PAGE路橋公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)路橋公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于路橋公司總部及所屬各分公司、項(xiàng)目部的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指路橋公司在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動的真實(shí)情況。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的全面、完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。5.服務(wù)性原則：為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等，建立檔案檢索體系。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.為公司各部門提供檔案信息咨詢和利用服務(wù)。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的形成、積累和整理工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.按照規(guī)定查閱、借閱檔案，確保檔案的安全和合理使用。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等方面的文件材料。2.公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策過程中形成的文件材料。3.工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研、技術(shù)創(chuàng)新等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等方面的文件材料。6.對外交往、合作等活動中形成的文件材料。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成并整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔。2.工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，符合要求的予以接收。3.檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔，并錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司短期工作活動，在較短時(shí)間內(nèi)對公司有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為5年以下。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)優(yōu)先原則：優(yōu)先滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等工作的需要。3.安全保密原則：確保檔案的安全和保密，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。（三）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。4.借閱人辦理借閱手續(xù)，繳納押金（如有需要）。5.檔案管理部門提供檔案，并登記借閱時(shí)間、期限、歸還情況等信息。6.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。7.歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、形式等進(jìn)行全面審查，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體審議原則：成立檔案鑒定小組，對檔案鑒定工作進(jìn)行集體審議。（二）鑒定程序1.檔案管理部門提出檔案鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對鑒定意見進(jìn)行審議，形成鑒定報(bào)告。3.根據(jù)鑒定報(bào)告，對失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案管理部門按照審批意見進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字。5.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保兩者內(nèi)容一致。4.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。（三）信息化利用1.公司內(nèi)部人員可通過檔案信息化管理系統(tǒng)查閱、借閱檔案。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、獎勵與處罰（一）獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部