòu)以及其他相關(guān)部門和人員對(duì)政府采購檔案的查詢行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查詢必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保查詢過程合法合規(guī)。2.安全保密原則：在查詢過程中，要采取有效措施保護(hù)檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.合理利用原則：在確保檔案安全的前提下，為合法需求提供便捷的查詢服務(wù)，促進(jìn)政府采購檔案的合理利用。二、檔案內(nèi)容與分類（一）采購項(xiàng)目檔案內(nèi)容1.采購預(yù)算與計(jì)劃：包括采購項(xiàng)目的預(yù)算編制、采購計(jì)劃申報(bào)及審批文件。2.采購文件：采購公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。3.采購合同：采購人與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂的采購合同文本。4.驗(yàn)收文件：驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收記錄等證明采購項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收情況的文件。5.質(zhì)疑與投訴處理文件：供應(yīng)商提出的質(zhì)疑函、采購人或采購代理機(jī)構(gòu)的答復(fù)文件，以及財(cái)政部門對(duì)投訴的處理決定等。6.其他相關(guān)文件：與采購項(xiàng)目有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、往來函件、補(bǔ)充協(xié)議等。（二）檔案分類1.按采購方式分類：分為公開招標(biāo)采購檔案、邀請(qǐng)招標(biāo)采購檔案、競爭性談判采購檔案、競爭性磋商采購檔案、單一來源采購檔案等。2.按采購項(xiàng)目性質(zhì)分類：如貨物采購檔案、工程采購檔案、服務(wù)采購檔案。3.按時(shí)間順序分類：按照采購項(xiàng)目的實(shí)施時(shí)間先后進(jìn)行排列歸檔。三、查詢申請(qǐng)與受理（一）查詢申請(qǐng)人資格1.采購人、采購代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員因工作需要查詢政府采購檔案的，應(yīng)具備相應(yīng)的工作職責(zé)和權(quán)限。2.供應(yīng)商需查詢與其參與采購項(xiàng)目相關(guān)檔案的，應(yīng)提供合法有效的證明材料，如營業(yè)執(zhí)照副本、授權(quán)委托書等。3.其他依法有權(quán)查詢的單位或個(gè)人，應(yīng)按照規(guī)定提交相關(guān)證明文件。（二）查詢申請(qǐng)方式1.查詢申請(qǐng)人應(yīng)填寫《政府采購檔案查詢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查詢目的、查詢內(nèi)容、查詢期限等信息。2.申請(qǐng)表可通過現(xiàn)場提交、郵寄或電子郵件等方式送達(dá)檔案管理部門。（三）受理流程1.檔案管理部門收到查詢申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括申請(qǐng)人資格、申請(qǐng)材料完整性、查詢目的合理性等。3.如申請(qǐng)符合要求，予以受理；如申請(qǐng)不符合要求，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或更正材料。四、查詢審批與權(quán)限（一）審批流程1.對(duì)于內(nèi)部工作人員的查詢申請(qǐng)，由所在部門負(fù)責(zé)人審批，報(bào)檔案管理部門備案。2.供應(yīng)商及其他外部單位或個(gè)人的查詢申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.涉及重要檔案或敏感信息的查詢申請(qǐng)，需經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查詢權(quán)限1.采購人、采購代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部工作人員可根據(jù)工作需要，查詢與其工作職責(zé)相關(guān)的政府采購檔案。2.供應(yīng)商可查詢其參與采購項(xiàng)目的采購文件、中標(biāo)通知書、采購合同等相關(guān)檔案。3.其他依法有權(quán)查詢的單位或個(gè)人，按照規(guī)定的權(quán)限查詢相關(guān)檔案。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自擴(kuò)大查詢范圍或獲取超出權(quán)限的檔案信息。五、查詢方式與場所（一）查詢方式1.現(xiàn)場查詢：申請(qǐng)人可到檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的協(xié)助下進(jìn)行查詢。2.復(fù)制查詢：對(duì)于允許復(fù)制的檔案內(nèi)容，申請(qǐng)人可按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制應(yīng)使用檔案管理部門提供的設(shè)備和介質(zhì)，并確保復(fù)制內(nèi)容清晰、完整。3.電子查詢：對(duì)于已實(shí)現(xiàn)電子化管理的政府采購檔案，可通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供電子查詢服務(wù)，但應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施。（二）查詢場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查詢場所，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為查詢申請(qǐng)人提供便利、安全的查詢環(huán)境。查詢場所應(yīng)保持整潔、安靜，便于檔案的查閱和管理。六、檔案利用與保密要求（一）檔案利用1.查詢申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的查詢范圍內(nèi)使用檔案信息，不得擅自將檔案內(nèi)容用于其他目的。2.如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性。（二）保密要求1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查詢過程中涉及的檔案信息嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.查詢申請(qǐng)人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得將獲取的檔案信息泄露給他人。3.對(duì)于涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，應(yīng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)的要求進(jìn)行管理和保護(hù)。七、檔案歸還與銷毀（一）檔案歸還1.查詢結(jié)束后，查詢申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將所查閱的檔案歸還檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)責(zé)任。（二）檔案銷毀1.對(duì)于已過保管期限或不再需要保存的政府采購檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《政府采購檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、單位主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后存檔。4.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并確保銷毀過程可追溯。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)政府采購檔案查詢制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，并將整改情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。（二）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供有關(guān)政府采購檔案查詢的資料和信息。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋相關(guān)部門。九、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查詢政府采購檔案的。2.擴(kuò)大查詢范圍、獲取超出權(quán)限檔案信息的。3.泄露檔案信息、造成信息安全事故的。4.未按規(guī)定歸還檔案或造成檔案損壞、丟失的。5.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究措施1.對(duì)于內(nèi)部工作人員的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、記過、撤職等處分。2.對(duì)于供應(yīng)商及其他外部單位或個(gè)人的違規(guī)行為，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任