PAGE清廉食堂檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食堂檔案管理，確保食堂運(yùn)營(yíng)過(guò)程中各類文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在食堂管理、服務(wù)監(jiān)督、成本控制等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食堂的檔案管理工作，包括食堂建設(shè)、運(yùn)營(yíng)、食品安全、物資采購(gòu)、人員管理等方面形成的各類文件、記錄、報(bào)表等資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映食堂實(shí)際工作情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與食堂相關(guān)的各類文件資料，確保檔案體系完整。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照規(guī)范的流程和方法進(jìn)行。4.保密性原則：對(duì)于涉及食堂機(jī)密信息的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)食堂檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和利用。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉食堂業(yè)務(wù)流程。（二）食堂管理部門食堂管理部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)檔案的形成、積累和初步整理，并定期向檔案管理部門移交。同時(shí)，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作。（三）各崗位人員食堂各崗位工作人員應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)將工作中產(chǎn)生的文件資料整理好，交至食堂管理部門或按照規(guī)定自行歸檔保存，確保檔案的及時(shí)形成和完整。三、檔案分類與編號(hào)（一）分類1.建設(shè)檔案：包括食堂建設(shè)規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件、竣工驗(yàn)收資料等。2.運(yùn)營(yíng)管理檔案：食堂日常運(yùn)營(yíng)的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、考勤記錄等。3.食品安全檔案：食品采購(gòu)索證索票記錄、食品檢驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、食品安全自查記錄、從業(yè)人員健康檔案等。4.物資采購(gòu)檔案：物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗(yàn)收記錄等。5.人員管理檔案：?jiǎn)T工招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核資料、獎(jiǎng)懲記錄等。6.財(cái)務(wù)管理檔案：食堂財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證、賬目明細(xì)等。（二）編號(hào)對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。例如，建設(shè)檔案編號(hào)為JS[年份][流水號(hào)]，運(yùn)營(yíng)管理檔案編號(hào)為YG[年份][流水號(hào)]等。編號(hào)規(guī)則應(yīng)在檔案管理部門備案，并向相關(guān)部門和人員公布。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.明確各類檔案的收集范圍和責(zé)任人，確保檔案收集工作的全面性和及時(shí)性。2.各部門和崗位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將形成的檔案資料移交至指定地點(diǎn)。3.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)處理。（二）整理方法1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.去除重復(fù)、無(wú)效的文件，對(duì)破損、褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則，為每份檔案編制目錄，目錄應(yīng)包括文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜或檔案庫(kù)房中。2.建立檔案歸檔清單，記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息，便于查詢和核對(duì)。（二）保管1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于安全的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及食堂機(jī)密信息的檔案，查閱申請(qǐng)人需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或人員查閱檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、食堂管理部門等相關(guān)人員組成，對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行審核和監(jiān)督。（二）銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。八、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建立食堂檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能。（二）數(shù)據(jù)錄入將紙質(zhì)檔案逐步錄入信息化管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。錄入過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)審核，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)維護(hù)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)安全防護(hù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查檔案管理部門定期對(duì)食堂各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制建立檔案管理工作考核機(jī)制，將檔案管理工作納入各部門和人員的績(jī)效考核體系。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。