PAGE中學(xué)雙控制度檔案模板一、總則（一）目的為加強中學(xué)管理，規(guī)范各類檔案的建立、使用和管理，確保學(xué)校各項工作的有序開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本雙控制度檔案模板。本模板旨在通過對學(xué)校各類重要信息和業(yè)務(wù)流程的有效記錄與管控，提高學(xué)校管理的科學(xué)性、規(guī)范性和透明度，保障學(xué)校各項工作的順利推進以及師生權(quán)益的有效維護。（二）適用范圍本模板適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組等涉及學(xué)校管理、教學(xué)活動、學(xué)生事務(wù)、后勤保障等各個方面的檔案管理工作。涵蓋但不限于學(xué)校行政文件、教學(xué)計劃與教案、學(xué)生成績與學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)收支記錄、設(shè)施設(shè)備維護記錄等各類檔案資料的整理與歸檔。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及教育行政部門的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須如實反映學(xué)校各項工作的實際情況，不得虛假記錄或篡改。3.完整性原則：全面收集、整理與學(xué)校工作相關(guān)的各類信息，確保檔案資料的完整性，避免重要信息缺失。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和流程進行檔案的建立、分類、編號、存儲和查閱，保證檔案管理工作的規(guī)范化。5.保密性原則：對于涉及學(xué)校機密、師生隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格采取保密措施，防止信息泄露。二、檔案分類與編號（一）行政檔案1.學(xué)校文件：包括上級教育部門下發(fā)的各類文件、學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、會議紀(jì)要等。按照文件性質(zhì)和年份進行分類，例如[具體年份]教育政策文件、[具體年份]學(xué)校規(guī)章制度等。編號規(guī)則為：XZ[年份][文件順序號]，如XZ2023001表示2023年的第1份行政文件。2.人事檔案：涵蓋教職工的入職申請表、履歷表、考核評價記錄、獎懲情況、職稱評定材料等。以教職工姓名為索引，按照檔案內(nèi)容類別進行細(xì)分編號。編號格式為：RS[教職工姓名首字母縮寫][類別代碼][順序號]，例如RSLSMZC01表示李思明老師的職稱評定材料中的第1份文件。（二）教學(xué)檔案1.教學(xué)計劃與教案：各學(xué)科組、各年級的教學(xué)計劃以及教師個人的教案。按照學(xué)科、年級進行分類，編號方式為：JX[學(xué)科代碼][年級][學(xué)期][順序號]，如JXYW九年級第一學(xué)期005表示九年級語文第一學(xué)期的第5份教案。2.學(xué)生成績與學(xué)籍檔案：學(xué)生的考試成績記錄、學(xué)籍變動情況、綜合素質(zhì)評價等。以學(xué)生學(xué)號為標(biāo)識，編號規(guī)則為：XC[學(xué)生學(xué)號][檔案類別代碼][順序號]，例如XC20230101CJ01表示2023年入學(xué)的0101號學(xué)生的第1份成績記錄。（三）德育檔案1.學(xué)生思想教育記錄：包括主題班會記錄、學(xué)生心理健康輔導(dǎo)記錄、德育活動方案與總結(jié)等。按照活動時間和類型進行分類，編號為：DY[年份][活動類型代碼][順序號]，如DY2023ZTBH003表示2023年的第3次主題班會記錄。2.班級管理檔案：班主任工作記錄、班級規(guī)章制度、班級榮譽記錄等。以班級為單位，編號格式為：DY[班級名稱][檔案類別代碼][順序號]，例如DY七年級三班BZGL02表示七年級三班的第2份班級管理文件。（四）后勤檔案1.財務(wù)檔案：學(xué)校的財務(wù)預(yù)算、收支賬目、審計報告等。按照年份和財務(wù)項目進行分類，編號為：HQ[年份][財務(wù)項目代碼][順序號]，如HQ2023ZS007表示2023年財務(wù)收支賬目中的第7份記錄。2.設(shè)施設(shè)備檔案：學(xué)校各類設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)記錄、報廢處理記錄等。以設(shè)施設(shè)備名稱為索引，編號規(guī)則為：HQ[設(shè)施設(shè)備名稱縮寫][檔案類別代碼][順序號]，例如HQJYWX03表示計算機教室的第3份維護保養(yǎng)記錄。三、檔案建立與收集（一）責(zé)任部門與人員1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門人員按照規(guī)定及時收集、整理各類檔案資料，并確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。2.涉及具體業(yè)務(wù)的工作人員負(fù)責(zé)直接產(chǎn)生檔案資料的收集和初步整理工作，在業(yè)務(wù)工作完成后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)檔案提交給部門負(fù)責(zé)人。（二）收集范圍與要求1.各部門應(yīng)全面收集與本部門工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等。2.檔案資料應(yīng)內(nèi)容清晰、字跡工整、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。對于電子文檔，應(yīng)確保文件格式通用、易于查閱，并按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名。3.收集過程中，應(yīng)注意對檔案資料進行初步篩選，剔除無關(guān)或重復(fù)的內(nèi)容，保證收集到的檔案資料具有有效性和代表性。（三）時間節(jié)點1.日常工作中產(chǎn)生的檔案資料，相關(guān)工作人員應(yīng)在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)進行收集整理，并提交給部門負(fù)責(zé)人。2.學(xué)期末，各部門應(yīng)將本學(xué)期的各類檔案資料進行全面整理和匯總，形成學(xué)期檔案，并在學(xué)期結(jié)束后的[X]周內(nèi)提交至學(xué)校檔案室。3.年度終了，各部門應(yīng)完成全年檔案資料的歸檔工作，并在次年[X]月[X]日前將年度檔案移交至學(xué)校檔案室。四、檔案整理與歸檔（一）整理流程1.部門負(fù)責(zé)人收到下屬提交的檔案資料后，應(yīng)組織專人按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進行進一步的整理。對紙質(zhì)檔案進行分類排序，并去除不必要的附件和空白頁；對電子檔案進行分類存儲，并更新文件名和文件夾結(jié)構(gòu)，確保便于查找和管理。2.