PAGE社區(qū)檔案工作制度一、總則（一）目的為了加強社區(qū)檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，提高檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本社區(qū)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)范圍內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實可靠原則：檔案內(nèi)容必須真實反映社區(qū)工作的實際情況，嚴(yán)禁虛假和偽造檔案。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于社區(qū)工作人員、居民及相關(guān)部門查閱和利用，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以社區(qū)黨委書記為組長，社區(qū)居委會主任為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。其職責(zé)如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定社區(qū)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。2.研究決定檔案工作中的重大問題，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問題。3.監(jiān)督檢查檔案工作制度的執(zhí)行情況，對檔案工作進行考核和評估。（二）檔案管理部門社區(qū)設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門的職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范。2.組織開展檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門做好檔案的形成、積累和歸檔工作，對兼職檔案員進行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進程。5.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案的安全和完整。（三）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門日常檔案的收集、整理和保管工作，并及時向檔案管理部門移交檔案。3.各部門在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理的要求進行整理和歸檔，確保檔案的齊全、完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社區(qū)黨組織工作中形成的文件材料，包括黨建工作計劃、總結(jié)、會議記錄、黨員名冊、黨費收繳等。2.社區(qū)居委會工作中形成的文件材料，包括社區(qū)建設(shè)規(guī)劃、居民公約、會議記錄、財務(wù)收支、民政事務(wù)、計劃生育等。3.社區(qū)各類活動中形成的文件材料，包括活動方案、通知、照片、錄像、總結(jié)等。4.社區(qū)與上級部門、其他社區(qū)及社會組織往來的文件材料，包括請示、報告、函件、協(xié)議等。5.社區(qū)居民的個人資料，包括戶籍信息、低保申請、困難救助、就業(yè)失業(yè)登記等。6.其他與社區(qū)工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要的文件材料應(yīng)進行備份，防止丟失。4.收集的檔案材料應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時移交檔案管理部門。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為黨群工作類、社區(qū)建設(shè)類、社區(qū)服務(wù)類、社區(qū)文化類、社區(qū)治安類、社區(qū)衛(wèi)生類、財務(wù)管理類、人事管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄等，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于查找。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、防火防盜的地點。2.庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防塵等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于存放和查找檔案。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序存放，便于管理和查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于定期鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。（三）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映社區(qū)主要職能活動和歷史面貌的，對社區(qū)工作、國家建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管：凡是反映社區(qū)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映社區(qū)一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對社區(qū)工作有查考利用價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查，每季度進行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況、安全設(shè)施等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對檢查情況應(yīng)進行記錄，并存檔備查。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，結(jié)合社區(qū)實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.嚴(yán)格掌握鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確保鑒定工作的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進行比較，分析其價值和特點，確定其保管期限。3.效益評估法：從檔案的利用效益、社會效益等方面進行評估，確定其價值和保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。2.方便快捷原則：檔案管理部門應(yīng)提供便捷的利用服務(wù)，提高檔案利用效率。3.服務(wù)大局原則：檔案利用應(yīng)圍繞社區(qū)工作大局，為社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)提供有力支持。（二）利用范圍1.社區(qū)工作人員因工作需要查閱檔案。2.居民因個人事務(wù)需要查閱與其相關(guān)的檔案。3.上級部門、其他社區(qū)及社會組織因工作需要查閱本社區(qū)檔案。4.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.檔案管理部門對查閱申請表進行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供查閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（四）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，定期向上級部門和檔案管理部門報送。3.檔案統(tǒng)計應(yīng)采用科學(xué)的統(tǒng)計方法和手段，提高統(tǒng)計工作的效率和質(zhì)量。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立完善的社區(qū)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動化管理和智能化利用，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。4.安全保障體系建設(shè)：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息的安全和保密。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)定的掃描標(biāo)準(zhǔn)和格式，對紙質(zhì)檔案進行掃描，生成電子圖像文件。2.圖像處理：對掃描生成的電子圖像文件進行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子圖像文件與對應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)審核：對掛接后的電子檔案數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）信息化管理1.檔案錄入：將檔案的基本信息和目錄數(shù)據(jù)錄入檔案管理系統(tǒng)，建立檔案信息數(shù)據(jù)