PAGE檔案管理制度概念一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過(guò)程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案的收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、編目，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案的保管建立檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案的安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.檔案的鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。5.檔案的統(tǒng)計(jì)與分析對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期進(jìn)行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案的利用服務(wù)負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定的程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案信息支持。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和水平。三）檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財(cái)務(wù)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，建立項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.聲像檔案記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)等的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案以電子形式存儲(chǔ)的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案資料。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)各類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。編號(hào)方法如下：1.行政檔案編號(hào)采用“行政檔案類別代碼+年度+流水號(hào)”的形式。例如，“XZ2023001”，其中“XZ”為行政檔案類別代碼，“2023”為年度，“001”為流水號(hào)。2.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)根據(jù)業(yè)務(wù)檔案的具體分類，采用相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。如市場(chǎng)營(yíng)銷檔案編號(hào)為“SC年度流水號(hào)”，生產(chǎn)管理檔案編號(hào)為“SCGL年度流水號(hào)”等。3.項(xiàng)目檔案編號(hào)按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行編號(hào)，格式為“項(xiàng)目名稱簡(jiǎn)稱年度流水號(hào)”。例如，“XX項(xiàng)目2023001”。4.聲像檔案編號(hào)采用“聲像檔案類別代碼+年度+順序號(hào)”的方式。如照片檔案編號(hào)為“ZP2023001”，錄音檔案編號(hào)為“LY2023001”，錄像檔案編號(hào)為“LX2023001”等。5.電子檔案編號(hào)與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，在電子檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍明確各部門應(yīng)收集的檔案種類和內(nèi)容，確保全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的有保存價(jià)值的文件材料。2.收集時(shí)間各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案移交檔案管理部門，對(duì)于重要緊急的檔案應(yīng)隨時(shí)移交。3.收集要求檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、損毀。收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、手續(xù)完備。（二）檔案整理1.分類整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.裝訂編目對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物等。按照檔案編號(hào)順序編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。3.數(shù)字化處理對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并與紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房建設(shè)檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)備等。2.庫(kù)房布局合理規(guī)劃庫(kù)房布局，設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分區(qū)存放，便于檔案的查找和管理。（二）保管要求1.檔案存放檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放。對(duì)于珍貴、易損的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施。2.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序檔案鑒定小組定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，逐件審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值。對(duì)確定有保存價(jià)值的檔案繼續(xù)保管，對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單。（四）銷毀程序檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保檔案信息徹底銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并存檔備查。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案收進(jìn)情況記錄檔案的接收時(shí)間、來(lái)源、數(shù)量等信息。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)檔案整理的數(shù)量、分類情況、編目情況等。3.檔案保管情況包括檔案庫(kù)存數(shù)量、保管期限分布、庫(kù)房溫濕度記錄等。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)檔案查閱、借閱的次數(shù)、人員、時(shí)間等信息。（二）統(tǒng)計(jì)方法與周期采用手工記錄和電子表格相結(jié)合的方式進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)。每月對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，每季度進(jìn)行一次綜合分析，每年形成檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。（三）統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括檔案管理工作的基本情況、存在問(wèn)題及改進(jìn)建議等內(nèi)容，為公司/組織檔案管理決策提供參考依據(jù)。八、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。（二）利用程序1.查閱申請(qǐng)查閱檔案的部門或員工應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等內(nèi)容。2.審批檔案查閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用規(guī)定進(jìn)行審批。3.查閱服務(wù)經(jīng)審批同意后，檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。查閱過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損毀、標(biāo)記等。4.借閱申請(qǐng)如需借閱檔案，查閱人員應(yīng)在查閱申請(qǐng)表中注明借閱期限、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并按照借閱審批程序進(jìn)行審批。5.借閱手續(xù)借閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)與檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案查閱、借閱記