PAGE工地檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強工地檔案記錄管理，確保工程建設(shè)過程中各類文件資料的真實、完整、準確、有效，便于工程建設(shè)的順利進行、后期維護管理以及竣工結(jié)算等工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司承接的所有工地項目，包括新建、改建、擴建等各類工程。（三）基本原則1.真實性原則：檔案記錄應(yīng)如實反映工程建設(shè)實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)全過程的各類文件資料，確保無遺漏。3.準確性原則：記錄內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：遵循相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定進行記錄和管理。5.及時性原則：及時收集、整理、歸檔各類文件資料，避免延誤。二、檔案記錄管理職責（一）項目經(jīng)理職責1.全面負責工地檔案記錄管理工作，確保制度的有效執(zhí)行。2.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，保障檔案記錄工作的順利開展。3.審核重要文件資料，對檔案記錄的真實性、完整性負責。（二）項目技術(shù)負責人職責1.指導(dǎo)工程技術(shù)資料的收集、整理、歸檔工作，確保資料符合技術(shù)要求。2.審核施工技術(shù)文件、圖紙等資料，保證其準確性和規(guī)范性。3.參與工程竣工檔案的審核工作。（三）各部門職責1.工程管理部門負責收集、整理工程建設(shè)過程中的施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底等文件資料。對工程進度、質(zhì)量、安全等方面的記錄進行整理歸檔。協(xié)助其他部門做好相關(guān)資料的收集工作。2.物資采購部門負責收集物資采購合同、物資清單、質(zhì)量證明文件等資料。對物資的進場、驗收、發(fā)放等記錄進行整理歸檔。3.質(zhì)量檢測部門整理工程質(zhì)量檢測報告、試驗記錄等資料。確保檢測數(shù)據(jù)的準確性和報告的規(guī)范性。4.安全管理部門收集安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報告等資料。對施工現(xiàn)場安全設(shè)施、安全活動等記錄進行歸檔。5.財務(wù)部門負責收集工程費用支付憑證、結(jié)算資料等財務(wù)相關(guān)文件。配合做好竣工結(jié)算工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.建立檔案管理臺賬，記錄檔案的出入庫情況。3.對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。三、檔案記錄分類及內(nèi)容（一）工程前期文件1.項目立項批復(fù)、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告等。2.建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證等相關(guān)證件。3.工程招投標文件、合同文件（包括施工合同、監(jiān)理合同、物資采購合同等）。（二）施工技術(shù)文件1.施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底記錄。2.工程圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄。3.施工日志，記錄每日工程進展、施工情況、遇到的問題及解決方法等。4.隱蔽工程驗收記錄，包括基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等隱蔽部位的驗收情況。5.分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄，如混凝土結(jié)構(gòu)、砌體結(jié)構(gòu)等分項工程驗收資料，以及地基與基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)等分部工程驗收資料。（三）物資資料1.物資采購計劃、采購合同。2.物資質(zhì)量證明文件，如鋼材的質(zhì)量檢驗報告、水泥的出廠合格證等。3.物資進場驗收記錄，包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量等驗收情況。4.物資發(fā)放記錄，記錄物資的領(lǐng)用部門及數(shù)量等信息。（四）質(zhì)量檢測文件1.原材料、構(gòu)配件、設(shè)備等的檢驗檢測報告。2.工程質(zhì)量檢驗批、分項、分部工程質(zhì)量驗收記錄對應(yīng)的檢測數(shù)據(jù)及報告。3.結(jié)構(gòu)實體檢測報告，如混凝土強度回彈檢測報告、鋼筋保護層厚度檢測報告等。（五）安全管理文件1.安全管理制度、安全操作規(guī)程。2.安全檢查記錄，包括定期檢查、專項檢查等記錄。3.安全事故報告及處理記錄，對發(fā)生的安全事故進行詳細記錄及處理情況說明。4.安全教育培訓(xùn)記錄，包括對施工人員的入場安全教育、定期安全教育等記錄。（六）工程進度文件1.工程總進度計劃、月進度計劃、周進度計劃。2.進度報告，定期匯報工程實際進度與計劃進度的對比情況，分析偏差原因及采取措施。（七）工程竣工文件1.工程竣工驗收報告，包括工程概況、施工單位自評意見、監(jiān)理單位評估意見、設(shè)計單位意見等。2.工程竣工圖，準確反映工程實際完成情況的圖紙，包括建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、電氣等專業(yè)圖紙。3.工程竣工結(jié)算資料，包括工程結(jié)算書、工程量清單、費用明細等。四、檔案記錄收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門文件資料的收集工作，確保資料及時、完整。2.對于外來文件，如政府部門的批復(fù)文件、設(shè)計變更通知單等，應(yīng)及時簽收并登記。3.施工過程中形成的各類文件資料，如施工記錄、檢測報告等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集齊全。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標準對收集到的文件資料進行分類整理。2.對每份文件資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.文件資料應(yīng)保持清晰、整潔，如有破損、褪色等情況，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案裝訂要求，對文件資料進行裝訂，確保牢固、整齊。五、檔案記錄歸檔與保管（一）歸檔要求1.整理好的文件資料應(yīng)及時歸檔，歸檔時應(yīng)編制檔案目錄，注明文件名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)按照年度、項目進行分類存放，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，并建立電子檔案索引，方便檢索。（二）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、順序排列存放。3.定期對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理。4.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自銷毀、涂改檔案。六、檔案記錄查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，可以向檔案管理人員提出申請。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出庫房。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、污損。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)項目經(jīng)理批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責任。七、檔案記錄保密與銷毀（一）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱、借閱檔案的人員應(yīng)遵守保密制度，不得擅自傳播檔案信息。3.涉及工程機密或商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如加密存儲、限制查閱范圍等。（二）銷毀規(guī)定1.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.銷毀檔案前，應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案名