PAGE社區(qū)檔案管理收集制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社區(qū)檔案管理，確保社區(qū)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社區(qū)建設(shè)、管理和服務(wù)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映社區(qū)工作的實(shí)際情況。3.及時(shí)歸檔原則各類文件材料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，防止文件材料的散失。4.方便利用原則檔案的整理和保管應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由社區(qū)主任擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)社區(qū)檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度，解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)社區(qū)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，及時(shí)催還借出的檔案。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為社區(qū)各項(xiàng)工作提供檔案資料支持。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與社區(qū)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.社區(qū)黨組織、居委會(huì)形成的各類文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議、會(huì)議記錄等。3.社區(qū)工作中形成的各類合同、協(xié)議、責(zé)任書等。4.社區(qū)各類活動(dòng)的方案、通知、總結(jié)等材料。（二）人事檔案1.社區(qū)工作人員的履歷表、登記表、任免文件等。2.工作人員的考核、獎(jiǎng)懲、晉升、工資調(diào)整等材料。3.工作人員的學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)等證書材料。（三）財(cái)務(wù)檔案1.社區(qū)財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表。2.財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、審計(jì)報(bào)告等。3.固定資產(chǎn)臺(tái)賬、盤點(diǎn)表等。（四）業(yè)務(wù)檔案1.社區(qū)民政工作檔案，如低保、特困人員供養(yǎng)、臨時(shí)救助等檔案。2.社區(qū)計(jì)劃生育工作檔案，如育齡婦女檔案、生育登記等材料。3.社區(qū)環(huán)境衛(wèi)生工作檔案，如環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄、垃圾清運(yùn)臺(tái)賬等。4.社區(qū)治安綜合治理工作檔案，如治安巡邏記錄、矛盾糾紛排查調(diào)處記錄等。（五）聲像檔案1.社區(qū)各類活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。2.反映社區(qū)建設(shè)和發(fā)展的圖片、影像資料。（六）實(shí)物檔案1.社區(qū)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。2.具有保存價(jià)值的禮品、紀(jì)念品等。四、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性。一般情況下，當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在次年上半年整理歸檔。（二）完整性收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。（三）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。（四）規(guī)范性文件材料應(yīng)統(tǒng)一使用A4紙，左側(cè)裝訂，一式兩份，一份歸檔，一份留存部門備查。五、檔案收集程序（一）部門收集各部門負(fù)責(zé)收集本部門形成的文件材料，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理。（二）移交檔案管理部門各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案移交至社區(qū)檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案管理部門審核接收檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門重新整理。審核合格后，辦理檔案接收手續(xù)。六、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類。2.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定分類。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法分類。4.業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類別分類。5.聲像檔案按照時(shí)間順序分類，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。6.實(shí)物檔案按照類別分類，并注明名稱、來(lái)源、日期等。（二）編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)科學(xué)、規(guī)范，便于查找和管理。文書檔案的編號(hào)應(yīng)包括年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼等信息。（三）編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。（四）裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案是指反映社區(qū)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)社區(qū)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指反映社區(qū)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)社區(qū)工作有查考利用價(jià)值的檔案。（三）定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（四）安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，確保檔案的安全。八、檔案利用（一）利用范圍社區(qū)工作人員因工作需要可以查閱、借閱檔案。外單位因工作需要查閱社區(qū)檔案的，須經(jīng)社區(qū)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等。2.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（三）利用反饋檔案利用結(jié)束后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并填寫利用效果反饋表，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要銷毀。鑒定工作由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組組織，檔案管理人員和相關(guān)部門人員參加。