PAGE優(yōu)撫檔案管理制度一、總則（一）目的優(yōu)撫檔案是國(guó)家和社會(huì)對(duì)優(yōu)撫對(duì)象實(shí)施撫恤、優(yōu)待的重要依據(jù)，是維護(hù)優(yōu)撫對(duì)象合法權(quán)益的重要憑證。為加強(qiáng)優(yōu)撫檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《軍人撫恤優(yōu)待條例》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在優(yōu)撫工作中形成的各類檔案，包括但不限于優(yōu)撫對(duì)象的個(gè)人檔案、撫恤優(yōu)待審批文件、資金發(fā)放記錄、走訪慰問資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：優(yōu)撫檔案由本公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映優(yōu)撫對(duì)象的實(shí)際情況和撫恤優(yōu)待工作的全過程，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的規(guī)定，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為優(yōu)撫工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)優(yōu)撫檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.收集職責(zé)：負(fù)責(zé)收集本公司/組織各部門在優(yōu)撫工作中形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.整理職責(zé)：按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、規(guī)范化。3.保管職責(zé)：妥善保管優(yōu)撫檔案，做好檔案的安全防護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.鑒定職責(zé)：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見。5.統(tǒng)計(jì)職責(zé)：建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.利用職責(zé)：積極為優(yōu)撫工作提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。（三）其他部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)部門職責(zé)：各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在優(yōu)撫工作中形成檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。同時(shí)，在檔案利用過程中，應(yīng)配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。2.財(cái)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)優(yōu)撫資金發(fā)放檔案的審核和管理，確保資金發(fā)放的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.優(yōu)撫對(duì)象檔案：包括優(yōu)撫對(duì)象的申請(qǐng)書、登記表、證明材料、審批文件、撫恤優(yōu)待證等。2.撫恤優(yōu)待審批文件：各級(jí)政府部門下達(dá)的撫恤優(yōu)待政策文件、本公司/組織制定的相關(guān)實(shí)施細(xì)則、審批表、批復(fù)等。3.資金發(fā)放記錄：優(yōu)撫資金的發(fā)放憑證、銀行對(duì)賬單、發(fā)放臺(tái)賬等。4.走訪慰問資料：走訪慰問計(jì)劃、慰問記錄、慰問照片、視頻等。5.其他相關(guān)資料：與優(yōu)撫工作有關(guān)的會(huì)議記錄、調(diào)研報(bào)告、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)收集到的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無效的資料，確保檔案資料的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類：按照優(yōu)撫對(duì)象類別、檔案內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如傷殘軍人檔案、烈屬檔案、在鄉(xiāng)老復(fù)員軍人檔案等。2.編號(hào)：為每一份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案的安全保存。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案保管：建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失損壞。同時(shí)，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、泄露。（三）檔案保管期限1.永久保管：涉及優(yōu)撫對(duì)象身份認(rèn)定、撫恤優(yōu)待政策落實(shí)等重要文件資料，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：一般為10年至50年，包括優(yōu)撫對(duì)象的主要檔案資料、資金發(fā)放記錄等。3.短期保管：一般為1年至10年，如走訪慰問資料、臨時(shí)性文件等。（四）檔案保管檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行記錄，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)結(jié)合檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管期限等因素進(jìn)行綜合考慮。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)部門代表等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等確定其價(jià)值和保管期限。2.分析比較法：將檔案與同類檔案進(jìn)行分析比較，判斷其價(jià)值和保管期限的合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性。3.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀情況報(bào)告本公司/組織負(fù)責(zé)人。六、檔案的利用（一）利用范圍1.為優(yōu)撫對(duì)象提供撫恤優(yōu)待政策咨詢、檔案查閱等服務(wù)。2.為上級(jí)主管部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門提供工作參考和數(shù)據(jù)支持。3.為社會(huì)公眾提供有關(guān)優(yōu)撫工作的信息查詢服務(wù)（在法律法規(guī)允許的范圍內(nèi)）。（二）利用方式1.查閱：優(yōu)撫對(duì)象及相關(guān)部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等，經(jīng)本公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。登記記錄應(yīng)妥善保管，以備查詢。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的優(yōu)撫檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為優(yōu)撫工作提供更加便捷、高效的服務(wù)。（二）信息化管理措施1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。數(shù)字化掃描應(yīng)保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本公司/組織的優(yōu)撫檔案信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、借閱管理、安全保密等功能。3.數(shù)據(jù)安全：加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、用戶權(quán)限管理、防火墻、加密技術(shù)等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和功能的完整性