PAGE漁業(yè)船舶檔案管理制度一、總則（一）目的為加強漁業(yè)船舶檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、保管、利用等工作，確保漁業(yè)船舶檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為漁業(yè)船舶管理、安全生產(chǎn)、資源保護等提供有力支持，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管轄的各類漁業(yè)船舶檔案管理工作，包括船舶基本信息、建造與購置記錄、檢驗與登記資料、船員信息、航行與作業(yè)記錄、事故與維修檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映漁業(yè)船舶的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集與漁業(yè)船舶相關(guān)的各類資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理工作，確保檔案的質(zhì)量和一致性。4.保密性原則：對涉及漁業(yè)船舶機密信息的檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便相關(guān)人員查閱和使用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善漁業(yè)船舶檔案管理制度，明確檔案管理流程和標準。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和科學化。3.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。4.負責檔案信息化建設，建立和維護漁業(yè)船舶檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理的信息化水平。5.對檔案管理人員進行培訓和考核，提高其業(yè)務素質(zhì)和工作能力。（二）船舶管理部門職責1.負責本部門所管轄漁業(yè)船舶檔案資料的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.配合檔案管理部門做好檔案的保管、利用和保密工作，按照規(guī)定提供檔案查閱和使用服務。3.督促本部門工作人員嚴格遵守檔案管理制度，及時更新和維護船舶檔案信息。（三）船員管理部門職責1.負責收集和整理船員的基本信息、培訓記錄、任職資格等檔案資料，并移交檔案管理部門統(tǒng)一管理。2.配合檔案管理部門做好船員檔案的利用工作，為船員調(diào)配、考核等提供依據(jù)。3.協(xié)助檔案管理部門對船員檔案進行保密管理，防止船員信息泄露。（四）檔案管理人員職責1.認真貫徹執(zhí)行檔案管理制度，負責漁業(yè)船舶檔案的具體管理工作。2.做好檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范性。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定提供檔案查閱和使用服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。5.定期對檔案進行清查和盤點，及時向檔案管理部門報告檔案管理情況。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.船舶基本信息：包括船舶名稱、船籍港、船舶類型、建造日期、船長、船寬、型深、總噸位、凈噸位、主機功率等。2.建造與購置記錄：船舶建造合同、購置發(fā)票、交接文件等。3.檢驗與登記資料：船舶檢驗證書、船舶登記證書、國籍證書、所有權(quán)證書等。4.船員信息：船員名單、船員證書、培訓記錄、任職資歷等。5.航行與作業(yè)記錄：航海日志、輪機日志、捕撈日志、運輸記錄等。6.事故與維修檔案：船舶事故報告、事故調(diào)查處理文件、維修記錄、保養(yǎng)記錄等。7.其他相關(guān)資料：船舶圖紙、技術(shù)文件、保險文件、環(huán)保文件等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.檔案資料應原件收集，如無法提供原件，應提供清晰、完整的復印件，并注明原件存放處。3.收集的檔案資料應進行分類整理，按照檔案管理的要求進行編號和編目。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將漁業(yè)船舶檔案分為船舶基本信息類、建造與購置類、檢驗與登記類、船員類、航行與作業(yè)類、事故與維修類、其他類等七大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保檔案目錄的準確性和完整性。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊、牢固，便于檔案的保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲藥品等，定期對檔案庫房進行檢查和維護。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和利用。2.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.對重要的檔案資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（三）保管期限1.漁業(yè)船舶檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括船舶建造合同、購置發(fā)票、船舶檢驗證書、船舶登記證書、國籍證書、所有權(quán)證書等重要文件。3.長期保管的檔案包括航海日志、輪機日志、捕撈日志、運輸記錄等航行與作業(yè)記錄，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括船員名單、船員證書、培訓記錄、任職資歷等船員信息，保管期限為[X]年。5.事故與維修檔案、其他相關(guān)資料等檔案的保管期限根據(jù)實際情況確定。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進行清查和盤點，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.清查和盤點應填寫檔案清查登記表，記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并進行處理。3.對清查和盤點中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況應及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱和使用漁業(yè)船舶檔案。2.上級主管部門、相關(guān)政府部門因工作需要查閱和使用漁業(yè)船舶檔案。3.司法機關(guān)、仲裁機構(gòu)等因辦案需要查閱和使用漁業(yè)船舶檔案。（二）利用流程1.查閱和使用檔案應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對檔案查閱申請表進行審核，符合規(guī)定的予以批準，并安排專人提供檔案查閱服務。3.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞等。4.如需復印或復制檔案資料，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱和使用檔案結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案查閱申請表、檔案查閱登記表等進行詳細記錄，包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用的規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案保密（一）保密措施1.對涉及漁業(yè)船舶機密信息的檔案，應嚴格保密，限制查閱和使用范圍。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息，不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員查閱和使用。3.在檔案管理工作中，應采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。（二）保密教育1.定期對檔案管理人員和相關(guān)工作人員進行保密教育，提高其保密意識和保密技能。2.在檔案管理工作中，應加強對保密制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，對違反保密制度的行為應依法依規(guī)進行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立漁業(yè)船舶檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和管理，提高檔案管理的效率和水平。2.開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的信息化流程，方便檔案管理人員和相關(guān)工作人員查閱和使用檔案。3.實現(xiàn)檔案信息的共享和交換，與上級主管部門、相關(guān)政府部門等進行信息對接，提高漁業(yè)船舶管理的協(xié)同性和科學性。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備、網(wǎng)絡設備等，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立檔案數(shù)據(jù)錄入、審核、備份等制度，確保檔案數(shù)據(jù)的準確性