PAGE檔案管理崗位制度職責(zé)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.建立健全檔案管理制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，編制檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事管理類：包括員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等。3.財(cái)務(wù)管理類：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)管理類：包括市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄等。5.技術(shù)資料類：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程、專利資料等。6.其他類：包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、合同協(xié)議、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用分類編號(hào)法，按照檔案類別進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)格式為：類別代碼+年度+流水號(hào)。例如：行政管理類檔案編號(hào)為XZGL+20XX+001。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔，并移交檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，督促各部門及時(shí)歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)歸檔到相應(yīng)的檔案柜或檔案庫房。2.歸檔時(shí)應(yīng)按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)建立檔案歸檔登記臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、檔案名稱、檔案編號(hào)等信息。（二）檔案保管1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)填寫《機(jī)密檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人姓名、查閱檔案名稱、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收回查閱的檔案，并進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整和安全。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、形成時(shí)間、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定檔案的保存期限。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理，形成電子檔案。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和利用。4.系統(tǒng)維護(hù)管理：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.對(duì)