PAGE公務(wù)員檔案查借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公務(wù)員檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體公務(wù)員以及因工作需要查閱、借閱公務(wù)員檔案的其他單位或個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，確保檔案信息的安全與保密。2.堅(jiān)持按需查閱、借閱的原則，嚴(yán)格控制查借閱范圍和數(shù)量。3.查借閱檔案必須履行必要的審批手續(xù)，確保檔案的正常流轉(zhuǎn)和使用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本單位設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公務(wù)員檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等日常工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整與規(guī)范。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理檔案的查借閱手續(xù)，對(duì)查借閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。5.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案查借閱規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.本單位公務(wù)員因工作需要查閱本人檔案的，須填寫《公務(wù)員檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位因工作需要查閱本單位公務(wù)員檔案的，須持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案必須在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員必須遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。4.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，嚴(yán)禁擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。5.查閱人員如需摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定的摘錄范圍內(nèi)進(jìn)行摘錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。（二）借閱規(guī)定1.本單位公務(wù)員因特殊原因需要借閱本人檔案的，須填寫《公務(wù)員檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.外單位因工作需要借閱本單位公務(wù)員檔案的，須持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和時(shí)間，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案必須嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)間歸還，如需延期歸還，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，特殊情況經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。4.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)查明原因，并向借閱人員提出處理意見。四、審批流程（一）查閱審批流程1.本單位公務(wù)員查閱本人檔案：查閱人員填寫《公務(wù)員檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、內(nèi)容和時(shí)間。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。查閱人員持簽字后的申請(qǐng)表到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱本單位公務(wù)員檔案：查閱單位持單位介紹信，注明查閱目的、范圍和時(shí)間，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》。將申請(qǐng)表提交本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，安排查閱事宜。（二）借閱審批流程1.本單位公務(wù)員借閱本人檔案：借閱人員填寫《公務(wù)員檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱目的、時(shí)間和歸還日期。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理借閱手續(xù)。2.外單位借閱本單位公務(wù)員檔案：借閱單位持單位介紹信，注明借閱目的、范圍和時(shí)間，并填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》。將申請(qǐng)表提交本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，將申請(qǐng)表交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。在檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，辦理借閱手續(xù)。五、登記與記錄（一）查借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查借閱登記制度，對(duì)每一次查借閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查借閱日期、查借閱單位或個(gè)人、查借閱目的、查借閱范圍、檔案名稱及數(shù)量、審批人、承辦人等信息。（二）記錄保存查借閱登記記錄應(yīng)妥善保存，保存期限為[X]年。記錄可采用紙質(zhì)或電子形式保存，以便于查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全管理，配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。3.嚴(yán)格控制檔案管理部門的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱、借閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱、借閱人員不得將檔案內(nèi)容用于非工作目的。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制查閱、借閱范圍。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督本單位紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)檔案查借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議認(rèn)真落實(shí)，不斷完善檔案查借閱制度。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案的。2.查閱、借閱檔案時(shí)違反查閱、借閱規(guī)定，如擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)、在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。3.轉(zhuǎn)借、擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容的。4.未按規(guī)定時(shí)間歸還借閱檔案，或未辦理續(xù)借手續(xù)的。5.因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失的。（二）處理措施1.對(duì)于違反檔案查借閱制度的單位或個(gè)人，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)予以制止，并責(zé)令其改正。2.情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，并要求其作出書面檢討。