PAGE人員檔案歸類制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人員檔案的管理，確保人員檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司對人員信息進(jìn)行有效管理和利用，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則：全面收集員工的各類信息，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案信息的安全，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、歸類和管理。二、人員檔案的分類（一）個人基本信息類1.員工登記表：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等基本信息。2.身份證復(fù)印件：提供員工有效的身份證件復(fù)印件。3.學(xué)歷證書復(fù)印件：涵蓋員工從小學(xué)到最高學(xué)歷的畢業(yè)證書復(fù)印件。4.學(xué)位證書復(fù)印件：如有學(xué)位，提供相應(yīng)的學(xué)位證書復(fù)印件。5.職業(yè)資格證書復(fù)印件：員工取得的各類職業(yè)資格證書復(fù)印件。（二）入職離職類1.入職登記表：記錄員工入職時間、入職崗位、試用期等信息。2.勞動合同：與員工簽訂的正式勞動合同文本。3.離職申請表：員工提出離職申請時填寫的表格。4.離職審批表：經(jīng)過各級審批的離職審批文件。5.離職交接清單：記錄員工離職時工作交接的詳細(xì)情況。（三）薪酬福利類1.薪資調(diào)整記錄：包括每次薪資調(diào)整的時間、原因、調(diào)整幅度等。2.獎金發(fā)放記錄：詳細(xì)記錄員工獲得的各類獎金情況。3.福利申請及發(fā)放記錄：如社保、公積金、年假、病假等福利的申請和發(fā)放記錄。（四）培訓(xùn)發(fā)展類1.培訓(xùn)申請表：員工參加培訓(xùn)課程的申請表格。2.培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)講師等信息。3.培訓(xùn)證書復(fù)印件：員工完成培訓(xùn)后獲得的證書復(fù)印件。4.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃：員工個人制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃文檔。（五）績效考核類1.績效考核表：定期對員工進(jìn)行績效考核的表格，包括考核指標(biāo)、考核結(jié)果等。2.績效面談記錄：記錄與員工進(jìn)行績效面談的內(nèi)容和結(jié)果。3.績效改進(jìn)計劃：針對績效不佳員工制定的改進(jìn)計劃。（六）獎懲記錄類1.獎勵申請表：員工申請獎勵時填寫的表格。2.獎勵審批表：經(jīng)過審批的獎勵文件。3.獎勵證書復(fù)印件：獲得獎勵的證書復(fù)印件。4.處罰通知單：對員工進(jìn)行處罰的通知文件。（七）崗位變動類1.崗位調(diào)動申請表：員工申請崗位調(diào)動時填寫的表格。2.崗位調(diào)動審批表：經(jīng)過各級審批的崗位調(diào)動文件。3.崗位變動交接清單：記錄崗位變動時工作交接的詳細(xì)情況。（八）其他類1.健康體檢報告：員工定期進(jìn)行健康體檢的報告。2.員工異動情況說明：記錄員工在公司內(nèi)部的特殊異動情況，如借調(diào)、掛職等。3.其他重要文件：員工提交的其他對公司有重要意義的文件。三、人員檔案的收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門：負(fù)責(zé)收集員工入職時提交的各類資料，以及在日常工作中產(chǎn)生的與員工相關(guān)的文件。2.各部門：協(xié)助人力資源部門收集本部門員工的相關(guān)資料，并及時提交給人力資源部門。3.員工本人：員工應(yīng)按照要求定期提交個人相關(guān)資料的更新信息。（二）整理要求1.分類清晰：按照上述人員檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類。2.編號規(guī)范：為每份檔案資料編制唯一的編號，并在檔案袋或文件夾上標(biāo)注清楚。3.資料齊全：確保每份檔案資料的完整性，如有缺失應(yīng)及時補(bǔ)充。4.裝訂整齊：對紙張較多的資料進(jìn)行裝訂，保持整齊美觀。四、人員檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.初步審核：人力資源部門對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。3.歸檔存放：將整理好的檔案資料存放在專門的檔案柜中，并按照檔案編號順序排列。（二）保管要求1.安全保管：檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。3.定期檢查：定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.電子檔案管理：對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限。五、人員檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門：人力資源部門工作人員因工作需要可查閱員工檔案。2.上級領(lǐng)導(dǎo)：員工的上級領(lǐng)導(dǎo)在必要時可查閱員工檔案，但需經(jīng)過人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.其他部門：其他部門因工作需要查閱員工檔案，需向人力資源部門提出申請，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.填寫申請表：查閱人員需填寫《人員檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.審批：申請表經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人力資源部門。3.查閱登記：人力資源部門工作人員按照審批意見，為查閱人員提供檔案，并進(jìn)行查閱登記。4.查閱限制：查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。（三）借閱權(quán)限1.特殊情況：因特殊原因需要借閱員工檔案的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱程序：借閱人員填寫《人員檔案借閱申請表》，經(jīng)批準(zhǔn)后，人力資源部門工作人員辦理借閱手續(xù)，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱期限：借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，需重新辦理申請手續(xù)。4.歸還要求：借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、人員檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門：定期對員工檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的時效性。2.更新內(nèi)容：包括員工的基本信息、工作經(jīng)歷、薪酬福利、培訓(xùn)發(fā)展等方面的變化。（二）動態(tài)維護(hù)1.實(shí)時跟蹤：對員工在公司內(nèi)部的各類變動情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤，及時更新檔案信息。2.信息溝通：加強(qiáng)與各部門的信息溝通，確保及時獲取員工的最新信息。七、人員檔案的保密與安全（一）保密措施1.人員管理：對接觸檔案的工作人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議。2.環(huán)境管理：檔案存放地點(diǎn)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.信息處理：對檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（二）安全保障1.設(shè)施維護(hù)：定期檢查檔案存放設(shè)施的安全