在整理過程中，應(yīng)檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對于缺失或有誤的信息，及時與相關(guān)人員核實補充或更正。3.根據(jù)檔案編號規(guī)則，為每份檔案編制唯一的編號，并在檔案封面、目錄和正文首頁標(biāo)注清晰。（二）歸檔要求1.整理后的檔案應(yīng)按照類別分別裝入檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明檔案類別、年份、起止編號等信息。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照順序依次排列，編寫頁碼，并制作詳細(xì)的檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名（文件名）、日期、頁號等內(nèi)容，置于檔案首頁。3.電子檔案應(yīng)按照分類存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并在每個文件夾內(nèi)創(chuàng)建相應(yīng)的目錄文件，記錄該文件夾內(nèi)檔案的基本信息。同時，應(yīng)定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存放地點與環(huán)境1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，用于存放各類檔案資料。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境適宜。2.檔案架應(yīng)按照檔案類別和編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。不同類別的檔案應(yīng)分區(qū)存放，避免混淆。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與流程1.本校教職工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的陪同下進行，遵守檔案室的各項規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。3.涉及學(xué)校機密、師生隱私等敏感檔案的查閱，需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格限制查閱范圍和知悉人員。（二）借閱權(quán)限與流程1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息。借閱申請表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)人審核簽字，報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)與檔案室工作人員當(dāng)面清點檔案數(shù)量和完整性，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室提出申請并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自復(fù)印、拍照。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案室工作人員應(yīng)對歸還的檔案進行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保管與期限（一）保管期限劃分1.永久保管：涉及學(xué)校重要歷史事件、重大決策、核心規(guī)章制度、長期有效的法律文件等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，定期保管檔案的期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。例如，一般教學(xué)檔案、學(xué)生學(xué)籍變動記錄等可保管[X]年；財務(wù)收支賬目、短期工作計劃等可保管[X]年。（二）保管措施1.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、除濕機、防蟲藥、滅火器等，定期對檔案保管環(huán)境進行檢查和維護，確保檔案安全。2.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號和存放位置，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。清查盤點工作每年至少進行一次，并形成清查報告存檔。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，定期進行數(shù)據(jù)備份，并建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，要加強對電子檔案存儲系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（三）期滿處置1.定期保管的檔案期滿后，由檔案室會同相關(guān)部門進行鑒定。鑒定工作應(yīng)組成專門的鑒定小組，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊》需經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.對于部分仍有一定參考價值但保管期限已滿的檔案，可經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后延長保管期限，或進行數(shù)字化處理后存儲備用。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案室應(yīng)建立嚴(yán)格的安全管理制度，明確安全責(zé)任人，加強對檔案室工作人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。2.安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案室的出入情況、檔案存放環(huán)境等進行實時監(jiān)控，確保檔案安全。3.定期對檔案室的消防設(shè)施、電氣設(shè)備等進行檢查和維護，確保其正常運行，消除安全隱患。制定應(yīng)急預(yù)案，定期組織應(yīng)急演練，以應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等安全事故。（二）保密措施1.對涉及學(xué)校機密、師生隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制知悉范圍，明確保密責(zé)任人。保密責(zé)任人應(yīng)與學(xué)校簽訂保密協(xié)議，承諾對檔案信息嚴(yán)格保密。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對查閱和借閱人員進行保密提醒，防止信息泄露。對于敏感檔案的查閱和借閱，應(yīng)在專門的保密場所進行，并采取必要的保密措施，如限制使用電子設(shè)備、對查閱內(nèi)容進行登記等。3.加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意