PAGE人事檔案借閱制度范本一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的借閱行為，確保人事檔案的安全與完整，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：借閱人事檔案必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保借閱目的正當(dāng)、合理。2.安全保密原則：借閱過程中要確保人事檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。3.限期歸還原則：借閱人事檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得逾期。二、人事檔案的定義與范圍（一）定義人事檔案是公司在招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲等人力資源管理活動中形成的，記錄員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等內(nèi)容的文件材料。（二）范圍1.員工履歷材料，包括個人簡歷、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書等。2.員工考核材料，如績效考核表、年度考核評語等。3.員工培訓(xùn)材料，培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書等。4.員工獎懲材料，獎勵決定、處分決定等。5.員工工資待遇、任免、調(diào)動、晉升、辭職、退休等材料。6.其他與員工個人相關(guān)的重要材料。三、借閱流程（一）借閱申請1.借閱人需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱目的、借閱檔案內(nèi)容、預(yù)計借閱期限等信息。2.申請表需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，明確借閱行為的必要性和合規(guī)性。（二）審批1.人力資源部門收到借閱申請表后，對申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、借閱人所在部門負(fù)責(zé)人意見是否明確等。2.對于涉及重要崗位、敏感信息或可能對公司產(chǎn)生重大影響的檔案借閱申請，需經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人或公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意后，人力資源部門檔案管理人員對借閱情況進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、所在部門、借閱檔案名稱及編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期等。2.檔案管理人員向借閱人發(fā)放《人事檔案借閱憑證》，借閱人憑此憑證借閱檔案。（四）檔案借閱1.借閱人憑《人事檔案借閱憑證》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)登記信息提供相應(yīng)檔案。2.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱時需保持檔案整潔，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前將檔案歸還檔案管理部門。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)，經(jīng)審批后方可延期。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容是否完整，有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人核實并記錄。3.檔案歸還后，檔案管理人員在《人事檔案借閱登記冊》上注明歸還日期，并注銷《人事檔案借閱憑證》。四、借閱權(quán)限與期限（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可借閱本部門員工的人事檔案。2.人力資源部門因工作需要，可查閱和借閱公司全體員工的人事檔案。3.公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要，可查閱相關(guān)員工的人事檔案。4.其他特殊情況需借閱人事檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，需提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長，但最長不得超過[X]個工作日。2.涉及重大項目、重要決策等緊急情況需要借閱人事檔案的，借閱期限可根據(jù)實際需要確定，但事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。五、檔案保管與安全（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管設(shè)施，如檔案柜架、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案存放安全。2.人事檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）安全措施1.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管區(qū)域，檔案管理人員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.檔案保管區(qū)域應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案的出入庫、查閱等情況進(jìn)行實時監(jiān)控。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。4.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行維護(hù)和檢查，并做好記錄，確保設(shè)施正常運(yùn)行。六、保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱人事檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理人員應(yīng)對檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自向他人透露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.借閱人事檔案時，檔案管理人員應(yīng)與借閱人簽訂《人事檔案保密承諾書》，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。2.檔案管理人員應(yīng)在保密的環(huán)境下提供檔案借閱服務(wù)，避免檔案信息被他人獲取。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等特殊保密措施。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自借閱人事檔案。2.超出借閱權(quán)限借閱人事檔案。3.未按規(guī)定期限歸還人事檔案。4.在借閱過程中損壞、丟失人事檔案。5.泄露人事檔案內(nèi)容。6.擅自涂改、圈劃、批注、污損人事檔案材料。7.其他違反本制度規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，如未按規(guī)定期限歸還檔案等，檔案管理部門應(yīng)及時向借閱人發(fā)出書面通知，要求其限期整改，并記錄在案。2.對于一般違規(guī)行為，如擅自涂改檔案材料等，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款等處理，并責(zé)令其采取措施恢復(fù)檔案原狀。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如泄露檔案內(nèi)容、損壞丟失重要檔案等，公司將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括解除勞動合同、賠償經(jīng)濟(jì)損失等，并視情節(jié)移