PAGE福鼎法院檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)福鼎法院檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于福鼎法院全體工作人員以及因工作需要借閱法院檔案的外部單位或個(gè)人。（三）檔案定義本制度所指檔案是福鼎法院在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案借閱申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部人員借閱1.本院工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《福鼎法院檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案管理規(guī)定進(jìn)行審批，如申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽署意見。3.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。（二）外部單位或個(gè)人借閱1.外單位因工作需要借閱本院檔案，須提前向福鼎法院提交書面借閱申請(qǐng)，說明借閱目的、范圍、時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.申請(qǐng)由福鼎法院辦公室審核，辦公室審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由辦公室通知檔案管理部門辦理相關(guān)借閱手續(xù)。3.個(gè)人因特殊原因需要借閱本院檔案，需由所在單位出具介紹信，說明借閱理由和范圍，并經(jīng)福鼎法院相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。三、檔案借閱期限（一）短期借閱一般情況下，內(nèi)部人員短期借閱檔案期限不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但最長不超過[X]個(gè)工作日。（二）長期借閱對(duì)于因工作需要長期查閱檔案的情況，如案件復(fù)查、歷史研究等，借閱期限可根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但最長不超過[X]個(gè)月。長期借閱申請(qǐng)需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)特別批準(zhǔn)。四、檔案借閱數(shù)量與范圍（一）借閱數(shù)量1.內(nèi)部人員每次借閱檔案的數(shù)量一般不超過[X]卷（冊(cè)），特殊情況需增加借閱數(shù)量的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案的數(shù)量根據(jù)實(shí)際工作需要確定，但原則上每次不超過[X]卷（冊(cè)），如因特殊原因確需多卷（冊(cè)）借閱的，需詳細(xì)說明理由，并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱范圍1.內(nèi)部人員可在其工作職責(zé)范圍內(nèi)借閱相關(guān)檔案，包括案件卷宗、審判業(yè)務(wù)文件、行政管理文件等。2.外部單位或個(gè)人借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格限定在與申請(qǐng)事由相關(guān)的范圍內(nèi)，不得查閱與申請(qǐng)目的無關(guān)的檔案。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)法定程序批準(zhǔn)，不得借閱。五、檔案借閱登記與歸還（一）借閱登記1.檔案管理部門在辦理借閱手續(xù)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)登記借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱、數(shù)量、期限等信息，填寫《福鼎法院檔案借閱登記簿》。2.借閱人應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，確保借閱信息準(zhǔn)確無誤。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和質(zhì)量，檢查檔案是否有涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人詢問并記錄。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理部門工作人員在《福鼎法院檔案借閱登記簿》上注明歸還日期，并由借閱人再次簽字確認(rèn)。六、檔案借閱過程中的保管與使用規(guī)定（一）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出福鼎法院辦公區(qū)域。如因工作需要在院外使用檔案，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.借閱人不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)印檔案內(nèi)容。如有特殊需要復(fù)印檔案，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。3.借閱人在借閱期間應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案丟失、被盜或因保管不善造成損壞。如發(fā)生檔案丟失或損壞情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）使用規(guī)定1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案，不得利用所借檔案從事與工作無關(guān)的活動(dòng)。2.對(duì)于涉及案件機(jī)密的檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在案件審理過程中，如需對(duì)案件涉及的檔案進(jìn)行引用或公開，應(yīng)按照法定程序辦理審批手續(xù)。3.檔案管理人員有權(quán)對(duì)借閱人的檔案使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人違反本制度規(guī)定使用檔案，有權(quán)收回所借檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。七、檔案查閱場所規(guī)定（一）內(nèi)部查閱本院工作人員查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行。查閱場所應(yīng)保持安靜、整潔，便于檔案管理人員進(jìn)行管理和監(jiān)督。（二）外部查閱1.外單位人員查閱檔案，原則上在福鼎法院檔案管理部門查閱。如因特殊情況需要在其他場所查閱，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理部門工作人員陪同。2.陪同人員應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督查閱過程，確保檔案安全和查閱行為符合規(guī)定。查閱結(jié)束后，陪同人員應(yīng)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案是否完整無損。八、檔案數(shù)字化副本借閱規(guī)定（一）申請(qǐng)流程1.因工作需要借閱檔案數(shù)字化副本的人員，應(yīng)填寫《福鼎法院檔案數(shù)字化副本借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，交檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案數(shù)字化管理規(guī)定進(jìn)行審批，如申請(qǐng)合理，予以批準(zhǔn)，并在申請(qǐng)表上簽署意見。3.借閱人持經(jīng)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門按照規(guī)定提供檔案數(shù)字化副本。（二）使用限制1.借閱人只能在規(guī)定的計(jì)算機(jī)設(shè)備上查閱檔案數(shù)字化副本，不得擅自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。2.檔案數(shù)字化副本的內(nèi)容應(yīng)與原始檔案一致，借閱人不得對(duì)其進(jìn)行修改、刪除或其他破壞行為。3.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案數(shù)字化副本，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查和確認(rèn)。九、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記、檔案歸還、保管狀況等方面。檢查周期為每[X]個(gè)月一次，確保檔案借閱工作規(guī)范有序進(jìn)行。（二）不定期抽查檔案管理部門可根據(jù)工作需要對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查，重點(diǎn)檢查借閱人是否遵守檔案借閱制度，檔案是否存在安全隱患等問題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育或相應(yīng)的處罰。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定借閱檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、通報(bào)批評(píng)等處理。2.如因違規(guī)借閱行為導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄露等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并要求責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理