PAGE組織檔案印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)組織檔案與印章管理，保障組織信息安全，維護(hù)組織合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案管理與印章使用過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案與印章管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全存儲(chǔ)與印章的安全使用，防止信息泄露與印章濫用。3.規(guī)范性原則：明確檔案管理與印章使用的流程、標(biāo)準(zhǔn)與責(zé)任，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序。4.保密性原則：對涉及組織機(jī)密的檔案與印章相關(guān)信息嚴(yán)格保密，防止信息被非法獲取或利用。二、檔案管理（一）檔案分類與編號(hào)1.組織檔案分為行政檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等類別。2.為每類檔案建立獨(dú)立的編號(hào)體系，以便于識(shí)別與管理。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，確保檔案編號(hào)與檔案內(nèi)容相對應(yīng)且易于查詢。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類文件、資料及時(shí)歸檔。2.收集到的檔案應(yīng)進(jìn)行初步整理，包括分類、排序、編目等，確保檔案資料的完整性與準(zhǔn)確性。3.對于重要檔案，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔，并確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中。（三）檔案存儲(chǔ)與保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房環(huán)境符合檔案保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行有序排列存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容與存儲(chǔ)狀況，確保檔案的安全與完整。對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施。4.對于電子檔案，應(yīng)采用冗余存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性與可恢復(fù)性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查與更新，并存放在異地存儲(chǔ)設(shè)備中。（四）檔案借閱與使用1.內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱時(shí)間、借閱人、檔案名稱等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.外部單位或人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。（五）檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期、短期三種。2.對于超過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組審核、組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。三、印章管理（一）印章種類與用途1.組織印章分為公章、法人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、部門章等。2.公章是組織對外行使權(quán)力的象征，用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。3.法人章用于特定的法人授權(quán)事項(xiàng)。4.財(cái)務(wù)專用章用于財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等相關(guān)業(yè)務(wù)。5.合同專用章用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。6.部門章用于部門內(nèi)部文件、通知等的蓋章。（二）印章刻制與啟用1.印章的刻制必須由具備合法資質(zhì)的印章制作單位進(jìn)行?？讨魄埃瑧?yīng)填寫《印章刻制申請表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.印章刻制完成后，應(yīng)進(jìn)行印模登記，留存印模樣本。印模樣本應(yīng)包括印章的正面、側(cè)面清晰圖像，并標(biāo)注印章名稱、啟用日期等信息。3.印章啟用前，應(yīng)在組織內(nèi)部進(jìn)行公示，明確印章的使用范圍、審批流程等規(guī)定。同時(shí)，應(yīng)將印章啟用信息通知相關(guān)部門與人員。（三）印章保管與存放1.設(shè)立專門的印章保管崗位，指定專人負(fù)責(zé)印章保管工作。保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德與責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)Ｓ糜≌孪鋬?nèi)，并實(shí)行雙人保管制度。保險(xiǎn)柜或印章箱應(yīng)配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管人員不得擅自將印章帶出保管場所。如需攜帶印章外出使用，應(yīng)經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全措施。（四）印章使用審批1.各類印章使用前，必須填寫《印章使用申請表》，注明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。2.一般事項(xiàng)用印，由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項(xiàng)用印，需經(jīng)組織負(fù)責(zé)人審批。涉及財(cái)務(wù)、合同等重要業(yè)務(wù)的用印，還應(yīng)征求相關(guān)部門意見。3.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核用印申請，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)、文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。對于不符合規(guī)定的用印申請，應(yīng)予以退回并說明理由。（五）印章使用與登記1.印章保管人員應(yīng)根據(jù)審批意見，在用印文件上加蓋印章，并進(jìn)行用印登記。用印登記應(yīng)詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。2.加蓋印章應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確。不得在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。3.用印過程中，如發(fā)現(xiàn)印章?lián)p壞或存在問題，應(yīng)立即停止使用，并及時(shí)報(bào)告組織負(fù)責(zé)人。同時(shí)，應(yīng)采取相應(yīng)的措施，如更換印章、對相關(guān)文件進(jìn)行處理等。（六）印章停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，需要停用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章停用申請表》，注明停用印章名稱、停用原因等信息，并經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.印章停用后，應(yīng)及時(shí)收回印章，并進(jìn)行封存。封存印章應(yīng)存放在安全的保管場所，并定期進(jìn)行檢查。3.對于不再使用的印章，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.印章銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，并在監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用切割、粉碎等，確保印章無法再使用。5.印章銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.組織內(nèi)部設(shè)立檔案與印章管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對檔案管理與印章使用情況進(jìn)行定期檢查與不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)由組織內(nèi)部審計(jì)、紀(jì)檢等部門人員組成，確保監(jiān)督工作的獨(dú)立性與公正性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、借閱、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行情況，檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等狀況。2.印章管理檢查內(nèi)容包括印章刻制、啟用、保管、使用、停用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作執(zhí)行情況，印章使用的審批流程、登記記錄等情況。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，說明整改情況。3.對于違反檔案與印章管理制度的行為，應(yīng)按照組織