PAGE分析檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)可靠原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于公司各部門及員工查詢和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)檔案保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案的安全。5.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的分類及編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、黨群工作類等六大類。1.行政管理類：包括公司文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照印章、行政事務(wù)等檔案。2.經(jīng)營(yíng)管理類：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件等檔案。3.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等檔案。4.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等檔案。5.人力資源類：有員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、勞動(dòng)合同等檔案。6.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等檔案。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“大類代碼+年度+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.大類代碼：行政管理類（XZ）、經(jīng)營(yíng)管理類（JY）、生產(chǎn)技術(shù)類（SC）、財(cái)務(wù)審計(jì)類（CW）、人力資源類（RL）、黨群工作類（DQ）。2.年度：采用公元紀(jì)年，如2023年表示為“2023”。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序依次編號(hào)，從0001開(kāi)始。例如，行政管理類2023年第10份檔案編號(hào)為：XZ20230010。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。4.公司內(nèi)部各部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)整理，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行分類、編號(hào)，并移交檔案管理部門。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（三）整理方法1.分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.編號(hào)：根據(jù)檔案編號(hào)規(guī)則，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。3.裝訂：將同一類別的檔案按照順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。五、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（二）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和工作流程，確保檔案庫(kù)房的安全和衛(wèi)生。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，提出存毀意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。（二）銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)等信息，并由監(jiān)銷人員和檔案管理人員簽字確認(rèn)。3.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案的利用（一）利用范圍公司各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。2.借閱：公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤，確保檔案按時(shí)歸還。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，需填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（二）移交1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需要進(jìn)行檔案移交的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案