PAGE學(xué)校會計檔案收集制度一、總則（一）目的為了加強學(xué)校會計檔案管理，規(guī)范會計檔案收集工作，確保會計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，為學(xué)校財務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)決策提供可靠依據(jù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門及所屬單位在會計核算活動中形成的會計檔案的收集管理。（三）定義本制度所稱會計檔案，是指學(xué)校在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理職責(zé)1.學(xué)校財務(wù)部門負(fù)責(zé)組織和指導(dǎo)全校會計檔案的收集工作，制定會計檔案收集計劃和工作流程。對各部門及所屬單位提交的會計檔案進(jìn)行審核、整理和初步分類。定期將審核后的會計檔案移交學(xué)校檔案管理部門。2.學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)接收財務(wù)部門移交的會計檔案，對會計檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管、整理、編目和提供利用服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位會計檔案的收集工作，確保會計檔案收集工作符合規(guī)定要求。3.各部門及所屬單位負(fù)責(zé)本部門及所屬單位會計檔案的收集、整理和初步裝訂，按照規(guī)定的時間和要求向?qū)W校財務(wù)部門提交會計檔案。明確專人負(fù)責(zé)會計檔案收集工作，確保會計檔案的真實、完整和安全。二、會計檔案的內(nèi)容及分類（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類編制。（二）會計賬簿1.總賬，全面記錄學(xué)校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況。2.明細(xì)賬，詳細(xì)記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的明細(xì)情況，如資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序逐日逐筆登記，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄學(xué)校固定資產(chǎn)的詳細(xì)信息，包括名稱、型號、規(guī)格、購置時間、原值、折舊等。（三）財務(wù)會計報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)情況說明書，對學(xué)校一定時期內(nèi)財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行綜合分析和說明。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映學(xué)校銀行賬戶的收支情況。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案的移交過程和相關(guān)信息。4.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案的保管情況。5.會計檔案銷毀清冊，記錄會計檔案銷毀的過程和相關(guān)信息。6.其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，如納稅申報表、審計報告、資產(chǎn)評估報告等。三、會計檔案的收集要求（一）及時性各部門及所屬單位應(yīng)在會計年度終了后，按照規(guī)定的時間及時將會計檔案整理歸檔，并向?qū)W校財務(wù)部門提交。一般情況下，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由會計機(jī)構(gòu)臨時保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。（二）完整性1.會計檔案應(yīng)包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料等全部內(nèi)容，不得遺漏。2.對于每一項會計檔案，應(yīng)確保其相關(guān)的附件、說明等齊全完整，如原始憑證應(yīng)粘貼整齊，記賬憑證應(yīng)附有原始憑證，財務(wù)會計報告應(yīng)包括相關(guān)的附注等。（三）準(zhǔn)確性1.會計檔案中的各項數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)字書寫規(guī)范，摘要清晰明了，會計科目使用正確。2.記賬憑證的編制應(yīng)符合會計核算的基本要求，摘要應(yīng)準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，金額計算應(yīng)正確，借貸方向應(yīng)相符。（四）規(guī)范性1.會計憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，字跡清晰，不得涂改、挖補。2.會計賬簿應(yīng)按照規(guī)定的賬頁格式和記賬方法進(jìn)行登記，賬頁應(yīng)整潔，記賬應(yīng)及時、準(zhǔn)確。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，數(shù)字真實，內(nèi)容完整，編報及時。4.其他會計資料應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和保存。四、會計檔案的收集流程（一）各部門及所屬單位收集整理1.各部門及所屬單位的會計人員在會計年度終了后，對本部門及所屬單位的會計資料進(jìn)行全面清理，按照會計檔案的分類要求，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料進(jìn)行分類整理。2.對會計憑證進(jìn)行整理，將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并按照編號順序排列，確保附件齊全、順序正確。3.對會計賬簿進(jìn)行核對，檢查賬賬相符、賬實相符情況，如有不符，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行調(diào)整。4.對財務(wù)會計報告進(jìn)行審核，確保報告內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。5.將整理好的會計檔案進(jìn)行初步裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。（二）提交財務(wù)部門審核1.各部門及所屬單位在完成會計檔案的收集整理和初步裝訂后，按照規(guī)定的時間向?qū)W校財務(wù)部門提交。提交時應(yīng)填寫會計檔案移交清單，注明會計檔案的名稱、年度、月份、冊數(shù)、起止日期、保管期限等信息。2.學(xué)校財務(wù)部門對各部門及所屬單位提交的會計檔案進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知提交部門進(jìn)行補充或更正。（三）財務(wù)部門整理分類1.財務(wù)部門對審核通過的會計檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和分類。按照會計檔案的類別，將會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料分別存放，并進(jìn)行編號和標(biāo)識。2.對會計憑證按照月份和種類進(jìn)行排序，編寫憑證序號，制作憑證封面，注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、冊數(shù)等信息。3.對會計賬簿按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片等類別進(jìn)行整理，編寫賬簿序號，制作賬簿封面，注明賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。4.對財務(wù)會計報告按照年度和月份進(jìn)行整理，編寫報告序號，制作報告封面，注明報告名稱、年度、月份等信息。（四）移交檔案管理部門1.財務(wù)部門在完成會計檔案的整理分類后，定期將會計檔案移交學(xué)校檔案管理部門。移交時應(yīng)填寫會計檔案移交清冊，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.會計檔案移交清冊應(yīng)包括會計檔案的名稱、年度、月份、冊數(shù)、起止日期、保管期限、移交日期等信息。3.檔案管理部門接收會計檔案后，應(yīng)對會計檔案進(jìn)行核對和驗收，確保會計檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性符合要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通解決。五、會計檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告保管期限為：月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年；年度財務(wù)會計報告永久保管。4.其他會計資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年；會計檔案移交清冊保管期限為30年；會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管要求1.學(xué)校檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，排列整齊，便于查找。3.檔案管理部門應(yīng)建立會計檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計檔案的入庫、保管、查閱、借出、歸還等情況，做到賬實相符。4.對電子會計檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子會計檔案的保管期限與紙質(zhì)會計檔案相同。（三）保管期限的變更會計檔案的保管期限應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自變更。如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。六、會計檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫會計檔案查閱登記表。查閱登記表應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.外單位因工作需要查閱學(xué)校會計檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫會計檔案查閱登記表。查閱登記表應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。3.查閱會計檔案時，查閱人應(yīng)在指定的地點進(jìn)行查閱，不得將會計檔案攜帶出保管庫房。如需復(fù)印或摘錄會計檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.查閱會計檔案時，查閱人應(yīng)愛護(hù)會計檔案，不得在會計檔案上涂改、標(biāo)記、拆封、抽換等。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱登記表的內(nèi)容，對查閱會計檔案的情況進(jìn)行記錄，并及時將會計檔案歸還原位。3.學(xué)校財務(wù)部門應(yīng)定期對會計檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，如發(fā)現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)措施。（三）歸還與注銷查閱人查閱完畢后，應(yīng)及時將會計檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)在會計檔案歸還后，及時注銷查閱登記信息。七、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由學(xué)校檔案管理部門會同財務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.學(xué)校檔案管理部門會同財務(wù)部門對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行清點核對，確保銷毀清冊內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。2.學(xué)校負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負(fù)責(zé)人。4.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。5.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，