PAGE檔案管理規(guī)定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)定制度。（二）適用范圍本規(guī)定制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項活動的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合管理部門作為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)定制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)定制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作，及時催還借閱的檔案。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和安全。6.協(xié)助做好檔案鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。7.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受檔案管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.按照公司檔案管理規(guī)定制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交檔案管理部門集中統(tǒng)一管理。3.在工作中需查閱、借閱檔案時，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.負(fù)責(zé)對本部門檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件、報表、統(tǒng)計資料等。6.公司固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)證明文件。7.公司員工的人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。8.公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。9.公司的工程建設(shè)項目、設(shè)備采購項目等相關(guān)文件、圖紙、資料等。10．公司的宣傳資料、廣告策劃、活動記錄等。11.公司的照片、音像資料等。12.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的檔案，并定期移交檔案管理部門。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時、準(zhǔn)確，確保檔案的完整性。3.對重要文件、合同等應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。4.收集的檔案應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造、損毀。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計檔案類、人事檔案類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于檔案的查閱和利用。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照編號順序排列，便于檔案的保管和查找。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案上架存放，做到排列有序，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如硬盤、光盤等。備份應(yīng)定期進(jìn)行，確保電子檔案的安全。3.對重要檔案應(yīng)實(shí)行專柜存放，專人保管，嚴(yán)格限制查閱范圍。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等；公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議、紀(jì)要等；公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件；公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件、報表、統(tǒng)計資料等；公司固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)證明文件；公司員工的人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等；公司的財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等；公司的工程建設(shè)項目、設(shè)備采購項目等相關(guān)文件、圖紙、資料等。4.短期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、資料等，保管期限為15年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)報檔案管理部門批準(zhǔn)。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后應(yīng)編制檔案清查報告，上報公司領(lǐng)導(dǎo)，并將清查結(jié)果記錄在檔案管理臺賬中。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。3.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度的規(guī)定，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。4.外部單位因工作需要查閱公司檔案時，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)1.公司員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，并收取借閱押金。借閱押金的金額應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度和保管期限確定。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定收取逾期滯納金。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、偽造、損毀、轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）復(fù)制與摘錄1.公司員工因工作需要復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容時，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制/摘錄申請表》，注明復(fù)制/摘錄目的、復(fù)制/摘錄內(nèi)容、復(fù)制/摘錄時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批情況，為復(fù)制或摘錄人員提供檔案復(fù)制或摘錄服務(wù)，并做好登記工作。復(fù)制或摘錄的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，以示證明。3.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制或摘錄。（四）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時間等，確保檔案利用情況可查、可控。3.檔案利用登記應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門相關(guān)人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.鑒定檔案時，應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和憑證作用。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并形成鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)檔案鑒定工作小組的鑒定意見，對擬銷毀檔案進(jìn)行造冊登記，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。4.造冊登記后的擬銷毀檔案清單報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案管理部門和相關(guān)部門人員的監(jiān)督下進(jìn)行。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程中應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料保存，以備查考。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、查詢和利用，為公司各項工作提供有力支持。3.加強(qiáng)檔案信息的安全保密管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文件，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索查詢：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的快速檢索、查詢和利用。4.檔案借閱管理：通過檔案管理信息系統(tǒng)辦理檔案借閱手續(xù)，實(shí)現(xiàn)對檔案借閱情況的實(shí)時監(jiān)控和管理。5.檔案安全保密管理：采取安全技術(shù)措施，對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，防止檔案信息的泄露和非法訪問。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確