PAGE內(nèi)部控制檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部控制檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司內(nèi)部控制的有效性，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在內(nèi)部控制活動(dòng)中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的內(nèi)部控制檔案應(yīng)真實(shí)反映公司內(nèi)部控制活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理與內(nèi)部控制相關(guān)的各類文件、記錄，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等管理工作。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的內(nèi)部控制檔案，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、歸檔范圍（一）內(nèi)部控制制度文件1.公司制定的各項(xiàng)內(nèi)部控制制度、流程、辦法等正式文件。2.制度的修訂記錄、審批文件及相關(guān)說明。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估檔案1.年度風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、評(píng)估方法、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略等內(nèi)容。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過程中形成的各類分析表格、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料。3.針對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的專項(xiàng)評(píng)估報(bào)告及相關(guān)資料。（三）控制活動(dòng)記錄1.業(yè)務(wù)流程中的審批文件、授權(quán)記錄，如合同審批單、費(fèi)用報(bào)銷審批表等。2.不相容職務(wù)分離的相關(guān)文件及執(zhí)行情況記錄。3.財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制措施的相關(guān)記錄，如資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告、資產(chǎn)投保資料等。4.預(yù)算編制、執(zhí)行、監(jiān)控過程中的各類文件，如預(yù)算草案、預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)、預(yù)算執(zhí)行分析報(bào)告等。5.業(yè)績(jī)考核相關(guān)文件，如考核指標(biāo)設(shè)定、考核結(jié)果記錄、獎(jiǎng)懲決定等。（四）信息與溝通資料1.內(nèi)部信息傳遞的渠道、方式及相關(guān)文件，如內(nèi)部報(bào)告制度、信息系統(tǒng)操作手冊(cè)等。2.與外部機(jī)構(gòu)溝通的文件，如與監(jiān)管部門的往來函件、與客戶及供應(yīng)商的重要溝通記錄等。3.公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄發(fā)布的與內(nèi)部控制相關(guān)的信息資料。（五）內(nèi)部監(jiān)督文檔1.內(nèi)部審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告及相關(guān)工作底稿。2.對(duì)內(nèi)部控制缺陷的認(rèn)定記錄、整改方案及整改情況報(bào)告。3.根據(jù)監(jiān)管要求或公司需要開展的專項(xiàng)監(jiān)督檢查報(bào)告及相關(guān)資料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部控制檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)將形成或者獲取的內(nèi)部控制文件材料移交檔案收集責(zé)任人。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的歸檔范圍和類別進(jìn)行劃分。2.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除文件材料中的金屬物，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制或處理。4.按照一定的順序排列文件材料，如按時(shí)間順序、重要程度等，確保邏輯清晰。（三）文件材料的裝訂1.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。2.采用左側(cè)裝訂方式，裝訂線應(yīng)距左側(cè)邊緣15mm，上下兩端各留20mm。3.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小一致。（四）歸檔文件的標(biāo)識(shí)1.在每份歸檔文件的首頁右上角加蓋歸檔章，歸檔章應(yīng)包含全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等內(nèi)容。2.全宗號(hào)：填寫公司檔案管理部門給定的全宗編號(hào)。3.年度：填寫文件形成的年度。4.保管期限：分為永久、定期（如30年、10年等），根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定。5.件號(hào)：填寫該份文件在所在類別中的排列順序號(hào)。四、歸檔流程（一）部門整理各部門按照歸檔要求對(duì)本部門的內(nèi)部控制檔案進(jìn)行整理、編號(hào)、裝訂，并填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間等內(nèi)容。（二）部門初審部門負(fù)責(zé)人對(duì)整理好的檔案進(jìn)行初審，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，并在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）檔案移交各部門將初審?fù)ㄟ^的檔案移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門接收時(shí)，應(yīng)核對(duì)檔案移交清單與實(shí)際檔案的一致性，并辦理交接手續(xù)。（四）檔案管理部門審核檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案的分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、裝訂是否整齊等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通并要求整改。（五）入庫存儲(chǔ)審核通過的檔案按照保管期限和類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，存放在專門的檔案庫房中。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司重要的內(nèi)部控制制度文件，如涉及公司戰(zhàn)略、重大決策等方面的制度。2.年度風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告及針對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的專項(xiàng)評(píng)估報(bào)告。3.內(nèi)部審計(jì)發(fā)現(xiàn)的重大問題及整改情況報(bào)告。（二）定期保管1.一般的內(nèi)部控制制度文件、流程文件等，保管期限為10年。2.業(yè)務(wù)流程中的審批文件、授權(quán)記錄等，保管期限為30年。3.財(cái)產(chǎn)保護(hù)控制措施的相關(guān)記錄、預(yù)算編制執(zhí)行監(jiān)控文件等，保管期限為10年。4.信息與溝通資料中一般性的內(nèi)部報(bào)告、與外部機(jī)構(gòu)的常規(guī)溝通記錄等，保管期限為10年。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱內(nèi)部控制檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人還需經(jīng)公司保密管理部門審查同意。（二）查閱程序1.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對(duì)無誤后，在查閱登記表上注明歸還時(shí)間。（三）借閱權(quán)限1.因特殊原因需要借閱內(nèi)部控制檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理部門根據(jù)借閱申請(qǐng)表，將檔案交借閱人，并辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、借閱期限、檔案名稱及數(shù)量等。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱期滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。2.因公司機(jī)構(gòu)變動(dòng)或其他原因，已失去使用價(jià)值且經(jīng)鑒定無需留存的檔案。（二）銷毀審批1.檔案管理部門定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等詳細(xì)信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、參與