PAGE會計管理檔案制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計管理檔案的規(guī)范化管理，確保會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計管理檔案管理工作。（三）定義本制度所稱會計管理檔案，是指公司在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)會計管理檔案工作，各分公司、子公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會計管理檔案的具體管理工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計管理檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則。保證會計管理檔案的內(nèi)容真實、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠全面、客觀地反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動情況。4.安全保密原則。采取有效措施確保會計管理檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于會計管理檔案的查閱、檢索和利用。二、會計管理檔案的范圍和分類（一）會計憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、入庫單、出庫單等。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要。（二）會計賬簿1.總賬，按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、應(yīng)付賬款明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.輔助賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財務(wù)會計報告，除月度報表外，還可能包括附注等。3.年度財務(wù)會計報告，是全面反映公司年度財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表和附注等。（四）其他會計資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的單據(jù)。3.會計檔案移交清冊，記錄會計檔案移交過程的文件。4.會計檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計檔案保管情況的清冊。5.會計檔案銷毀清冊，記載會計檔案銷毀情況的清冊。6.會計電算化數(shù)據(jù)備份，包括會計軟件生成的電子數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫備份等。三、會計管理檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會計崗位人員應(yīng)按照會計核算工作流程，及時將各類會計資料收集齊全，不得遺漏。2.對于外來的會計資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行核對和整理，并妥善保管。（二）整理方法1.會計憑證的整理分類：按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。裝訂：使用會計憑證裝訂機(jī)將整理好的記賬憑證和原始憑證裝訂成冊，在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在騎縫處加蓋印章。2.會計賬簿的整理核對：檢查賬簿記錄是否完整、準(zhǔn)確，賬賬、賬證、賬實是否相符。編號：為每本賬簿編寫頁碼，并在賬簿封面注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。裝訂：對于活頁式賬簿，應(yīng)在使用完畢后進(jìn)行裝訂，加裝封面和封底。3.財務(wù)會計報告的整理核對：檢查報告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)是否齊全。編號：按照報告的類別和時間順序進(jìn)行編號。裝訂：將財務(wù)會計報告按照一定順序裝訂成冊，加裝封面和封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、報告種類等信息。4.其他會計資料的整理分類：將銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等分別進(jìn)行分類整理。編號：為各類資料編寫編號，并注明日期、內(nèi)容等信息。裝訂或歸檔：對于需要裝訂的資料，按照規(guī)定進(jìn)行裝訂；對于不需要裝訂的資料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔保存。四、會計管理檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年。3.月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年，年度財務(wù)會計報告保管期限為永久。4.其他會計資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，會計檔案移交清冊保管期限為30年，會計檔案保管清冊、銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計檔案保管庫（室），配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全保管。2.會計檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。（三）保管要求1.會計檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對于電子會計檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、磁帶等。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.會計檔案保管人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、借出會計檔案。因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。五、會計管理檔案的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司內(nèi)部人員查閱會計管理檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)人根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排檔案管理人員提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱會計檔案，不得將檔案帶出保管庫（室），不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《會計檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱程序1.外單位因工作需要借閱本公司會計管理檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，經(jīng)本公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員應(yīng)與借閱單位辦理借閱手續(xù)，填寫《會計檔案借閱登記表》，注明借閱單位名稱、借閱人姓名、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱單位應(yīng)按照約定的時間歸還會計檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱單位的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.查閱或借閱會計管理檔案時，查閱或借閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄像會計檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制的，應(yīng)按照規(guī)定另行辦理復(fù)制手續(xù)。2.涉及公司商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等重要信息的會計檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁查閱或借閱給無關(guān)人員。六、會計管理檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會計檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項（如超過會計檔案保管期限但尚未報廢的固定資產(chǎn)購買憑證等）的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要信息的會計檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨保管，不得銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門會同檔案管理部門對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并由鑒定人員和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《會計檔案銷毀清冊》報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會計檔案時，應(yīng)由財務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；銷毀后，應(yīng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊情況處理1.對于未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》和《會計檔案保管清冊》中列明。2.正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。七、會計管理檔案的信息化管理（一）電子會計檔案的采集與錄入1.公司應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和會計核算軟件的要求，及時采集各類電子會計資料，確保電子會計檔案的真實、完整、準(zhǔn)確。2.對于從會計核算系統(tǒng)中直接生成的電子會計檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理和存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可利用性。3.對于通過其他渠道獲取的電子會計資料，如電子發(fā)票、電子對賬單等，應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和數(shù)據(jù)校驗，確保能夠正確導(dǎo)入會計核算系統(tǒng)和存儲到電子會計檔案庫中。（二）電子會計檔案的存儲與保管1.電子會計檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如磁盤陣列、磁帶庫、光盤庫等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立電子會計檔案存儲管理制度，對存儲介質(zhì)的使用、維護(hù)、保管等進(jìn)行規(guī)范，確保存儲介質(zhì)的安全和有效。3.定期對電子會計檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)損壞、丟失或被篡改。如發(fā)現(xiàn)電子會計檔案存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或恢復(fù)。（三）電子會計檔案的查閱與利用1.公司應(yīng)建立電子會計檔案查閱利用系統(tǒng)，方便內(nèi)部人員和經(jīng)授權(quán)的外部人員查閱和利用電子會計檔案。查閱利用系統(tǒng)應(yīng)具備用戶身份認(rèn)證、權(quán)限管理、審計記錄等功能，確保電子會計檔案的安全和保密。2.內(nèi)部人員查閱電子會計檔案時，應(yīng)按照規(guī)定的查閱流程進(jìn)行操作，在查閱利用系統(tǒng)中記錄查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.外部人員查閱電子會計檔案時，應(yīng)按照公司規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請，經(jīng)批準(zhǔn)后通過查閱利用系統(tǒng)進(jìn)行查閱。查閱利用系統(tǒng)應(yīng)對外部人員的查閱行為進(jìn)行記錄和審計，確保查閱過程的合規(guī)性。（四）電子會計檔案的銷毀1.電子會計檔案的銷毀應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求進(jìn)行，確保銷毀過程的安全和徹底。2.對于需要銷毀的電子會計檔案，應(yīng)在存儲介質(zhì)上進(jìn)行物