PAGE檔案利用制度不夠健全一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案的利用管理，充分發(fā)揮檔案的作用，保障檔案利用工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有檔案的利用管理活動(dòng)，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務(wù)至上原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需求為出發(fā)點(diǎn)，為員工、客戶及相關(guān)利益者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.安全保密原則在檔案利用過(guò)程中，要始終把檔案信息安全保密放在首位，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用流程和操作規(guī)范，確保檔案利用工作有序進(jìn)行，提高工作效率。二、檔案利用的范圍與方式（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案，用于工作參考、項(xiàng)目研究、決策支持等。2.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、調(diào)查等合法事由，經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)后查閱相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)，需要查閱、調(diào)取本公司/組織檔案的情況。（二）利用方式1.查閱員工或外部人員可根據(jù)規(guī)定到檔案管理部門指定地點(diǎn)查閱檔案原件或復(fù)印件。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的情況，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]，特殊情況需延長(zhǎng)的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)所借檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)檔案內(nèi)容為公司/組織內(nèi)部或外部單位出具相關(guān)證明材料，但應(yīng)嚴(yán)格審核證明內(nèi)容，確保真實(shí)、準(zhǔn)確、合法。三、檔案利用的流程（一）內(nèi)部員工利用流程1.申請(qǐng)員工因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明利用目的、所需檔案名稱、數(shù)量及利用時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.審核檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核利用目的是否合理、與工作的關(guān)聯(lián)性、申請(qǐng)檔案的范圍是否準(zhǔn)確等。對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)人溝通并說(shuō)明原因。3.查閱或借閱經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為申請(qǐng)人提供相應(yīng)的檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督；借閱時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間及保管要求等，并在借閱登記表上簽字確認(rèn)。4.歸還借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還所借檔案。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。（二）外部單位利用流程1.申請(qǐng)與審批外部單位因業(yè)務(wù)需要利用本公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交書面申請(qǐng)，說(shuō)明利用目的、范圍、時(shí)間及方式等，并提供相關(guān)證明材料。申請(qǐng)材料經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.簽訂協(xié)議對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的利用申請(qǐng)，經(jīng)審批通過(guò)后，公司/組織應(yīng)與外部單位簽訂檔案利用協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、保密責(zé)任、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.利用服務(wù)根據(jù)協(xié)議約定，檔案管理部門為外部單位提供檔案查閱、借閱或出具證明等服務(wù)。在利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行操作，確保檔案信息安全。4.監(jiān)督與檢查公司/組織相關(guān)部門應(yīng)對(duì)外部單位的檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保其按照協(xié)議要求正確使用檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)及時(shí)制止并追究其責(zé)任。（三）司法行政機(jī)關(guān)利用流程1.協(xié)助通知司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行職責(zé)需要查閱、調(diào)取本公司/組織檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或正式公函，并提前通知公司/組織檔案管理部門。2.審核與配合檔案管理部門收到通知后，應(yīng)及時(shí)對(duì)法律文書或公函進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照要求協(xié)助司法行政機(jī)關(guān)辦理檔案查閱、調(diào)取手續(xù)，提供所需檔案材料，并做好記錄。3.記錄與備案在協(xié)助司法行政機(jī)關(guān)利用檔案過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄利用時(shí)間、利用人員、利用內(nèi)容等信息，并進(jìn)行備案。備案材料應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢。四、檔案利用的權(quán)限與限制（一）權(quán)限設(shè)定1.普通員工普通員工因工作需要可查閱與本人工作相關(guān)的一般性檔案資料，如需借閱重要檔案或涉及機(jī)密信息的檔案，需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.部門負(fù)責(zé)人部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的各類檔案，有權(quán)借閱涉及本部門工作決策、項(xiàng)目推進(jìn)等重要檔案資料，但應(yīng)在規(guī)定的利用范圍內(nèi)使用，并接受檔案管理部門的監(jiān)督。3.高層管理人員高層管理人員可根據(jù)工作需要查閱公司/組織各類檔案資料，對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密、重大決策等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織保密規(guī)定執(zhí)行。（二）限制規(guī)定1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格限制利用范圍，未經(jīng)授權(quán)不得對(duì)外提供或泄露相關(guān)信息。2.檔案原件原則上不得外借，確因特殊情況需要外借的，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取嚴(yán)格的安全保密措施。3.利用檔案時(shí)，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損。如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明出處。4.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案利用的安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。2.對(duì)檔案查閱、借閱場(chǎng)所進(jìn)行定期檢查，確保場(chǎng)所安全，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.在檔案利用過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)密切關(guān)注利用人員的操作行為，防止因操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞或丟失。（二）保密管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.對(duì)涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)實(shí)行專人專管，嚴(yán)格限制接觸范圍。在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保檔案信息安全。3.利用人員在利用檔案過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息泄露給無(wú)關(guān)人員。如需對(duì)外提供檔案信息，必須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任。六、檔案利用的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案利用監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案利用全過(guò)程進(jìn)行跟蹤檢查，確保利用工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查檔案利用申請(qǐng)的合理性、利用流程的執(zhí)行情況、檔案安全保密措施的落實(shí)情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案利用制度的執(zhí)行情況、檔案信息安全情況等，對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問(wèn)題提出審計(jì)意見并督促整改。（二）考核辦法1.制定檔案利用工作考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理部門及相關(guān)利用人員的工作進(jìn)行量化考核?？己酥笜?biāo)包括檔案利用申請(qǐng)的及時(shí)處理率、檔案利用的準(zhǔn)確率、檔案安全保密事故發(fā)生率等。2.將檔案利用工作考核結(jié)果與部門及個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)在檔案利用工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反檔案利用制度、造成檔案信息安全事故或不良影響的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處罰。七、檔案利用的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案利用申請(qǐng)、審核、查閱、借閱、歸還等流程的信息化操作，提高工作效率和管理水平。2.在信息化系統(tǒng)中設(shè)置檔案利用權(quán)限管理模塊，根據(jù)不同人員的職責(zé)和權(quán)限，對(duì)檔案利用操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。3.利用信息化系統(tǒng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和分析報(bào)告，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）電子檔案利用1.對(duì)于電子檔案的利用，應(yīng)制定專門的操作規(guī)程，確保利用過(guò)程的合法性、安全性和規(guī)范性。利用人員可通過(guò)信息化系統(tǒng)查閱、下載電子檔案，但不得擅自更改電子檔案內(nèi)容。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，定期進(jìn)行備份和維護(hù)，防止因存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或丟失導(dǎo)致電子檔案數(shù)據(jù)丟失。3.