PAGE檔案制度優(yōu)化建設(shè)措施一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案制度優(yōu)化建設(shè)措施。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，嚴(yán)禁虛假信息進入檔案。3.完整性原則：全面收集公司在經(jīng)營管理、生產(chǎn)活動等過程中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期開展檔案工作檢查和考核。4.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向綜合管理部門移交檔案。3.配合綜合管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，人事檔案，印章管理檔案等。2.經(jīng)營管理類：涵蓋市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財務(wù)報表、審計報告等。3.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、工藝文件、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制、設(shè)備管理等檔案。4.基本建設(shè)類：包含工程項目立項、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件資料。5.黨群工作類：如黨組織建設(shè)、黨員管理、工會工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的檔案。（二）編號規(guī)則檔案編號采用“全宗號目錄號案卷號件號”的結(jié)構(gòu)。1.全宗號：暫定為公司代碼，用于標(biāo)識公司檔案全宗類別。2.目錄號：根據(jù)檔案分類設(shè)置，如行政管理類為1，經(jīng)營管理類為2等。3.案卷號：按檔案整理的順序依次編號，一個案卷一個編號。4.件號：在一個案卷內(nèi)，對每份文件進行編號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項工作活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部的會議記錄、紀(jì)要、工作報告、總結(jié)等。5.員工個人在工作中形成的重要文件、成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，及時收集本部門產(chǎn)生的檔案材料。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并進行有效的備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案材料進行分類。2.立卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法組成案卷，每個案卷應(yīng)具有相對獨立性和完整性。3.編目：對每個案卷進行編號、編制目錄，目錄應(yīng)包括案卷號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊牢固，便于保管和查閱。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對檔案進行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分保管期限。（二）保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）鑒定程序1.綜合管理部門定期組織檔案鑒定工作小組，對到期檔案進行鑒定。2.鑒定工作小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，結(jié)合公司實際情況，提出鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀，并在檔案目錄中注明銷毀情況。六、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列。（二）保管要求1.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對破損檔案進行修復(fù)、對褪色字跡進行復(fù)制等。2.對電子檔案，應(yīng)建立備份制度，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)進行備份，并分別存放于不同地點。同時，定期對電子檔案進行檢測和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進行整理和保管，確保其原始性和真實性。七、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案；外部單位因合法合規(guī)的事由，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部利用員工填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、目的、期限等內(nèi)容。申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交綜合管理部門審批。綜合管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記記錄。2.外部利用外部單位提交檔案查閱申請函，說明查閱的檔案內(nèi)容、用途、查閱人員等情況。申請函經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合管理部門按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。（三）利用限制1.涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，嚴(yán)禁對外提供或泄露。2.檔案查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。八、檔案的信息化管理（一）信息化規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.將掃描后的電子檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，建立準(zhǔn)確、完整的檔案數(shù)據(jù)庫。3.定期對檔案數(shù)據(jù)庫進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理人員進行日常操作。2.提供靈活的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、日期、保管期限等進行檢索，提高檔案查詢效率。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限級別，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。九、檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理的責(zé)任人和工作流程。2.加強對檔案庫房、設(shè)備、設(shè)施的安全管理，定期進行檢查和維護，確保其正常運行。（二）安全防范措施1.安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部門定期對各部門的檔案工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價建立檔案工作考核評價機制，將檔案工作納入公司績效考核體系。對檔案