PAGE檔案工作制度通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。二、檔案機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理部門公司設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司檔案。綜合檔案室在公司辦公室領(lǐng)導(dǎo)下開展工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定檔案工作計劃并組織實施。3.指導(dǎo)各部門兼職檔案員開展檔案工作，對兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期檢查檔案保管狀況，對破損、褪色的檔案及時進(jìn)行修復(fù)、復(fù)制或其它技術(shù)處理。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案信息服務(wù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保歸檔文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司各項經(jīng)營活動中形成的文件材料，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)往來信函、市場調(diào)研報告、財務(wù)報表等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括行政文件、人事文件、財務(wù)文件、技術(shù)文件等。4.公司各類會議形成的文件材料，如會議通知、會議紀(jì)要、會議記錄等。5.公司員工的個人檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。6.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件材料。7.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.科技檔案按照項目進(jìn)行分類整理，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目竣工驗收文件等。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理。4.電子檔案按照其內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。（五）立卷要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。3.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、保管期限、密級等。4.裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.對特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)使用專門的存儲設(shè)備進(jìn)行保管，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位、箱柜號等信息。（四）檔案保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案主要是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案是指保存期限在16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案是指保存期限在15年以下的檔案。（五）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會同有關(guān)部門組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值，提出存毀意見。3.對失去保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。（六）檔案統(tǒng)計1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計報表，及時準(zhǔn)確地反映檔案工作的基本情況。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度的規(guī)定，確保檔案信息的安全。2.本著方便利用的原則，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.對涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門、利用人、檔案名稱、查閱內(nèi)容、利用方式等。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時，應(yīng)保證數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。3.建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)機(jī)制，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、存儲、利用等應(yīng)按照本制度的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并符合電子文件管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)