PAGE后勤檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司后勤檔案管理，確保后勤工作中各類文件、資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤部門涉及的各類檔案管理，包括但不限于物資采購(gòu)與管理檔案、設(shè)備維護(hù)與管理檔案、辦公區(qū)域管理檔案、后勤服務(wù)相關(guān)檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：后勤檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或人員集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映后勤工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查詢和利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理后勤檔案工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）后勤部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的形成、積累和初步整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息。3.按照檔案管理規(guī)定，做好本部門檔案的安全保管和保密工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案管理工作計(jì)劃和措施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失和變質(zhì)。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出鑒定意見，按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。5.開展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。6.積極提供檔案利用服務(wù)，為公司后勤工作及其他相關(guān)部門提供檔案資料查詢和借閱服務(wù)。7.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、存儲(chǔ)和維護(hù)，提高檔案管理的信息化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物資采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.設(shè)備維護(hù)檔案：設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)記錄、維修工單、設(shè)備保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備故障報(bào)告等。3.辦公區(qū)域管理檔案：辦公場(chǎng)地租賃合同、辦公設(shè)施設(shè)備清單、辦公區(qū)域維修記錄、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。4.后勤服務(wù)檔案：餐飲服務(wù)合同及記錄、物業(yè)服務(wù)合同及記錄、車輛使用與維護(hù)記錄等。5.其他與后勤工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、音像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如將物資采購(gòu)檔案分為辦公用品采購(gòu)、固定資產(chǎn)采購(gòu)等類別；設(shè)備維護(hù)檔案按設(shè)備類型進(jìn)行分類。2.編號(hào)：為每一類檔案編制唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)律，具有系統(tǒng)性和擴(kuò)展性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確，便于檢索。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度適宜。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號(hào)順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案：采用磁盤、光盤、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并建立電子檔案目錄，便于檢索。電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.特殊載體檔案：如照片、音像檔案等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。1.永久保管：反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下至15年（含15年）。（四）檔案清查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、實(shí)事求是、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，對(duì)利用率低、已失去查考價(jià)值的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。3.結(jié)合公司發(fā)展和工作需要，考慮檔案的現(xiàn)實(shí)和歷史意義，確定檔案的保管期限是否需要調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷處理，同時(shí)對(duì)相關(guān)電子檔案進(jìn)行刪除操作。六、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱后勤檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批和利用。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案名稱、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集利用者對(duì)檔案利用情況的反饋意見，了解檔案利用的效果和存在的問(wèn)題，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的后勤檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。同時(shí)，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）安全管理加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，安裝防病毒軟件和防火墻，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。（四）備份與恢復(fù)建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份存儲(chǔ)。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)